成都生物所综合档案二期进馆工作方案.docxVIP

成都生物所综合档案二期进馆工作方案 根据《中科院院属单位1981-1990年档案进馆及数字化》专项要求，我所档案二期进馆须在2018年12月31日前完成。为顺利完成档案二期进馆工作并建立我所数字化档案室，现制定如下工作方案： 一、工作计划及时间进度安排 时间 工作内容 档案二期进馆工作 2016.3–2016.5 准备阶段 （1）成立档案进馆工作领导小组和进馆档案鉴定小组； （2）制定档案进馆工作方案及进馆工作相关制度； （3）落实人员、场地、设备、经费、档案装具等保障条件和安全保密措施； （4）梳理进馆年限内档案的数量和现状，准备需要鉴定的档案； （5）完成网页专栏建设； （6）召开启动会并组织培训，参与人员学习领会进馆工作有关文件并掌握相关标准。 2016.5–2016.8 鉴定阶段 （1）初步鉴定：由鉴定小组成员按鉴定原则逐一对档案中的文件材料进行审阅、分析，提出初步鉴定意见并填写鉴定意见表； （2）完成进馆涉密档案的清密、解密和档案实体密级标识的变更； （3）复、终审鉴定：根据档案内容对初步鉴定意见进行复、终审和确认，并填写复审意见，由鉴定小组负责人对鉴定意见进行终审确认签字； （4）填写鉴定意见表。 2016.8–2017.3 整理阶段 （1）整理进馆档案，对需要重新调整的档案材料进行分类组卷； （2）对组卷后的档案进行排列、编页号、填写卷内文件目录、备考表、拟写案卷封面、装订案卷以及对案卷进行排列和编档号等工作； （3）根据进馆档案整理进度实际情况，及时开展进馆档案的数据著录入工作。 （4）编写《全宗情况说明》、《大事记》，并收集年报、年鉴等相关出版物材料。 2017.3-2017.6 验收整改阶段 （1）对照《进馆工作考核表》，自查档案进馆工作情况，并向中科院档案馆提交书面自查报告及提请验收报告； （2）档案数据查验。进馆档案验收前，中科院档案馆预先对进馆档案数据进行查验，确保进馆数据符合进馆要求； （3）现场验收。档案馆组织考评组，对进馆档案进行现场验收，依据《中国科学院档案进馆工作考核表》相关内容进行考评，现场反馈考评结果，若验收不合格必须及时整改，重新接受验收考核； （4）后续完善工作。根据考评反馈意见中存在的问题进行完善改进，确保档案（数据）质量符合进馆要求。 2017.6-2017.8 移交阶段 （1）档案馆根据考评意见对进馆档案整改情况进行针对性的检查并打分； （2）档案进馆专人押送，确保档案安全； （3）进馆档案检查合格后，档案清点无误，双方手续完备； （4）完成向档案馆移交档案。 数字化档案室工作 2016.1–2017.12 配置数字化档案室所需的软硬件设施。 2018.1–2018.12 数字化扫描各门类档案中利用率较高档案，初步建成我所数字化档案室雏形。 二、经费预算 项目内容 金额（元） 档 案 二 期 进 馆 初审鉴定费用：按鉴定卷数付酬，文书档案和科研档案共计561卷，每卷30元，照片档案300张，每张2元，合计约20000元）。 20000 复审鉴定费用 3000 档案装具：含软卷皮，档案盒，包装纸箱等。 4000 耗材：含墨盒，纸张等。 3000 维修费 500 学习培训费用 500 差旅费 17000 会议费（验收会） 10000 档案数字化加工费（付北京扫描费用） 30000 不可预见费用 3000 合计 91000 档 案 室 数 字 化 建 设 低泄射安全计算机清华同方 超翔Z700T 1台 9000 扫描仪Panasonic KV-S1065C(高速)及KV-SS080(平板)各一台 15000 彩色打印机（带复印功能） 1台 4000 紫光电子档案管理系统V9.0 单机版 1套 12000 防盗门 1000 电脑桌、椅、工作台等 2000 耗材：含移动硬盘，优盘，蓝光光盘等。 3000 不可预见费用 4000 合计 58000 共计 145000 综合办公室 2016年3月16日