物业公司入伙前准备工作程序.docxVIP

1．目的 规范房屋交付手续办理工作,保证为房屋交付顺利完成。2．范围 部门/岗位 工作内容 分管负责人 组织协调房屋交付前准备阶段及交付办理期间现场的工作 部门/岗位 工作内容 分管负责人 组织协调房屋交付前准备阶段及交付办理期间现场的工作 办公室 负责新建管理处办公用品及办公设备的审核；管理处职员工作服的订制；协助管理处房屋交付办理现场布置；管理处架构设置，拟定人员编制及培训；房屋交付手续协助办 理人员调配及服务培训工作 财务管理部 各类收费项目及标准的核定 品质管理部 相关规章制度及房屋交付资料的审核；房屋交付方案策划； 管理用房的装修；协助交付验收工作；组织空房清洁；标 识制作 管理处经理 各项工作的筹备和实施、组织房屋及设施的接管，准备房 屋交付相关资料。 方法和过程控制 房屋交付前准备工作阶段是指管理处成立至房屋交付阶段。 房屋交付前准备工作内容：管理处架构设置、拟定人员编制及人员培训、内部管理流程和制度的建立、公共关系的建立、房屋交付工作策划、设备设施及房屋的接管验收。 办公室房屋交付前准备工作 负责新建管理处办公用品及办公设备的审核、采购。 负责新建管理处交通运输工具的调配工作。 负责管理处职员工作服的订制。 根据《物业管理方案》审核新建管理处组织架构、人员编制 负责新建管理处人员的招聘，入职培训及考核。确保管理人员及专业技 术人员房屋交付前三个月到位，安全员、保洁员提前一个月到位。 组织房屋交付工作办理程序的培训 负责调配房屋交付手续办理期间服务人员及组织相关培训4.1.3 财务管理部房屋交付前准备工作 制定物业管理处开办费使用计划,包括：办公用品、办公设备及维修工具、设备、安全保洁工具等预算。并落实到位。 负责新项目各项服务收费标准的审定。 负责指导管理处出纳按财务制度建账及财务软件的使用。 负责监督新建管理处的物资采购工作。4.1.4 品质管理部房屋交付前准备工作 负责质量体系文件的发放及与房屋交付工作办理程序的培训。 指导管理处分类建立物业管理档案资料。 负责管理处接管物业房屋交付前清洁费用的审定 负责审核相关规章制度、作业指导文件及房屋交付资料 负责审核保安器材、检测仪器仪表、清洁绿化用品及各类工具等物资的采购审核。 分期开发项目，从第二期开始由管理处自行负责培训、资料审核、现场准备。 新建管理处经理房屋交付前准备工作 落实各类管理用房的装修。 负责拟定房屋交付工作计划时间表，包括：工作内容、负责人及完成时间等，报品质管理部审核，分管领导审批。 负责内部管理运作相关工作： A．编制管理处组织结构、岗位说明书，报人力资源部审核、分管领导审批。B．物资的采购：根据《物业管理方案》负责办公用品、办公设备及维修工具、 设备、安全保洁工具、设备的购置计划的制定、询价、报批及采购工作。包括： 办公用品：家私、各类文具等。 办公设备：打印机、电话、复印机、传真机、空调等。c.后勤服务设施：食堂、宿舍用品、用具等。 d.网络设备：电脑等。 e.清洁及绿化设备和工具：洗地机、吸尘器、剪草机等。f.安全设备：对讲机、电警棍、手电筒等。 g.加工维修设备工具：万用表、兆欧表、电焊机、台虎钳等。 C．根据物业实际情况，监督、完善闭路监控、停车场设施、背景音乐、信箱、康乐休闲文化设施、园林绿化等公共设施。 D．指定专人记录房屋交付前后发生的清洁、返修及配套完善工程等所产生的各项费用，以便与地产公司结算。 负责对外公共关系的建立及有关证照办理：与政府、公共事业部门建立良好的公共关系，包括：自来水公司、供电局、煤气公司、有线电视、电信局、工商、税务、物业办、派出所、街道办事处、居委会等。 房屋接管验收 管理处经理指定专人与品质管理部、地产相关部门协调房屋接管验收，并将验收存在的问题提交责任部门限期整改。 由工程主管（主办）与地产相关部门理顺返修流程，与各施工单位建立沟通渠道，包括施工单位负责人联系电话、保修期限、现场施工人员联系电话等。 管理处经理指定专人与地产相关部门移交各管理用房、业主房屋钥匙，建立钥匙清单，保证钥匙移交清楚、齐全。 房屋交付工作策划 管理处经理与地产相关部门做好房屋交付策划工作，对有关销售承诺、房屋交付现场布置等问题进行沟通，落实。 房屋交付工作人员安排、培训，明确职责，就业主关心的问题形成统一回答口径。 房屋交付现场宣传资料、宣传品及相关房屋交付指引标识制作、安装，宣传资料包括房屋交付相关流程、填写的样表、物业相关法规、业主公约及装修的各种注意事项。 进行房屋交付模拟演练，检验房屋交付流程、资源配置等准备工作是否充分。 房