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- - PAGE # - - - PAGE # - 行政管理发布日期： 行政管理 发布日期： 通用商业地产有限公司 实施日期： - - PAGE # - 第四章行政管理 总则 为规范行政管理，提髙工作效率，强化行政能力，特制定本规定： 该制度是根据集团管理制度，结合商管系统实际情况制定的，适用于集团商管公司 及各地商管公司： 该制度包括行政指令管理、会议管理、印章管理、公文管理、档案管理、办公用品 及办公设备管理、车辆管理、员工行为规范、公共关系管理、聘请法律顾问管理等： 固定资产管理、行政办公规范管理、商务公出和因公招待管理、商务接待管理、文 化活动管理等未涉及内容均参照集团商业地产公司行政管理规定执行。 第1节行政指令管理 行政指令的范畴 行政指令是指集团、集团商管公司、各地筒管公司以公司名义形成的各类行政文件, 包括会议决定、各类通知。 行政指令的发布及下达 2.1集团商管公司和各地商管公司总经理是各项行政指令签发人； 2.2集团商管公司和各地商管公司行政部是行政指令发布、传递部门： 2.3行政部须在行政指令签发后1个工作日内，下达至相关业务部门或相关公司。 行政指令的执行 3.1受令部门总负责人是行政指令执行的最终责任人： 3.2受令部门分管领导是行政指令执行的第二责任人： 3.3受令公司和部门为行政指令实施部门； 3.4受令部门必须严格按照要求、时限完成指令。 行政指令的监督控制 集团商管公司和各地商管公司行政部负责对行政指令的执行情况进行跟踪和监督， 将执行情况及时向最终负责人反馈。 第2节会议管理 会议准备 1.1集团商管公司和各地商管公司行政部根据会议召集部门要求，提前下发书面 会议通知： 1.2会议通知应明确会议时间、地点、参加人员、主题、议程以及参会人员需准 备的材料等： 1.3视频会议，各地商管公司行政部须按要求在规定时间提前进行网络调试，确 保会议效果：行政部做好日常视频会议系统监管维护，保证设备完好： 1.4重要会议要事先根据会议内容做好会场布置，如公司半年和年终总结会议、 大规模专题会等。 会议要求 2.1集团及商管系统召集的会议，与会人员须着深色西装、浅色衬衣，系商管系 统配置的领带：女员工着职业套装： 2.2与会人员须在开会前5分钟到达会场，手机保持静音状态： 2.3遵守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布前，不得泄崙内容会 议: 2.4由会议召集人或部门根据实际需要决定是否形成会议纪要，如有需要，综合 性会议由行政部派专人负责纪录，形成会议纪要由总经理签发，由行政部备案：专业 会议由相关业务部门派专人负责纪录，由分管副总经理签发，幷报行政部备案： 2.5行政部负责有关会议内容的报道。 会议室使用规定 3.1会议室由行政部负责管理，各部门使用前须提前一天提岀申请： 3.2会议结束，要自觉整理会场，保持清洁并通知行政部门： 3.3参会人员应自觉保持会议室整洁、爱护设施：违反会议室管理相关规定的个 人或部门，擅自使用造成设备损坏的，须承担赔偿责任。 第3节印章使用管理 1印章保管 1.1各公司公章由行政部经理统一保管： 1.2财务专用章、法人代表手章等由财务部指定专人负责保管： 1.3印章平日必须入柜上锁。 印章使用审批 2.1公章使用须经由部门经理、分管副总经理、总经理批准； 2.2印章保管人必须严格执行规定，登记备案，如审批手续不全而加盖印章，集 团商管公司将视情节追究保管人及领导责任，并按集团相关规定严肃处理。 公司公章、财务专用章不得带到公司区域外使用。 凡违反上述要求，视情节对于当事责任人将给予警告、记过、直至除名等行政处 - - PAGE # - - - PAGE # - 通用商业地产有限公司 通用商业地产有限公司 实施日期： PAGE # - 第4节公文、函件管理 1公文机密程度 1.1绝密：极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书； 1.2秘密：次重要并且所涉及内容不得向公司内外无关人员泄露的文书： 1.3机密：不得向公司以外人员透露内容的文书： 1.4传阅：在本公司内部传阅或传达的文书。 2公文种类 2.1请示、报告、通知、公函、会议纪要等： 2.2根据公文种类不同，应使用统一的文件格式。 3公文签发制度 下列公文必须经集团商管公司总经理批阅后方可对外发送： 3.1集团商管公司所有向集团领导（有关部门）报送的文件等、对外（包括主力店） 正式公文（函）、下发的红头文件、总经理办公会议纪要： 3.2以公司名义对外（政府、合作伙伴等）发送的重要文件，各地商管公司总经理 须提前向集团商管公司总经理报告，经过集团批准后方可对外发送。 4 文件传递规定 4.1文件传递必须使用集团统一的0A办公系统： 4.2各地商管公司行政部负责文件分递，根据文件类别按专业依次