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机关应用文概论
一、机关应用文的概念和类别
机关应用文是国家机关、人民团体、企事业单位办理各种公务时使用的书面文字工具。所谓“办理各种公务”,即1987年国务院办公厅颁发的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)中所指出的“传达贯彻党和国家的方针、政策,发布行政法规和规章,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流经验”6个方面。
机关应用文是一种广义的公文。它的主体是法定公文,即《办法》中所规定的10类15种:命令(令)、指令;决定、决议;指示;布告、公告、通告;通知;通报;报告、请示;批复;函;会议纪要。除上述法定公文外,机关应用文还包括机关常用的各种事务文书。小至条据、便函,大至计划、总结。常用的有简报、调查报告、计划、总结、规章制度、专用书信、讲话稿、电报稿、合同、启事等。
机关应用文按作用可分(一)指令周知性文件,如命令、指示、决议、通知、通报批复等,起指示、命令、告知、传达作用。(二)报告商洽性文件,如报告、请示、函,起汇报、协调等作用。此外还有法规性文件、计划性文件、宣传教育性文件等。
从公文的行文关系,即其流向分,机关应用文可分为上行文、下行文和平行文3类。上行文是向上级机关反映情况、陈述意见、请求指示批准的。其行文目的是求得上级机关的指示和帮助。上行文都是陈述性文体,要求陈述内容明确、具体;语气谦恭、肯定。上行文按规定应逐级呈送,一般不得越级。下行文即上级机关对下级机关行文。下行文多具有权威性和行政约束力,有的还具有法规性,内容多为重大或较重大的事宜。因此,语言要严肃、庄重。下行文也应逐级发送,一般不越级行使权力。平行文主要用于平行机关或无隶属关系的机关之间商洽、研讨工作或询问答复问题。因此,语气应既严肃庄重又委婉客气。
二、机关应用文的特点和写作原则
机关应用文与国家的政治生活和经济建设有着直接的关系,是实现国家行政管理的重要工具,具有很强的实用性。它既有一般文章的共性,也有其比较突出的自身特点:
(一)鲜明的政治性和政策性。机关应用文由于负有传达党和国家方针政策、指导党和国家行政活动的职能,必然具有鲜明的政治性和坚定的政策原则性。如党中央关于经济、科技、教育改革的3个重要决定就成为改革的政策依据。
(二)法定的权威性和行政约束力。机关应用文是党和国家机关、人民团体、企事业单位为了特定的目的制作、颁发的,它代表了党和国家管理机关的意志,一般都具有一定的约束力,有的还具有和法律同样的权威。如国务院关于清理整顿公司的决定,对各级党政机关都具有很强的行政约束力,必须执行,不准违反,否则就要受到查处。
(三)严格的时间性。由于机关应用文是解决公务活动中实际问题的重要工具,这种实用性决定了公文要快写快发快处理,不允许公文“旅行”,更要防止“马后炮”。如一些传递信息、沟通情况、交流经验、申请批准的文件、报表,就应及时起草印发,否则,不能及时下情上达,当出现问题时,不能及时指导答复,轻则不利于问题解决,重则贻误工作。
(四)特定的体式。为维护文件的严肃性和处理公文的便利,国务院制定了统一的公文名称和体式,包括公文的文种、文件的格式,及公文处理的程序和制度。任何单位和个人都不得违背统一规定的办法和要求,自搞一套,各行其事。公文体式的这种严格规范和划一的要求反映在其惯用格式、结构层次、转述来文方式、语言运用等方面。
根据机关应用文的上述特点,其写作原则可归纳为以下几方面:
一要准确传达党和国家的方针政策、法令和法规;二要能反映出本系统、本部门、本单位的特点和规律,不断掌握新情况,研究新问题,总结新经验;三要符合规定的格式,使用文件要恰当,不张冠李戴,不违背规范;四要主旨鲜明集中,坚持一文一事,内容简明扼要,言之有物;五要结构完整严谨,条理清楚,言之有序;六要材料真实典型,事出有据,引用人名、地名、数字要准确无误,引用政策、法律条文要恰当,七要文句通顺,语言准确,合乎逻辑,文法正确,表达简洁明快。
三、机关应用文写作的“常见病”和“多发病”
当前,在机关应用文写作中存在不少问题。突出表现在以下几方面:
(一)公文文种混乱。有3种情况:
1.文种与内容不符。例如某部门确定了40名会计师,并将评定技术职称人员的名单一并上报上级机关。此文本应写“报告”,却用了“决定”,颠倒了隶属关系。
2.文种界限不清。主要表现在“请示”、“报告”混用。《办法》规定“报告和请示必须分开使用”。“报告”是下级“向上级汇报工作,反映情况,提出建议”用的陈述性文书;“请示”则是下级机关“向上级机关请求指示、批准”要求批示的文书。某市物价局“关于设立物价检查所并新增人员的报告”,显然使用文种不当。设立机构、增加人员必须经上级审核批准,应用“请示”行文。
3.自造文种。有的单位不按国务院规定的公文文种要求,却自造文种,例××省××公司“关于申请出
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