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设备公司收发文管理规定 第一条 为规范公司公文的收发，提高工作效率，特制定本规定。 第二条 公文的承办和签发 （一） 以公司名义上报的文件、呈批件等由各部门拟稿、会签，交办公室统一登记送审； （二） 属决策性问题或涉及方面较多的由总经理或董事长签发； （三） 属决策后分管职责范围内的，由公司的主管副总签发。 （四） 以公司名义发出的下达文件（如通知、函），承办程序与上同，由权责主管签发。 第三条 办文程序 （一） 办文程序为：拟稿、会签、核稿、审批、签发、打印、核对、封发。 （二） 凡公文应由部室文件起草人校核署名，注明起草年月日，部门负责人审阅签字，送 有关部室会签。文件一律经办公室核稿后呈领导签发、编号登记。打印出来的文件 由拟稿人核对，上报的公文由办公室复核后封发，所发文件保留二份连同底稿一起 送存档案室。 （三） 公司与有关部门联合行文，由经办部门起草，办公室核稿后呈领导签发、编号登 记。打印出来的文件由拟稿人核对，上报的公文由办公室复核后封发，所发文件保 留二份连同底稿一起送存档案室。 （四） 以公司名义的行政发文程序参见《行政管理流程规定》中的《行政发文流程》。 第四条 公文收发、传阅 （一） 办公室指定专人负责文件的收、发、编号、登记、传递、归档保管工作，各项工作 具体要求是： 1）分类：应按文件的内容分类（暂分为营销类、技术质量类、行政人事类、生 产管理类），送公司领导的文件分夹送阅。 2）编号、登记：一般按文件的密级和已有的编号登记。 3）传递：文件一般先递送公司领导，公司领导对于送阅的文件必须尽快阅批， 后递送有关部室。领导和部室不得抽走文件。遇特殊情况或急办件，可直接先送有 关部室或相关的公司领导，送阅文件者均不能压拖文件，做到当日送急件，当日转 签。转签要根据文件内容及时送相关部门办理。 4）归档、保管：按公司现行档案管理规定执行。 （二） 文件在各部室的传阅时间不得超过两天。 （三） 在文件传递过程中必须进行分类登记核对手续。 （四） 涉及部室业务的文件，由该部室阅存留底，如须归档的文件，可申请复印一份留 底。 第五条 文件的编号 公司发文，一定要由总经理办公室统一编号： 　 （一） 以公司名义对外发文，一律用 XX 字（××年）×××号； 　 （二） 公司监事会发文，用 XX 监字（××年）×××号； 　 （三） 董事会发文，用 XX 董字（××年）×××号； 　 （四） 其他管理部门的发文，用 XX×字（××年）×××号。 　 第六条 办文中注意事项 （一） 起草公文应按照党政分别行文的原则正确使用文种。 （二） 起草公文要符合党和国家的方针、政策和上级有关规定，力求内容确实、观点明 确、用词简练、标点正确。 （三） 起草公文必须使用公司规定稿纸，不得用铅笔、圆珠笔书写，最好提供电脑打印 稿。 （四） 电脑打印文档要统一格式：打印用A4 纸，字体为宋体，标题字号为二号，正文字 号为小四号，行距为 20 磅。具体格式要求可由总经理办公室另行发文规定。 （五） 红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他 文件一般用公司信笺印发。 （六）“报告”和“请示”要严格区分。凡向政府相关部门报送的文件，只主报一个上收机 关，如需报送其他相关的上级机关，可用 “并报”或 “抄报”形式。请示的事项， 应 “一文一事 ”，明确提出自己的建议和意见，对某些意见不一致的问题，应如实 反映，便于上级机关审定。上级的文件或呈批件、上级机关批示或批文后的工作， 由经办部门负责联