酒店关于重大活动接待方案及接待通知的管理规定.docx

酒店关于重大活动接待方案及接待通知的管理规定 内容 《接待通知书》的编写规定 1、 注明抵店、离店的日期及时间、人数、国籍、接待级别；需酒店领导、管理人员或礼仪小姐迎送的重要宾客，应注明迎送时间、地点等具体要求； 2、 注明结算单位、预付押金、结算方式、付款范围、有效签单人及联系方式； 3、 注明房间种类、数量、标准、价格。前厅部在宾客入住前一天将房卡做好，注明团队。若所有场所不得挂帐，在欢迎卡上需标明清楚，前厅部还应将全部房号通知总机； 4、 注明重要宾客房间及套房是否摆放鲜花、水果等； 5、 房间的MINIBAR是否撤出或部分撤出； 6、 长途电话是否开通，若不开通，要注明客人须到前台交纳押金后方可开通； 7、 必须注明洗衣是否能够挂帐、签单； 8、 注明房间一旦有物品遗失或损失现象应及时与会务联系，协商赔偿； 9、 是否安排接机人员协助乙方接送宾客； 10、 写明是否需设接待台、指示牌及放置地点和指示牌内容； 11、 写明会议内容、时间、地点、会议标题、会务要求、场地要求等具体事项； 12、 写明需工程部配备专人看管会议的事项，防止因设备原因而导致客人投诉。注明要在会议举行前一天按照宾客对音响、设备的具体要求布置会场，确保每一设备正常使用。并负责横幅、气球及一些悬挂品的布置； 13、 写明就餐时间、人数、餐种、地点、标准、特殊要求； 14、 写明会务组人员房号，以便前台、餐饮、财务 联系工作； 15、 写明会议期间的安全工作，维持好参加会议的车辆秩序等； 16、 写明上述工作的落实部门、完成时间、责任人。 17、 洽谈结束时，应再与客户核实一遍，销售人员应根据洽谈记录以最快的速度填写好《接待通知书》，需客人签字认可。 18、 若属需上报的重要接待活动或接待规模大，接待内容所涉事项多，《接待通知书》难以囊括的重大接待活动，则要制定《重大活动接待方案》。 19、 《重大活动接待方案》须于洽谈后与相关部门负责人充 分沟通协调，落实可行性，三天内制定好，本人签字后营销部经理审批。 《接待通知书》的下发与执行 1、 酒店接待任务的下达，分缠要活动接待方案》、 《接待通知书》及临时口头通知等。作为酒店综合性计划，原则上由市场营销部制定。 2、 市场营销部经理对各种接待通知审核无误后签字方可视为有效文件下发执行。发至总监以上人员以及相关部门，并由接收人签字。 3、 運大活动接待方案》或《接待通知书》应全文下发，让各部门了解接待工作全过程，以便相互配合、沟通、督促和便于为客人服务。 4、 对突然来酒店消费的重要客人，若属于政府、机关的领导（含来酒店检查工作的上级机关人员），由大堂副理或营业场所的接待人员直接报告酒店领导，根据领导指示办理；若属于营业方面的重要客人，报营销部经理，由营销部经理直接口头通知。上述特殊情况无须下计划单（折扣例外，应根据权限办理或书面担保）o 5、 酒店的缠大活动接待方案》及《接待通知书》属指令性计划。各部门接到運大活动接待方案》或《接待通知书》后应严格按计划要求办理，不得推诿、拖延。 6、 相关总监要亲自挂帅，具体组织实施，保证质量，按时完成。 7、 销售部经办人要检查、督促，跟踪服务质量到 底。若接待内容有更改，需立即通知相关部门，下发会议更改单并将落实情况。 8、 营销部经理负责運大活动接待方案》或《接待通知书》的协调落实。若执行计划受阻，要立即报告总朝予以解决。