《会议指导执行手册》.docVIP

指导执行手册 指导执行手册 PAGE PAGE 活动指导手册 第一部分、项目策划 一、策略会：确定公司对整体项目的整体策略 会议主持：客户经理会议记录：总控 必要参会人员：总经理、部门经理、策划部经理、设计部经理、执行督导 前端讯息介绍包括：客户名称、企业MI、企业 VI、项目战略意图、项目功能、项目目标、项目时间点； 行程决议：项目定位、项目策略、各版块对接人员，项目推进流程。 二、策划会：明确策略、创意核心、亮点环节、流程、设计装饰等关键问题 会议召集：客户经理发出会议通知，说明会议时间、地点、重要程度、客户名称、活动简述、策划会主要议题等信息； 参会人员： 必须到会者：策划部成员、设计部成员、执行对接人员 邀请到会者：中心总经理、部门经理、搭建商代表、AV 灯光供应商代表、演出供应商代表（视项目情况邀请） 口头邀请原则：对于在策划会时间内无重要和紧急工作的同事，都可邀请其参与策划会讨论。 会议主持：客户经理、总控 会议记录：总控 会议流程： 对客户及其项目进行简介 对客户对项目的预想进行介绍 说明项目的必备环节或及已确认实施内容 说明费用预算及操作周期（保障会中讨论内容符合预算，并能在操周期内完成） 主题讨论（贯穿活动的主线思路及表现元素） 创意亮点讨论（亮点环节必须具备可实施性） 除必须到会者外，其它人员可离场，在场人员讨论流程细节及现场装饰与流程 的配合（确保装饰设计与方案内容统一） 必须形成决议：方案风格、方案版块构成及版块撰写责任人、方案内容及流程、方案完成时间、报价形式及分块预算； 三、提案前准备 与客户确认提案时间及地点 与客户确认我方提案人数及客户方参会人数及级别（如客户有高层出席，我方便必须有高层陪同提案） 确认客户方是否提供投影设备（如会中需要投影设备，而客户方无法提供，我方便 需自带投影设备提案） 确认客户方是否有特殊要求（例方案是否需打印版，打印份数及颜色要求，是否需 要外文版方案，提案语言是否为外语等） 提案用品：U 盘（提案、报价）、方案及报价单打印版（需要装订，至少首页需彩色打印）、激光笔及电池、记录纸笔、音视频文件、如需记录客户想法所应用的录音笔。 笔记本电脑：桌面是否整洁、系统是否存在恶意插件弹出、适配器接头是否通用 提案人员确认：各版块的讲述人（公关、活动、报价、答疑） 提案准备：各模块讲述人应熟读提案、预演口述内容、客户可能提出质疑的环节应如何回答等。 三、提案前准备 全体提案人员必须正装出席； 全体提案人员必须于与客户约定时间15 分钟前到达，整装后集体进入提案场地； 提案前检察：电脑与投影设备连接情况、如需播放音视频文件需检察音响连接情况并调试音量大小、激光笔/录音笔等小型电子设备的运转正常； 提案陈述：应采用简洁、中速、形象的语言讲述提案内容及预期的实施效果； 客户访问：向客户说明我方希望取得的信息或资料（尽量争取客户方向我方提供更多的信息及资料）、说明我方需客户方配合哪些工作，解决哪些问 题； 提案反馈：仔细记录客户的每一点反馈意见（客户每一个顾虑及疑问点，方案修 改方向及客户的创意性想法），再次明确客户的思路及方向； 会后决议：下次提案的时间、地点及提案内容，会后的工作安排（包括客户方应配合的工作）、确定哪些是急需解决的核心问题、哪些工作需同步展 开、我方与客户方的沟通机制（如何配合）。 指导执行手册 指导执行手册 PAGE PAGE 第二部分、推进保障 一、立项 经客户经理、项目经理、总经理确认后立项； 立项后，开始预算撰写与活动流程撰写。 二、日常沟通：沟通的顺畅与否决定着项目筹备的质量 开会是必要的手段，但要确保会议质量——不开没有结果的会议； 定期向客户发送项目推进表，让客户知道我们每天都在做什么——让客户放心； 我们提案的每一个事项都是有理有据的——请客户相信我们的专业品质； 有提案就有备案，随时应对客户的变化——让客户省心； 语言沟通强于文字沟通，面对面交流强于电话交流——尽量与客户多交流； 我们所做的事情都是在帮助客户达到目的——站在客户的角度考虑问题。 三、项目推进表：了解各版块工作进度 四、确认事项单 五、会议通知：让开会双方都预知会议议题，并为具体议题做充分准备 会议主题： 会议时间： 会议地点： 参会人员： 会议流程： 第三部分、内部管理 一、报价管理： 成本核算：首先根据根据客户确认方案请供应商正式报价，搭建督导根据供应商报价及我方预算完成整体费用预算； 报 价：撰写费用明细预算，经审批后向客户提交； 报价形式：《报价模板》 二、合同管理： 与客户方合同：与客户方确认由哪方负责合同撰写，如由采购部撰写，合同样本参照附 件《客户合同模板》。 与供应商合同：原则上由采购部撰写，合同样本参照附件《供应商合同模板》。 合同撰写原则：明