有效的会议组织研讨.pptVIP

有效的会议组织 第一页，共三十六页。 会议的作用 常见的会议类型 有效的会议管理 会议技巧 主要内容 第二页，共三十六页。 会议—— 几个关键的人物聚在一起，每人有他们各自的 角色，讨论他们共同感兴趣的问题，取得某些决定， 而这些决定都是会议预期要达到的。 第三页，共三十六页。 为什么要开会 ？？？ 第四页，共三十六页。 1、解决问题的需要； 2、交流和学习的需要； 3、沟通和组织人际关系的需要； 4、传达信息的需要； 作 用 第五页，共三十六页。 常见的几种会议类型 工作例会 碰头会 部门工作会议 员工大会 专题会议 第六页，共三十六页。 无效会议 空洞的会议； 冗长的会议； 争执不休的会议； 一言堂式的会议； 没有结果的会议； 第七页，共三十六页。 会议失败的原因 1、管理不善； 2、缺乏组织构架； 3、不重视会议； 4、差劣的环境； 5、不必要的会议； 第八页，共三十六页。 有效——发挥团队的集思广益,解決个人无法完 成或突破的问题,有效达到会议目标。 和谐——营造和谐的气氛,使成员对团队有安全 感、信任感、认同感,展露个人才能。 参与——参与的人用心关注,才能让会议得到健 全发展。 效率——当一个会议成功的要素具备后,能在预 定的时间內 完成开会,这就是效率。 学习——在参与开会的同时有更多学习的机会。 成功的会议 第九页，共三十六页。 会议的三要素 议 题： * 连贯性 * 兴趣 * 解决可能性 领 导： * 领导能力 * 会前准备要完备 * 达到目标的意志 参加者： * 参加者 * 积极参与 * 整理会前意见 有效的 会 议 第十页，共三十六页。 1 W（WHO） —— 谁来开会 2 W（WHERE） —— 何处开会 3 W（WHEN） —— 何时开会 4 W（WHAT） —— 会议议题 5 W（WHAY） —— 会议目的 会 议 的 5W 法 则 第十一页，共三十六页。 进行者 参加者 准备者 会议效率 最大化 提 示 积 极的 想法 顺利 进行会 议 缩短会议时间 会议各参加者的主要作用 第十二页，共三十六页。 有效的会议管理 1、会务管理； 2、会议主持； 3、会议纪要； 3、会后追踪； 第十三页，共三十六页。 会议组织的注意事项 1. 良好的会议氛围； 2. 遵守会议时间； 3. 会前充分准备； 4. 会议的导入； 5. 会议过程记录； 6. 会议收尾工作； 第十四页，共三十六页。 会务管理 会务管理是保证会议正常进行的要素。 会前 会中 会后 准备阶段 控制阶段 整理阶段 第十五页，共三十六页。 会务管理：准备阶段 第一步：确认有关事项。 第二步：制定议事日程。 第三步：资料准备。 第四步：通知发放。 第五步：会场布置。 第六步：后勤安排。 第十六页，共三十六页。 与会的资格 了解实况的人 有权做决定的人 重大关系的人 第十七页，共三十六页。 会议名称:明确点出主题,使人一目了然 目的:应详尽说明,方便成员们做相关资料准备 时间 地点 议程:应包含开会预定结束时间 准备资料 与会人员 主办单位/联系人 会议通知须知 第十八页，共三十六页。 会务管理：控制阶段 纪律控制 议程跟进 后勤保障 突发事件处理 第十九页，共三十六页。 与会规则 要守时，要坚持到底 要有准备 针对主题主动发言，简短扼要 对事不对人,不做人身攻击 给予真诚的肯定及赞美 倾听他人发言 用积极的语言代替消极的语言 以探询、谦虚代替主观论断 第二十页，共三十六页。 议 程 设计 由重要到不重要——会议开始时即讨论重要议题,以避免延误时间影响到后面的重要议题。 由不尖锐到尖锐——将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接角尖锐议题,使气氛不尴尬。 由容易到困难——让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接角未熟悉的会议造成挫折感。 第二十一页，共三十六页。 会务管理：整理阶段 会场整理 资料整理 第二十二页，共三十六页。 激励发言 会议分工 促动创意 問題的促動 感情的促動 会议主持的责任 第二十三页，共三十六页。 会议主持技巧一：如何开场 会议背景 会议目的 会议议程 会议期待 第二十四页，共三十六页。 会议主持技巧二：如何