【会计档案】公司会计档案办法(WORD8页).docVIP

会计档案整理方法 会计档案的整理，是指依据必然的方法和程序，将零散和需要进一步条 理化的会计资料，经过分类、组合、立卷、摆列和编目，组成有序系统的 过程。 一般采纳年度—形式（名称）一保存限期分类组卷，即把一个单位形 成的会计档案先按年度分开，尔后再按名称分类，在每一类中按保存限期 序次摆列，一年或若干年编一个流水序号。 一、报表的整理： （一）组卷、装订 年度报表，独立组卷。 在整理报表时，对报表进行解析和说明的文字，是会计报表的重要组成 部分，如财务状况说明、财务报告等，审批报告、批复等要与报表一同 组卷归档，并放在被说明报表前。 组好的模卷要除去卷内文件的金属物，编页号、填写封面、卷内目录、 备考表，采纳三孔一线方式装订。 （二）编号、编目 1．编号：指报表在整理过程中摆列的序号，即模卷号。报表按年度 一致编模卷序次号，即年度流水号。 一般各单位每年形成的年报表较少，能够将本单位若干年的报表放在 1 一同编一个模卷流水号，这个流水序次号最大不能够高出四位数。 例：D1—1~n 模卷序次号 一级属类（报表） 大类代号（会计档案） 2．填写封面、卷内目录 封面：见图一 3．卷内目录：见图二 模卷目录：见图三 4．目录号：是指档案模卷目录按必然序次编制的代号，平时由大类代 号+序次号。 当模卷序次号一截止（即断开），就形成一本档案目录，并给该本目录 一个固定序次号，即目录号。 目录号模式为： D1—1 第一本目录 报表类 注意：账簿、凭证、薪水表编目录号时也相同这样。同一大类的目录 号不能够重复，同一目录内模卷号不能够重复。 二、帐簿的整理： 2 帐簿在形成时一般都有固定的格式和明确的分类可在年关结帐后整 理立卷。 （一）组卷：按形成的帐簿，一册一卷，每本帐簿在原封面右上角 贴会计档案“小标签“，并按标签上内容填写。 若是帐簿原封面太大，不能够装入会计档案硬盒时，一定封面拆掉，另换上质量较好的合规格的软封面，再贴上“小标签”，并填写上各项内容。 小标签填写模式： 10 年度 1995 全宗号 目录号D2—1 保存限期 长久 1 页数 60 模卷号 题名 现金出纳帐 对多个帐户的帐簿，其题名可只写主要的 2—3个。 整理要求： 1．对订本式帐簿，为了保持原貌，不用拆去空页，按已有填写内容的 页面编序次号，或在使用前已编上连续页号，可直接利用原有页号。 2．对活页式、卡片式帐簿，在年关结后，应拆掉硬封面，抽出空页， 将已记帐的帐页挨次编好页码，另加封面、封底，装订成册。有的活页帐 页数较少，可将科目内容相通的帐页按种类摆列编号，合并装订为一册。 3．实行电算化的单位，按《方法》第十二条，应当保存打印的纸质会 计档案。 3 4．对跨年度使用的帐薄，应不高出五年，并放在停止年度。 5．摆列要求：历年帐簿的摆列序次应尽量一致，可采纳按使用序次或 按保存限期序次摆列。 （三）编号： 帐簿类内不再分属类，也不再分开各种保存限期，全部各种帐簿模卷 一致由若干年编模卷序次号。即历年编一个序号，这个序次号最大不高出 四位数。 D2—1~n 模卷序次号 一级属类（帐簿） 大类代号（会计档案） （四）填写模卷目录： 帐簿模卷目录直接利用“会计档案模卷目录” （五）编目录号 帐簿模卷目录号模式： D2—1 第一本目录册序号 帐簿类代号 三、装硬盒 报表、帐簿、薪水表、其余类一致用会计档案硬盒，每一类按模卷号 4 序次装满一盒再装第二盒。不同样类的模卷不能够混装在一盒。 硬盒正面填写起止年度，背脊上方盖种类，年度；下方用红色盖档 号。 四、凭证的整理： （一）组卷：凭证一本为一卷。一定使用国家一致标准的“会计档案 凭证软封面”来装订，封面要按项目填写。 1．封面填写： 名称：单位全称； 时间：本卷凭证的起止的日期； 卷数：该卷是本月的第几卷； 记帐凭证张数：是凭证单的张数； 主管、经办人签字 档号：用红色盖上。 若是不是采纳标准的封面，应在原封面右下方补盖档号，其模式如：(档 号章尺寸20×60mm) 全宗号目录号模卷号 2．对于数目过多的原始凭证，能够单独装订保存，在封面上注明记帐 凭证日期、编号，同时记帐凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称、编号。 3．对一些保存价值显然不同样的凭证，如记录本单位重要生产经营活动、 5 外事、对私改造或薪水名册等，应抽出单独装订，但要在原记帐凭证上注 明抽出凭证的名称、数目、去向，并由立卷人签字盖章。 抽出的原始凭证组卷可接年度—形成日期摆列装订，编号能够同今年 其余凭证一同编序号，但一定在目录上注明保存限期，同时要在互相的案 卷上注明档号，以便备查。 4．独立抽出的单据，按记帐凭证的大小折叠整齐，准时间序次编写 页号，加上封面装订成册。 （二）编号： 编制模卷号时可视本单位每年凭证数目的多少，每年编一流水号或若