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设备公司档案管理规定 第一章 总则 第一条 为保证公司档案的完整、准确、系统，更好地为日后查考、利用服务，依据 《档案法》，结合本公司实际情况，制订本规定。 第二条 本规定适用于公司所有档案的管理，对于财务、人事档案、质量文件管理，国 家和地方政府及公司质量管理体系有专门规定的，按专门规定办理。 第二章 确定归档范围 第三条 立卷归档的范围 （一） 公司印发的各种文件、函件、简报、总结、请示、报告、资料（包括底稿及办文 依据的有关附件）。 （二） 公司召开的各种会议的文件资料，包括领导讲话、会议纪要、翻印文件、参阅文 件、代表名单等。 （三） 公司拟订的各种计划、规划。 （四） 公司签订的合资、合作、中外合资和参股等合同和协议，包括可行性研究、项目 建设书、初步设计、开工和竣工验收等报告及批复。是我方拟稿的，应连同底 稿，由各部门负责内勤的员工收集整理齐全，定期移交办公室归档。 （五） 公司参加上级或有关单位召开的会议带回来的文件资料。 （六） 有关政策性文件。 （七） 公司员工录用、转正定级、调资、退职、退休、离休、病残、抚恤、死亡等有关 材料。 （八） 公司党委、工会、团委在工作活动中形成的文件资料，包括年度计划、总结、工 作的请示报告和批复，以及党员、团员、干部、工人名册、统计报表等材料。 （九） 干部任免、人事调动、奖惩、福利和工资、行政、党、团组织关系介绍信及存根 等材料。 （十） 公司的财产、设备档案等交接凭证和清册。 （十一） 公司下属单位报送的工作计划、请示报告、工作总结、典型材料、统计报表 等文件资料。 （十二） 政府机关对公司请示、报告的批复文件。 第四条 不归档的文件材料范围 （一） 公司印发的无查考利用价值的临时性、事务性文件。 （二） 重份文件。 （三） 专项会议讨论，未经领导审阅签发的未生效文件、电报签证，一般性文件的历次 修改稿（重要法规文件、定稿除外），铅印文件的各次核对稿（主要领导人亲笔 修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。 （四） 无特殊保存价值的一般性表态，提出一般性建议或意见的信函。 （五） 公司负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料。 （六） 非下属单位抄送、不需要办理的文件材料。 （七） 公司下属单位送来参阅的简报、情况反映，不应抄报或不必备案的文件材料。 （八） 公司下属单位抄报备案的一般性文件材料。 第三章 管理办法 第五条 立卷归档的方法 （一） 为方便日常查阅，有利保密，凡当年度的文件资料在经办完毕后，应及时交办公 室档案人员保管。 （二） 根据档案的机密程度，将档案分为绝密、秘密、保密、普通、其他五个级别，分 类保存。 （三） 参加上级组织召开的会议带回来的文件资料，由出席会议的员工交办公室档案人 员归档。 （四） 为方便工作，有的需要立卷归档的文件资料，可由本部门经办人暂时保管，但当 年文件必须于第二年度一月移交办公室归档。 第六条 档案借阅办法 （一） 公司工作人员需要查阅与其业务有关的文件，可向档案员直接借阅，因工作需要 外借时，要办理登记手续，限期三天。 （二） 档案的原始稿件一般不予外借。 （三） 外单位向本公司借阅档案，须凭介绍信，并须公司办公室主任批准。 （四） 借阅档案人员要爱护档案，注意安全和保密，禁止在文件上作标记、图点，折 角；不准在档案室吸烟。 （五） 摘抄档案文件资料，要经档案人员审核同意。如需加盖办公室印章，必须使用 16 开材料纸抄录，经档案人员签字，否则不予盖章。 （六） 对于电子文档，借阅人员只能借阅电子