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会计学 1 OFFICE综合应用第讲Excel图表分析PPT课件 2 1、数据清单 在Excel中，用于管理数据的结构叫数据清单，它是包含一系列数据的工作表行。 第1页/共40页 3 1、数据清单 清单的第一行具有列标志，紧随其后的行是数据行，在标题与数据、数据与数据之间不能有空行，而且同一列数据必须具有同样的类型和含义。 数据清单可以同数据库一样使用，其中行表示记录，列表示字段。实际上，在Excel中“数据库”与“数据清单”已成为同义词了。 在执行数据操作的过程中，Excel会自动将数据清单视作数据库，即数据清单中的列被视作数据库的字段，数据清单的列标记被视作数据库的字段名称，数据清单的每一行被认为是数据库的一条记录。 第2页/共40页 4 1.1 创建并格式化表格框架 初始化 工作表 第3页/共40页 5 1.2 建立数据清单的规则 每张工作表仅使用一个数据清单：避免在一张工作表中建立多个数据清单，因为某些清单管理功能只能在一个数据清单中使用一次。 将相似项置于同一列：在设计数据清单时，应使同一列中的各行具有相似的数据项。 使清单独立：在数据清单与其他数据之间至少留出一个空白列和一个空白行，这样在执行排序、筛选和自动汇总等操作时，便于Excel检测和选定数据清单。 将关键数据置于清单的顶部或底部：避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。 第4页/共40页 6 显示行和列：在更改数据清单之前，请确保隐藏的行或列也被显示。如果清单中的行和列未被显示，那么数据有可能会被删除。 使用带格式的列标：在数据清单的第一行里建立列标志，利用这些标志，Excel可以创建报告并查找和组织数据。对于列标志应使用与清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写样式等。 使用单元格边框：如果要将标志和其他数据分开，应使用单元边框（而不是空格或短划线）在标志行下插入一行直线。 避免空行和空列：在数据清单中可以有少量的空白单元格，但不可有空行或空列。 不要在前面或后面键入空格：单元格中，各数据项前不要加多余的空格，以免影响数据处理。 1.2 建立数据清单的规则 第5页/共40页 7 1.3 建立数据清单 完成数据清单的结构设计后，就可以建立工作表了。 首先在工作表的首行依次输入各个字段。 第6页/共40页 8 1.4 用记录单管理数据清单 利用记录单，既可进行数据清单的建立工作，输入记录，也可以查看、修改、添加、删除和浏览记录等。 第7页/共40页 9 2 排序工作表 排序就是按照一定顺序将数据清单中的数据重新排列。在Excel中，可以按默认序列，按升序或降序排列数据，也可以按一个或多个关键字排序，还可以按自定义的序列排序。 2.1 默认的排序次序 Excel可以根据数字、字母和日期等顺序排列数据。排序有递增和递减两种。 第8页/共40页 10 按递增方式排序时，Excel使用顺序如下所示。 数字：数字从最小的负数到最大的正数进行排序。 按字母先后顺序排序：在按字母先后顺序对文本进行排序时，Excel从左到右一个字符一个字符地进行排序。例如，如果一个单元格中含有文本“A100”，则这个单元格将排在含有“A1”的单元格的后面，含有“A11”的单元格的前面。 文本以及包含数字的文本，按下列次序排序：0 1 2 3 4 5 6 7 8 9（空格）! “ # $ % ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { } ~ + = A B C …… X Y Z ，撇号“‘”和连字符“-”会被忽略。但例外情况是：如果两个文本字符串除了连字符不同外其余都相同，则带连字符的文本排在后面。 逻辑值：在逻辑值中，FALSE排在TRUE之前。 错误值：所有错误值的优先级相同。 空格：空格始终排在最后。 第9页/共40页 11 2.2 按单列排序 “工龄”从大到小排列后的工作表 从大到小排序“工龄” 第10页/共40页 12 2.3 多列排序 使用工具栏上的排序按钮虽然方便，但只能按单个字段名的内容进行排序，若要根据两个或两个以上字段名的内容进行较为复杂的排序，则可以利用“排序”对话框来完成。 单击数据清单中的任一单元格 第11页/共40页 13 排序后的工作表 第12页/共40页 14 若对排序还有一些特别要求，可单击“排序”对话框中的“选项”按钮，在打开的“排序选项”对话框中根据需要进行设置。 使用“排序”命令最多可同时按3个字段名的递增或递减顺序对数据进行排序，若要按4个数据列排序，则必须重复使用两次或两次以上的排序操作来完成 第13页/共40页 15