有效会议的主持技巧与成功要素.pptVIP

会议高手 会议高手 第一页，共二十二页。 主持者的五大失误： 影片总结 1、主持会议没充分准备 2、没有将自己的意图告知与会者 3、议程的疏忽及错误的分配时间 4、 没有充分控制讨论 5、没有总结和记录 第二页，共二十二页。 会议主持技巧-----必备五阶段 第一阶段：计划 会议的目标要明确、清楚地列出各项目 第二阶段：通知 让与会者知道讨论的要点，为什么要讨论及希望得到的结果 事前要清楚有关的资料及须出席会议的人员 第三阶段：准备 排列好项目的次序，根据项目的重要性而分配每个项目所需 的时间 第三页，共二十二页。 会议主持技巧-----必备五阶段 第四阶段：组织与控制 先分析证据然后发表要点。决定行动前防止与会者反反复 复没了结地进行讨论。 第五阶段：总结及记录 总结及立即将所决定记录下来，包括各项目负责人的名称。 第四页，共二十二页。 几个问题 您是否组织或参加过无效的会议？ 无效的会议是谁的错？ 有效会议的益处？ 第五页，共二十二页。 Agenda 有效会议的成功要素 万无一失的会前准备 有效会议的主持技巧 会议成员的角色与控制 会后的追踪与执行 第六页，共二十二页。 有效会议的成功因素 万无一失的会前准备 会议主席高超的主持技巧 有效的提问和讨论 与会者的相关度和参与度 会后的追踪与有效执行 有效会议 第七页，共二十二页。 该会议是否真正值得召开 可否用传阅文件或张贴布告的形式 议题是否适于召开会议 议题是否经过充分的考虑 会议的必要性----是不是解决问题的最佳方式 第八页，共二十二页。 万无一失的会前准备 What：会议的主题、流程、目标 Who：参加者、应准备的资料 When：开会时间 Where：开会地点 会前准备 内容准备----组织者 第九页，共二十二页。 万无一失的会前准备 会议内容tool kit Key issues Quality Output Time Cost Aims Achievement Action Plan 第十页，共二十二页。 万无一失的会前准备 会议通知(记得cc给助理和老板)-----4W 会议准备清单---meeting check list 会议室：位置、面积、灯光、桌椅布置 设备：白板、白板笔、投影机、NB、激光笔、麦克、Video等 资料准备：分发的资料、会议记录纸、笔、备用纸、签到单 其他事项：分组（名牌）、零食准备等 最后确认----电话通知、设备测试 行政准备----组织者/助理 第十一页，共二十二页。 主持技巧 有效会议的主持技巧 主席的角色与权责 总控者：目标、流程、时间、突发状况 创造者：气氛、注意力 引导者：讨论、思考 归纳者：意见、结论、确认追踪 第十二页，共二十二页。 主持技巧 有效会议的主持技巧 导入议题 创造轻松气氛（warm up) 说明会议流程 介绍议题 说明与问题有关的背景资料 确保每位与会者了解 说明与会者的相关度和配合事项 第十三页，共二十二页。 有效会议的主持技巧 组织讨论 抛砖引玉：诱导出与主题有关的个人资料和信息 有效提问：鼓励参与，引导与会者打开思路 开放式问题 封闭式问题 半开放式问题 第十四页，共二十二页。 有效会议的主持技巧 组织讨论 讨论过程： 时刻以主题为中心 鼓励参与/倾听/不打击/重述意见 有效处理冲突意见 有效处理离题的讨论 时间控制 做及时记录：有效利用白板、图表 适当衔接总结 有效处理与会者的提问