召开居民会议课件.pptxVIP

如何召开居民会议空间社区居委会空间社区居民会议的作用居民会议的过程主持居民会议技巧召开居民会议的成功条件召开居民会议的要诀居民大会筹备工作清单居民会议的流程案例介绍空间社区居民会议的作用◆ 交流资料、分享及搜集意见◆ 报告及交代工作进展◆ 对重要事项进行讨论、行使决议◆ 加深与会者的关系，促进团体合作的精神◆ 学习解决问题的方法，提高民主参与的意识空间社区居民会议的过程居民会议四步曲：■ 会议前■ 会议中■ 会议后■ 行动空间社区（一）会议前1、要知道为什么开会，开会的目的为何，是否真的需要召开会议？2、准备议程及开会所需资料文件，可预先或当场派发，或用大纸写好贴在白板或墙上。议程要有适当次序，大约分配每项议程所需时间，每个项目要清楚是讨论什么，先处理重要或容易达成共识的议程。空间社区3、要清晰那些人需要参加这次会议，通知有关人等开会，确保主要人物或与议程有关的人士出席会议，需否事先要与特别人士商讨，是否需要与核心成员作会前准备，留意会议中可能出现的动力。4、场地的摆设要尽量令与会者感觉自然，没有局促感，预先安排场地所需用品，如桌、椅、笔、纸、白板等。空间社区5、座位安排方面，主持人要看到各与会者面容，容易听到各人发言，坐在中心位置较理想，以便控制会议的进行，但主持人与参加者的座位安排要有平等地位的感觉，让大家均能看到对方。6、事先多了解与会者对议程的看法及不同意见，预计可能会发生的事情，例如争执、意见分歧、未能作出决议等。7、提早十分钟到达，检查用品及布置场地，若资源许可，可在会议前打电话给参加者，提醒他们出席。空间社区8、与早到会员招呼、谈话，培养亲切气氛，令与会者觉得被留意，来开会不只是事工形，而是加深感情关系。未开会前不妨与全体与会者谈一些共同的话题，如天气、电视、时事，制造轻松、亲切气氛。9、开会尽量准时，若未到齐，可将重要事项稍延。10、简介开会目的、重点，让与会者留意主要讨论的事项。空间社区（二）会议中1、你是主持会议，不是演说，不要垄断发言。要尽量诱导与会者参与会议，鼓励适当发言、讨论。2、尽可能依照议程一项一项讨论，让与会者系统地跟随。时间分配要好好掌握，适当分配发言及讨论时间。空间社区3、与会者的意见，主持人不要即时回应，应将意见抛给大组回应、讨论。协助与会者多沟通意见，多回应其他人意见。4、主持人要多做集中、归纳、摘要及总结工作，让与会者跟得上讨论。要有公正的态度，保持客观中立，仔细聆听各人的意见。不能强迫与会者接受自己的意见。5、讨论若成熟，协助与会者作出决议，但不要太快用投票表决，先要让与会者对问题有充足讨论，分析好决定的优劣处，尽量用共识方法，不要让参加者有输赢，有被孤立的感觉。空间社区6、留意与会者的参与行为，要适当地应对：★ 若疲倦，需要休息吗？★ 若争执激烈，需要停止争论吗？★ 若没有兴趣，要转题目吗？7、开会要有集体气氛，不是一对一的讨论，将事项带出全组参与。8、时间不要拖得太长，要令会议有效及有效率。空间社区9、说话的音量要令各人都听得到，速度不要太快；当与会者不集中时，需要提高声量去集中大家的注意力。说话要“街坊化”，不要用艰深难明或学术的词汇，要令到与会者觉得自然，好像平常交谈一样。10、结束前，要作简单总结，令与会者知道这次会议有什么结果，觉得会议有效用。空间社区（三）会议后1、要与会者清楚知道会议的决定2、跟进要立即行动的工作3、通知未有出席者有关会议的重要内容及决定4、整理好会议纪录，尽快派给各人，以便跟进所需工作空间社区（四）行动1、要依照会议的决定，执行行动2、若有突变，考虑是否要召开紧急会议，做征询各人意见3、一切行动要在下次或期间向与会者交代4、若期间遇到与会者，可告知进展情况，让他/她们跟得上工作进展空间社区主持居民会议技巧（一）基本技巧1、积极聆听★ 让与会者知道你正在留心听他/她讲或发表的意见。★ 留意说话中包含的意思，及表达的方法，留意有声及无声的讯息（身体语言）。空间社区2、发问/邀请发言★ 是会议最常用的技巧，主要鼓励及协助与会者发表意见，带动讨论，让与会者有平等参与的机会。方法——可用对全体的问题，例：“不知道大家有什么意见吗？”应多用全体发问，以促进大家对问题的关注，让各人自由发言及提高参与程度。空间社区也可用特别邀请某人发言（指名发问），例：“王先生，你有何意见呢？”，“陈太太，可不可以讲下你的看法？”★ 通常指名发问是需要某特定人士的意见，或协助特别的成员抒发意见；此方法也可用来阻止滔滔不绝的言论，使全体有均等发言的机会。空间社区3、集中★ 将参与者的注意力集中在某一讨论项目或曾经发表的意见上。将会议的讨论带回需要的议程上，避免离题及出现太多枝叶或无关重要的讨论。例：“刚才大家都讲了很多意见，不过有些可以留待以后再讲，不如我们主要讲讲如果宣传这次旅行的