06.文件和档案管理制度.docVIP

文件档案管理制度 第一章 总 则 第一条 为规范华容华鑫新能源有限公司、华容德华光伏能源有限公司、埃骆斯（华容）光伏电力有限公司（以下简称鼎山光伏电站）安全标准化体系文件的管理，对包括生产及技术监督内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 第二条 对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 第三条 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 第四条 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于恒达光伏电站管理体系运行中形成的所有记录的控制。 第二章 管理机构及职责 第五条 华容华鑫新能源有限公司、华容德华光伏能源有限公司、埃骆斯（华容）光伏电力有限公司是本标准的归口管理部门。 第六条 华容华鑫新能源有限公司、华容德华光伏能源有限公司、埃骆斯（华容）光伏电力有限公司主要职责 （一）负责标准执行情况的监督、检查、考核。 （二）负责对文件档案管理工作的落实情况进行监督、检查、考核。 第三章 管理内容与要求 第七条 确定文件种类 （一）为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。 （二）外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 （三）综合管理体系文件 1.方针、目标和指标； 2.实现方针、目标和指标的策划； 3.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 (四）资料和记录 相关的资料包括但不限于： 1.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； 2.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； 3.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； 4.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； 5.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； 6.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； 7.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡） 8.设施的设计、运行技术资料； 9.供应商和承包商档案； 10.作业许可证等； 11.其他资料。 第八条 提出文件的编制和修改需求 （一）公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 （二）过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 第九条 进行编写 （一）按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容： 1.目的：明确编制本文件要达到的目的 2.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围 3.定义：需要对使用人解释的术语或词汇 4.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门 5.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限 6.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件 7.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录 8.修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录 9.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图 （二）文件的编号按如下要求： 其中：序号为阿拉伯数字，如：01，02，03 ………等； 文件类别为：管理手册用01标识，程序文件用02标识，公司级管理性制度用03标识，部门自有的安全管理制度用部门拼音首字母组合标识，如生产部用QG标识。 例子： 文件编号：JP-AQ-0201《法律法规标准规范管理程序》 表格编号：编号JPL-AQ-0201/01（适用法律法规标准和其他要求清单），其中01表示对应程序的第一张记录。 所有文件（包括表格）必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。 第十条 评审和审批 （一）文件评审。文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核同意，再送交 相关部门主管审阅会签（由部门主管确定会签部门的数量），并由 （二）文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字；如果不同意将文件返回文件编写人（或部门），待修改完毕后再批准。 （三）文件审批权限。 1.质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准。 2.过程管理文件（程序、规定、制度、表格）由过程负责部门主管审核，安全生产负责人批准。 3.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。 4.各部门内部适用的文件由