外来文件控制程序文件.pdfVIP

外来文件控制程序 1.0 目的 本程序规定了对外来文件不包括外来记录的编码、批准、发放的控制程序,以保证外 来文件在受控状态下使用。 2.0 适用范围 本程序文件仅适用于与质量管理及服务质量有关的外来文件。 3.0 职责 3.1 外来文件由文件管理员负责整理、存档。 4.0 程序 4.1 评审与批准 对为顾客提供服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、 法规、条例,须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等, 在使用前由总经理进行评审后批准使用,并制定分发范围。 4.2 标识 经批准使用外来文件由文件管理员接收并盖 外来文件章,并对外来文件进行编码,编 码方式按 发文单位 - 日期-序号码 发文单位 - 文件发出的单位 序号 -文件顺序编号取二位数字,从 01 开始进行 日期 -取文件的年月的四位 4.3 发放与保管 文件管理员根据发放范围复印,文件原件为正本,如若是文件则先复印一份以该份复印文件 作为正本。正本存入文件档案内, 正本文件的复印件为副本,作为发放文件。对于接收的外 来完整的装订本,则在正本的封面盖外来文件章,在副本的封面亦盖外来文件章后发