Office办公软件操作技巧.docx

Office 办公软件使用培训 一.Word 常见操作技巧 选择技巧 1、把鼠标放在最左端，当出现向右上方的箭头后，点击一下，选中一行；连续点击两下，选中一段；连续点击三下，选中全文。 2、纵向选择区域：按住 ALT 键，然后拉住鼠标从左往右拖，可纵向选择区域。 3、CTRL+SHIFT+END 选中区域为从当前光标位置到结尾 CTRL+SHIFT+HOME 选中区域为从当前光标位置到开头 编辑技巧 1、CTRL+1 1 倍行距CTRL+2 2 倍行距CTRL+5 1.5 倍行距 2、可在文档任意空白处双击鼠标输入文字，自动产生制表符，可通过移动标尺上的 L 来移动其位置以对齐上面文本 3、英文大小写切换 快捷键方式：用光标选中英文字符后，按键 F3+shift 可进行大小写切换 菜单方式：格式/更改大小写 图标 1、常用图标：剪贴板、格式刷（双击后可刷无数次）、特殊符号 2、如何增加图标？ 在自定义/命令中选中图标后，拖动至工具栏上 点击工具栏最右边向下的箭头添加 表格 1、可拉动表格的右下斜角放大或缩小 2、直接拖动表格到文字中可实现环绕效果 剪贴板 1、Office 剪贴板支持 Word\Excel\PowerPoint 之间的复制粘贴，最多可达 24 次； 2、剪贴板内可删除任意剪贴项目； 3、选中内容，点击两次复制，则可显示剪贴板 二．EXCEL 常见操作技巧 基本操作 1、选定当前区域的两个方法： 把光标移到区域内第一个单元格后按 ctrl+shift+“?”+“?” 注意：选中区域是一个含有文字的矩形 工具/自定义/命令/编辑/选定当前区域按钮 （PS：还有一个选定可见单元格按钮也很常用） 2、移动光标位置 选中任意单元格后，移至单元格边框的上（下/左/右）横线，当出现向四周的箭头标志后，双击鼠标，即可移动到此单元格所在列或行的首格（底格 /最左格/ 最右格） 3、显示单元格数值之和：选中单元格，右下方任务栏即可显示其求和值（单击鼠标右键还可查看均值、计数等等） 4、注意事项： 若输入身份证号或不足五位工号，要先输单引号“’”再输数字 画斜单元格对角线时同时按住 alt 和“\” 可以自动对齐，而且可随单元格行高、列宽的调整而自动调整？？？ 公式 复制公式：选中已输入公式的单元格后，当出现黑十字时，双击即能按公式自动往下（单元格）计算 公式审核：ctrl+~ 行、列 1、移动整列：选中列，移动鼠标当单元格边框出现向四周的箭头标志后，按Shift 拖动 2、插入、删除行/列：工具栏/自定义/命令/插入或编辑 工作表 1、选择工作表：在工作表左下方 处点击右键即可显示所有工作表列表 2、复制工作表：选中工作表标签，边按 ctrl 边拖动至选定位置 3、插入工作表：选中工作表标签，点击鼠标右键 拆分窗口 1、上下拆分：将光标移至工作表边框右上角，出现上下方向箭头标志后往下拉 2、左右拆分：将光标移至工作表边框右下角，出现左右方向箭头标志后往左拉 打印 若想把全部内容打印为一页，可选择：页面设置/页面/缩放调整为“1 页宽，1 页高”（类似 123 的调整全部内容） 数据有效性 1、数据/有效性 2、进行输入数据的设置，最小值及最大值亦可来源于选定区域 3、可设置输入提示及出错警告 说明：输入提示与批注类似，但附注只能用光标显示 自动筛选和高级筛选 1、数据/筛选/自动筛选或高级筛选 2、在列表中选择，如需高级查找（如条件400）可点击自定义 建立嵌套分类汇总 数据/排序：先对所有数据排序（若需全部排序，选中任意单元格即可；若选中某一区域，则只排该区域的数据） 数据/分类汇总 分类汇总的复制 若只想复制汇总栏而不想复制明细栏目，可先选定可见单元格再复制 数据透视表 1、创建：数据/数据透视表 2、将列表中的不同项目拖入数据透视表中相应区域（行区域、列区域、页面区域、数字区域） 3、分类条件（页面区域数据）只有 1 个，显示条件可有多个 4、在表中单击鼠标右键可创建数据图 单元格的保护 1、锁定单元格：设置单元格格式/保护/锁定 2、隐藏公式：设置单元格格式/保护/隐藏 工作表的保护 工具/保护/保护工作表 工作簿的保护 工具/保护/保护工作簿 三．PowerPoint 基本使用介绍 创建演示文稿 1、 新建页快捷方式：在左方窗格处选定指定页后敲回车，即可在此页后新建一页2、把胶片内容发送到word 文档：文件/发送/Microsoft Word 设置幻灯片外观 设定背景 应用模板 （特殊效果演示） 添加动画 自定义动画设定 增加声音 使用超链接