会计电算化：第七章第三节采购管理系统日常业务处理.docVIP

第三节　采购管理系统日常业务处理 一、请购 采购请购是指企业内部向采购部门提出采购申请，或采购部门汇总企业内部采购需求提出采购清单。请购是采购业务处理的起点，用于描述和生成采购的需求，如采购什么货物、采购多少、何时使用、谁用等内容；同时，也可为采购订单提供建议内容，如建议供应商、建议订货日期等。 操作要点： 1. 在目录区树型列表中选择“业务/请购/请购单”，进入采购请购单界面，如图7-11所示。 图7-11　采购请购单 2.采购请购单中可参照录入的栏目有：业务类型、采购类型、单据日期、部门、业务员、存货编码、供货单位、项目编码；单据日期、存货编码、数量、供货单位为必填栏目；税率默认为17，可修改，0≤税率＜100，一张单据中可以有不同的税率；根据存货编码，系统带入存货名称、规格型号、存货自定义项等栏目。 3.请购单可以修改、删除、审核、弃审、关闭、打开。已审核未关闭的请购单可以参照生成采购订单，或比价生成采购订单。 4.“制单人”、“审核人”、“关闭人”栏目分别在单据保存、审核、关闭时，自动带入当前操作员。 故障诊断室： 故障：某存货已建立存货档案且已录入期初余额，但是录入请购单时却无法参照输入该存货。 诊断：无法参照的原因之一是该存货不具有“外购”的属性，原因之二是该存货已停用。 解决方法：在该存货档案的“基本”页中将存货属性“外购”选中；若误设了停用日期，可在存货档案的“其他”页中将停用日期栏设为空。 二、订单 采购订单是企业与供应商之间签订的采购合同、购销协议等，主要内容包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。它可以是企业采购合同中关于货物的明细内容，也可以是一种订货的口头协议。通过采购订单的管理，可以帮助企业实现采购业务的事前预测、事中控制、事后统计。 操作要点： 1. 在目录区树型列表中选择“业务/订货/采购订单”，进入采购订单界面，如图7-12所示。 图7-12　采购订单 2.采购订单可以手工录入，也可以参照请购单、销售订单、采购计划生成；直运采购订单必须参照直运销售订单生成。 3.采购订单可以修改、删除、审核、弃审、变更、关闭、打开。已审核未关闭的采购订单可以参照生成采购到货单、采购入库单、采购发票。 4.对于已审核未关闭的订单，可能因为意外情况而需要修改业务，此时用订单变更功能实现，变更后即生效不必再次审核，即状态依然为“已审核”。 5.变更已审核的采购订单有两种方法：在单据卡片界面进行变更；在单据列表界面选择单据，进入单据卡片界面进行变更。只能对表体的数量、计划到货日期、价格、金额、备注等内容进行修改操作，不可修改表头内容。 6.已执行的订单行可以修改数量，但变更后的数量必须大于等于订单累计到货量、订单累计开票量、订单累计入库量中的任一个。 三、到货 采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据。 操作要点： 1.在目录区树型列表中选择“业务/到货/到货单”，进入采购到货单界面，如图7-13所示。 图7-13　采购到货单 2.采购到货单可以手工新增，也可以参照采购订单生成；但必有订单时，采购到货单不可手工新增。采购到货单可以只录入数量，不录入单价、金额。 3.采购到货单可以修改、删除，不需审核，保存单据即为有效单据，可以参照生成到货退回单、入库单。 四、入库 采购入库是通过采购到货、质量检验环节，对合格到货的存货进行入库验收。本月存货已经入库，但采购发票尚未收到，可以对货物进行暂估入库；待发票到达后，再根据该入库单与发票进行采购结算处理。 采购入库单按进出仓库方向分为：蓝字采购入库单、红字采购入库单；按业务类型分为：普通采购入库单、受托代销入库单（商业）。库存管理系统未启用前，可在采购管理系统录入入库单据；库存管理系统启用后，必须在库存管理系统录入入库单据，在采购管理系统可查询入库单据，可根据入库单生成发票。 操作要点： 1.在目录区树型列表中选择“业务/入库/入库单”，进入采购入库单界面，如图7-14所示。 图7-14　采购入库单 2.采购入库单可以手工新增，也可以参照采购订单、到货单填制，也可以拷贝其他采购入库单、采购发票。必有订单时，不可手工新增。 3.采购入库单可以修改、删除，可以参照生成发票，采购入库单与发票可以进行采购结算。 4.采购入库单中，入库单号、入库日期、仓库、供货单位、存货编码、数量、件数等栏目必填。单价、金额栏手工录入，不能为负数。公式：金额＝单价*数量。输入其中两项，系统自动反算第三项。单价改变，反算金额，数量不变；金额改变，反算单价，数量不变；数量改变，反算金额，单价不变。 五、开票 采购发票是供应商开出的销售货