高职院校档案工作现状与对策研究.docxVIP

高职院校档案工作现状与对策研究 　　【摘要】档案工作是高职院校重要的基础性工作。当前我国高职教育渐入佳境，但高职院校档案工作进步缓慢，本文针对当前高职院校档案工作普遍存在的状况，提出解决对策，以期促进高职院校档案工作水平的提高。 　　【关键词】高职院校;档案工作;转变思维 　　档案工作是高职院校发展历程中重要的基础性工作，高职院校发展经验的总结、发展规律的认识、校史的延续和文化的传承都离不开高职院校档案管理工作。但目前高职院校档案工作的开展状况不尽如人意，严重滞后于高职院校其他方面工作的开展，档案工作水平亟须得到提升，以适应和促进高职教育的高速发展。 　　一、高职院校档案工作现状 　　（一）高职院校对档案工作重视程度不足，教职工档案意识薄弱。高职教育在我国大规模发展历史不到30年。高职院校建校历史短，建校初期忙于内部整合、扩大规模，发展过程中工作重心逐步转变为提高办学质量和办学特色，更多地注重办学的社会效益和经济效益，对于记录学校发展历史进程的档案工作缺少足够的重视。具体表现为档案工作经费不足，档案工作人员配备不合理，档案管理设施设备等基础条件差。档案管理涉及学校方方面面的工作，需要每个部门的参与和配合，各部门业务工作中侧重完成任务并取得良好的工作成效，但其工作过程中的材料没有收集保存，工作结束后也没有对有关资料及时进行整理归档。最终导致各种待归档文件材料长期积压，文件材料在部门保管过程中丢失，归档不齐全，各种反映学校基础工作的材料残缺等情况。 　　（二）校内档案管理制度流于形式缺乏约束力。由于档案管理工作的特殊性和教职工对档案工作的认知度低，决定了高职院校档案管理制度只能由档案部门单独制定。既得不到其他部门的支持和配合，又缺乏强有力的推行手段，制度成为一纸空文。比如仪器设备档案管理制度要求设备开箱验收时必须有档案人员现场验收随机文档，但实际工作中档案部门和设备采购与管理部门并未建立起良好的协同机制，档案部门往往不知道何时有设备验收，或者临时收到通知，仓促参与，制度执行效果不佳。 　　（三）高职院校档案部门具有承重的历史包袱。高职院校大多通过原有的职业大学、高等专科学校和短期大学改制，或者中专合并升级而来，改制和升级前的学校大量的档案材料自然由新建的高职院校档案部门继续保存。这部分档案来自于不同学校，管理体系和整理方法都各不相同，信息化水平低，给档案利用工作带来了相当的不便，致使工作人员被迫将过多的精力用于低效率的档案查阅利用工作，严重降低了高职院校档案工作的效率。 　　（四）档案管理人员配备水平亟待提高。档案工作是一项政策性较强的专业技术工作，对从业人员有较高的素质要求。良好的思想道德修养、专业的知识技能、系统规范的继续教育、合理的职称和年龄结构都是对档案管理工作队伍的基本要求。档案管理人员要掌握基本的档案管理业务技能，熟悉全校各项工作，要对档案进行深层次开发和利用，具备较强的信息技术能力。只有这样的档案管理人员，才能顺应时代发展，不断提高档案工作的效率、改善档案服务质量，档案的价值才能得到充分的挖掘。而现实是高职院校的档案部门人员数量配备严重不足，更不用谈人员配备的质量。在人员的新老更替中，往往是老职工离岗多时才安排新人员进来，档案工作的延续性深受影响，档案工作水平频繁出现波动。 　　（五）高职院校档案管理工作信息化水平低。当前以网络技术为代表的信息技术已广泛应用于社会发展的各个领域，但档案领域信息化水平还比较低，高职档案工作领域更是如此。档案管理信息化是一项系统工程，高职院校档案部门规模小，人力资源缺乏，专业人才不足，既懂档案管理又懂信息技术的人才更是少之又少，加之信息化硬件和软件投入较少，缺乏强有力的支持，高职档案管理信息化工作长期被忽视，直接导致档案管理手段落后，档案安全保管条件差，档案的利用效率很低。 　　二、改进高职院校档案管理工作的对策 　　作为高职院校档案工作的主要组织者和承担者，高职院校档案工作部门必须认清现状、转变思维方式、积极作为，善于利用各种契机，宣传提升档案工作的地位和作用，扩大档案部门在学校的知名度，使學校的各级领导充分认识到档案工作的重要性，认识到档案资源是学校发展不可替代的财富，从而给予档案工作足够和充分的重视。 　　（一）高职院校档案部门需要改变自身思维。长期以来，档案工作的管理理念更注重“藏”，即建立科学合理的档案保管体系，实现档案的长久保管，特别注重档案信息安全，选择性地忽视了档案的“服务”作用。高职档案部门必须认识到档案的价值在于利用，树立档案信息资源开发利用的意识，提供优质高效的档案信息服务，以满足广大师生对档案信息资源利用的需求。当前，档案数字化、档案工作信息化、数字档案室、大数据、云计