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公文写作常见错误例析 发文字号编写不当 发文字号简称文号，又称公文编号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号。它 是一份公文特定的标志，正式公文均应标注发文字号。它为检索和引用公文提供专指性较 强的代号，为管理和统计公文提供依据。XX 年 1 月 1 日施行的《国家行政机关公文格式》 (gb／t9704——1999(以下简称 “新国标”)规定： “发文字号由发文机关代字、年份和序 号组成。序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用六角括号 ‘[]’括入；序号不编虚位 (即 l 不编为 001)，不加 ‘第’字。”在实践中人们不严格按照规定编写，常出现以下错 误： 1、机关代字混淆。 机关代字是发文机关全称的简缩语，就是选用最能反映发文机关本质属性的字词 作为本机关的代字。每一个机关都有自己的代字，也只有一个代字。如国务院制发公文， 其代字为 “国发”，四川省人事厅发文，其发文字号为 “川人”。但若简缩不当易造成混 淆，起不到代字作用。如 “华东师范大学”，它的代字不能写成 “华师大”，因为另外还 有 “华中师范大学”、 “华南师范大学”，如用 “华师大”就不能分辨，而应写为 “华东 师大”。同样， “南京大学”的机关代字不能写成 “南大”，因为另外还有 “南开大 学”， “河南大学”的机关代字不能写成 “河大”，因为另外还有 “河北大学”。 2、年份不全。乱用括号。例如： ①金计生 (96)第 15 号 ②夹民政 (XX)16号 ③夹府发〔XX〕47 号 例①年份不全，应写为 “1996”，使用圆括号也不正确，根据《国家行政机关公 文格式》gb/t9704——1988(以下简称 “原国标”)规定，应用六角括号 “ 〔〕”， “第” 字多余，应删去；例②③年份应置于六角括号 “ 〔〕”内。 3、机关代字、年份、序号次序颠倒。例如： ①成保〔96〕劳人字第51 号 ② 〔XX〕外经贸发展审函字第2691 号 “新国标”和 “原国标”都规定了机关代字的结构形式是 “发文机关代字+年份+ 序号”。因此，例①的错误是机关代字分列年份两边，且年份不全， “第”、 “字”多 余，正确的应该是 “成保劳人〔1996〕51 号”；例②年份在发文机关代字前， “字”、 “第”多余，应改为 “外经贸发展审函 XX2691 号”。 标题拟写不当 标题是文章 “眼睛”，拟制时必须精心对待，不可马虎。公文的标题与一般 文章标题不同，其拟写有严格的规范要求。《办法》规定： “公文标题应当准确简要地概 括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题除法规、规章名称 加书名号外，一般不用标点符号。”规范的公文标题一般由 “发文机关+事由+文种”构 成，又称 “三要素”式，如《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重大问题的决 定》，也可以是由 “两要素”构成或由 “文种”构成。但 “两要素”的或由 “文种”构成 的．一般应是下发的带有固定版头，或对外公布可张贴的，如《××交通管理局通告》、 《公告》等。但在实际写作实践中，不合规定的情况时有发生，主要表现为以下几个方面 的错误。 1、文种错用 文种是公文标题中必不可少的一个构成要素。对于文种的选择。应当根据行文目 的和要求、文种的适用范围、行文关系来确定，不得混淆使用。写作中常出现以下几组文 种错用现象。 (1)请示与报告错用、并用 请示和报告虽然都是上行文，但是二者有不同的用途和要求，是两个不同的文 种。请示 “适用于向上级机关请求指示、批准”( 《办法》)，上级对于请示必须有答复， 必须事前行文，而报告 “适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询 问”( 《办法》)，不需要上级作出答复，可事中行文，也可事后行文。但在写作中，人们 没有掌握二者区别，常把请示误用为报告，或并用请示和报告。例如： ① 《××公司关于急需购买碱性电池的报告》 ② 《××县人民政府关于请求将××风景区列为省级自然保护区的请示报告》 以上两例，从标题事由看，都是请求上级批准某事项，因此，应将例① “报 告”改为 “请示