文件控制程序.docxVIP

PAGE / NUMPAGES 文件控制程序 1.目的 通过对文件和资料的控制，使文件的编制、审核、批准、发布、评审、编号、标识、发放、更改、使用和回收作废等全过程进行规范化管理，使各个场所可使用相应文件的有关版本。 2.范围 适用于质量、环境/职业健康安全和能源体系有关的所有文件，包括以任何媒体出现的内部文件和外来文件。 3.相关文件 3.1《记录控制程序》 3.2《文件评审规范》 4.职责 4.1 总经理负责公司文件审批。 4.2总经理负责文件的制定，并有监督、审查《文件控制程序》执行情况的责任和权力，需要时，对文件的评审、更改或修订。 4.3总裁办是文件和资料控制的责任部门，负责做好各类文件和资料的管理和控制。 4.4各部门负责本部门职能范围内文件和资料的管理和控制。 5.工作程序 5.1 文件的起草、审核、批准 5.1.1 质量、环境、职业健康安全和能源手册由总裁办起草，报总经理审批。 5.1.2 程序文件由各责任部门起草，总经理审批。 5.1.3 作业性、部门管理性文件分别由责任部门起草，经部门负责人审核，分管领导批准。 5.1.4 各种文件均报总裁办统一编目，发布实施。 5.1.5 文件的评审执行《文件评审规范》并填写《文件评审记录》。 5.2 外来文件的管理 5.2.1 外来文件包括国际标准，国家（行业）标准，省、部、地方法规，客户有关资料文件等。 5.2.2 外来文件由总裁办统一识别、汇总、管理、跟踪，并填写《外来文件清单》，按其适用性发放到相关部门、人。 5.2.3 产品项目资料由实施部门在项目完成后，整理齐全交档案室归档。 5.3 文件的发放 5.3.1 文件发放前，与质量、环境/职业健康安全和能源体系运行紧密相关的文件，确保其有效控制。 5.3.2 各部门确定文件发放范围，保证各个场所得到相应文件的有关版本，并在《文件发放、回收登记表》作好记录。 5.4 文件的保管、查阅、复制 5.4.1品管部负责体系文件和资料的保管，并提供查阅、复制服务。 5.4.2 对需要借用、复制的文件，由借用人填写《文件借阅、复制登记表》，交总经理批准后实施。 5.4.3 设计、工艺文件的管理执行《设计、工艺文件管理规定》。 5.5 文件的更改和废止 5.5.1 文件更改，由更改建议人填写《文件更改、废止申请表》交总裁办后，按4条款办理。 5.5.2 总裁办收集到有关法律法规更改的信息，应及时通知相关部门，收回并销毁旧文件，同时发放有效文件。 5.5.3 如由于特定需要保留作废文件，必须在封面上加盖“作废保留”标识。 5.5.4 文件更改的一般形式有“换版、换页、手写更改”等。对于手写更改的须在更改处盖“修改”章。