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数字化时代县级政府办公室文书档案“双套制”管理探讨 【摘要】随着现代信息技术的高速发展，目前大多数办公室实现了自动化办公，各种电子文档逐渐代替了传统纸质档案，这也使得“双套制”成了目前办公室文书档案管理的主要发展趋势，这种管理方式能够将电子档案和纸质档案相结合，从而提升办公室档案管理的效率。基于此，本文主要对数字化时代县级政府办公室文书档案“双套制”管理进行了分析和探讨。 【关键词】数字化时代;县级政府;文书档案;“双套制”管理 在数字化时代，政府部门和企业的办公室管理中都已经开始采用自动化办公的方式，产生了大量的电子档案。但是由于电子档案本身的法律凭证和安全性尚未全然奠定，从而引致政府办公室在相当短的一段时间内都就是电子档案和纸质档案共存共同发展的状况。而“双套制”文书档案管理模式的发生不仅可以有效地同时实现资源信息化和数据共享，还能有效率解决目前文档纸质化、信息共享资源、信息检索、软件技术等问题，从而大大提高文书档案管理工作的效率和质量，使政府办公室档案管理更加规范化、数字化、程序化。 一、县级政府办公室文书档案“双套制”管理中存在的问题 （一）缺乏纸质档案数字化标准。目前大多数县级政府办公室的纸质档案数字化管理主要参照档案部门制订的 《纸质档案数字化技术规范》的要求来开展的，虽然能够为纸质档案数字化管理提供必要的技术指导，但是其中却没有配套完善的管理规范。比如：缺乏纸质档案数字化使用文档、表格和工作流程的标准规范和详细说明，从而导致在纸质档案数字化管理过程中没有标准可循或者出现标准不统一的现象。 （二）未能将纸质文件和电子文件优势互补的优势充份地发挥出来。目前很多县级政府办公室都创建了档案“双套制”管理，但是在实际的档案管理中，却并没将纸质文件和电子文件展开有机的融合，而是将这二者分别放到各自的系统内展开管理，从而大大弱化了这二者之间相互填补的优势。具体表现为：有些县级政府单位并没按照有关的建议对纸质档案展开撰写档案号码和奖提名档案案卷，也没对电子档案的检索工作展开基本建设，从而使这两种版本的档案无法一一对应，有利于档案的搜寻和利用，引致纸质档案和电子档案优势互补的优势无法被充份地发挥出来，同时也违反了“双套制”管理的初衷。 （三）双套归档范围不清。目前很多县级政府办公室在文书档案管理中还普遍存在归档范围不清的问题，虽然实行了 “双套制”管理，但是却没展开科学的区分，没分割准确的档案界限，通常就是将关键档案和日常档案置放在同一边线，然后双套备份所有的档案。实际上在“双套制”管理中档案范围一直以来都就是一个非常棘手的问题，如果档案范围太小，那么将可以减少档案珍藏的工作量，看管很多不經常可以采用至文件，导致人力物力的浪费;而档案范围过大，那么可能会引致有些关键的文档被封存。因此，科学的制订双套档案范围就是非常必要的。 二、数字化时代县级政府办公室文书档案“双套制”管理的改进措施 （一）强化对档案管理的注重程度。随着我国社会经济的高速发展，也给政府办公室档案管理工作增添了非常大的压力，同时也减少了文书档案管理的难度，这也对文书档案管理明确提出了更高的建议。在政府办公室档案管理工作中要想要使档案管理更加规范化、标准化、程序化，那么就必须必须展开分级负责管理管理制度，这样才能保证档案管理工作的正常运转。首先，县级政府单位的领导必须必须提升对本单位档案管理工作的注重程度，从自身抓起，积极主动协调档案管理工作，并给与档案管理工作最小的积极支持和便利，同时不断地健全档案管理工作制度，促进办公室信息化建设，使得档案管理人员搞好自己的本职工作。 （二）提高对建立统一规定和标准体系的认识。单位领导必须要给予办公室文书档案“双套制”管理高度的重视和大力支持，让全体员工都清楚地意识到制定“双套制”规定和标准体系对于档案信息化建设的重要性。在“双套制”档案管理中一直缺乏完善的标准体系，严重阻碍了档案管理工作的开展。但是在国外对于这方面的研究却取得了大量的成果，制定出了完善标准规定，出台了健全的配套法律法规，构建了理想的体系框架。因此，我国县级政府办公室应当要积极引进和借鉴国外的先进理念，提高对标准体系建立的认识，构建完善的档案管理规定标准体系，加快我国文件档案管理赶超国外的步伐。 （三）转型管理理念。在“双套制”管理模式中，县级政府办公室文书档案管理必须必须同时实现从传统纸质档案向电子档案管理理念的转型，档案管理人员应必须大力推进掌控运用电子档案的方法和途径，不断地技术创新传统档案管理的模式，推动双套档案管理的有关切换，将电子档案和纸质档案优势互补优势充份地发挥出来。这就建议档案管理人员必须必须积极主动地介绍县级政府对档案管理的市场需求，提升本单