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外来文件管理办法 1 目的 对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。 2 适用范围 适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。 3 术语定义 3.1 技术标准 涉及到本公司产品等相关的国际标准、国家标准、行业标准； 3.2 法规规范 与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章； 3.3 政策文件 国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知。 4 职责 4.1办公室是外来文件的归口管理部门，并负责对外来文件的保管、分发等。 5 工作程序 5.1 外来文件的获取 5.1.1公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件： a.国家、省、市政府及各相关职能部门； b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社； c.互联网、电话传真。 5.1.2各部门搜集的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给办公室管理部门。 5.2 外来文件的识别 5.2.1技术标准 a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别； b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本； c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。 5.2.2法规规范 a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检 部进行识别； b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围； 5.2.3 政策文件 a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室； b.办公室对收集到的文件进行识别。 5.3 外来文件的分发 5.3.1对外来文件识别后，将外来文件及时存档管理； 5.3.2对需分发的外来文件，由确定分发范围后发放，并对相关人员及时进行宣贯； 5.4 外来文件的更新 5.4.1涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。对 外来文件合订本不能收回时，应在目录和正文中加盖作废字样。 5.5 外来文件的查询 各部门可根据需要，到各归口部门查阅。 5.6 外来文件的检查 质检部通过内部审核的方式对各部门、各单位使用外来文件的执行情况进行检查，对 其有效性进行确认。 5.7 文件的保存与销毁 文件的保存期限不低于2年，如果保存期已过需要销毁时，经管理者代表批准后由办 公室统一进行销毁处理。 6 记录 外来文件登记表