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㈠归档文件的整理单位 归档文件以“件”为整理单位，进行文件级整理。 ㈡装订 ⒈装订前，划为永久保存的归档文件要去掉金属物，可再用不锈钢钉装订。定期归档文件可以不拆钉，照原样归档。 第三十页，共五十四页。 ⒉装订前，归档文件纸张小于16开纸张不用裱糊，保留档案原样，超过A4纸要折叠，破损文件要修补，字迹模糊易褪变的文件要复印。 ⒊装订方式和用品要符合档案保护要求，降低成本，简便易行，忌用浆糊，已免造成虫蛀。 第三十一页，共五十四页。 ㈢分类 海南省档案局推广的分类方法是“年度—保管期限”分类法，属于复式结构分类法。分类方案为： 2008年：永久、30年、10年 2009年：永久、30年、10年 第三十二页，共五十四页。 采用“年度—保管期限”分类法首先是将归档文件分年度。 一般应以文件形成时间判定文件所属年度。 接着再在年度下面按保管期限分类。将归档文件分为永久、30年、10年三种保管期限。 第三十三页，共五十四页。 ㈣排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按机构或问题，并结合事由、时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 第三十四页，共五十四页。 ⒈本单位形成的文件按本单位内设机构依次排列。如海南省档案局永久保管期限的文件按办公室、法规宣传处、指导处、技术处、管理处依次排列。 第三十五页，共五十四页。 ⒉外单位来文按收文机关依次排列。如按下属单位、主管上级部门、中共中央、国务院、省、市县委、政府、各厅局（从上往下）依次排列。 第三十六页，共五十四页。 ⒊上级单位或外单位针对本单位问题的批复和本机关的请示同时排放在本单位起草请示的处（室）。如省政府对XX单位机构改革的批复放办公室，又如省财政厅对XX单位请求拨款的批复放办公室或财务处（股）。 第三十七页，共五十四页。 ⒋同一事由的文件要排放在一起，如有关植树造林的几份文件要排放在一起。 ⒌排列时，先排本机关文件，再排外单位来文。 第三十八页，共五十四页。 文书档案管理 主讲：刘少霞电话： 第一页，共五十四页。 一、档案的概念 档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第二页，共五十四页。 ㈠档案是直接形成于社会实践活动的原始的历史记录。 ㈡档案是由文件有条件地转化来的。 ⒈办理完毕的文件才能作为档案保存。 ⒉对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。 第三页，共五十四页。 ⒊按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义的档案。 ㈢档案来源广泛，内容丰富，形式多样。 二、档案的作用 ㈠凭证作用 ㈡参考作用 第四页，共五十四页。 第一节 全宗 全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。 第五页，共五十四页。 第二节 档案收集工作 一、文件的收集 ㈠接收本单位需要归档的文件 ㈡建立健全有关制度，强化执行制度的力度 第六页，共五十四页。 二、文件的鉴定 ㈠确定文件材料归档和不归档范围 ⒈文件材料归档范围 凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。机关文件材料归档应体现“以我为主”的思想，突出立档单位的主体地位，尽量避免文件材料重复归档的问题。 第七页，共五十四页。 ⑴会议文件： ①本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录 ； ② 本机关召开工作会议、专题会议和联合召开会议的文件材料（? 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、? 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报?） 第八页，共五十四页。 ⑵计划、总结、统计、调研等文件材料 ⑶本机关编辑、编写的文件材料 大事记、组织沿革、? 简报、情况反映、工作信息等文件。? 第九页，共五十四页。 ⑷本机关业务文件材料 ⑴本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料；? ⑵本机关的请示与上级机关的批复、批示。同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； ⑶本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿； ⑷机关联合行文的文件材料。 ?? 第十页，共五十四页。 ⑸行政管理、执法活动中形成的文件材料 ①行政管理工作制度、程序、规定等文件材料? ②执法检查情况汇总、通报，整改通知等文件材料? ③行政管理工作中形成的审批、审查、核准[? 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）]等文件材料 第十一页，共五十四页。 ④不动产、自