物业公司档案管理规定.docxVIP

物业公司档案管理规定 为规范企业管理，确保公司文件、材料的完整性与保密性，从而为公司发展和正常经营提供可追溯的书面依据，特制定本制度。 一、立卷 1、根据档案类型分设专（兼）职人员进行档案的管理工作；档案管理人员应及时将已归档的文件依据其类别存放于相应档案组内，并在档案收发登记簿上做好接收与存放记录。 2、为统一档案模式，保证案卷质量，档案管理人员负责案卷的组卷与编目工作。 3、公司各部门处理完毕或批存的文件材料，按要求及时上报管理部。 4、案卷立卷应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用的原则。 5、归档文件应将其正本与附件、请示与批复、转发文件与原件分别立于一卷内，不得分开。绝密文件单独立卷，少数普通文件如与绝密文件有密切联系，可随同绝密文件一同立卷。 6、不同年度的文件无特殊情况下，应按年度分别立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年度立卷；跨年度的总结放在后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议召开年立卷。 7、文件的排列：联系紧密的文件材料依序排列（请示在前，批复在后，正件在前，附件在后等），其他文件材料的排列应保持其一定联系性。 8、卷内文件材料必须应依次按序编写页号。 9、案卷应按规定格式逐一填写卷内文件目录，要求字迹工整，卷内目录放于卷首。 二、归档 1、归档的文书包括： 1）公司与有关单位的各种协议书、合同等； 2）公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩及全公司的各项规章制度）； 3）公司制订的工作计划、总结； 4）以公司及各部门名义的发文； 5）其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。 2、归档日期 归档文书应在其签订、下发或审批结束后，三日内完成归档。 3、归档要求 1）各部门根据公司整体要求及本部门自身特点，由指定人员认真做好档案先期保存工作，各部门负责人应做好检查督导工作。 2）公司应经常检查、抽查档案保管情况，发现问题及时处理。 3）各部门负责人应经常与档案管理人员沟通，及时处理现存档案管理问题。 三、借阅 1、借阅档案（含文件、材料）必须在档案借阅登记簿上登记，秘密级以上的档案文件须主管经理批准后方能借阅。 2、案卷只可在档案室或办公室内查阅，未归档的文件及资料亦不可带出公司。 3、借阅期限不得超过一周，按要求及时归还，如需再借应办理续借手续。 4、借阅档案人员必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散，不得转借他人或损坏。否则，追究当事人及相关人员责任。 5、借阅档案交还时，档案管理人员必须认真检查，如有无遗失或损坏，及时处理或上报相关领导。 6、借出的档案资料，因保管不善丢失时，要及时追查，并追究相关责任人责任，同时报主管部门及时处理。 7、公司内有关部门因工作需长期使用的归档文件，经档案保存部门负责人同意，由相关部门复制，登记后发放。 8、外单位借阅、摘抄档案，应持单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能随意将档案带离公司。 四、日常管理 1、档案管理员应建立档案文件和资料清单，以备在交接时办理签收、移交手续。 2、编制统一的档案分类说明书及档案总目录，并按规定分类，按顺序逐一编号、登记造册、编制分目录，分别保存。 3、归档文件应在归档时确定保存期限，具体要求如下： 1）物业接管验收所有文件（图纸、文件、资料等）长期保存； 2）物业管理企业所辖小区内所有业主档案、与原业主有关资料等长期保存； 3）各类证照、荣誉证书、所获奖牌、奖杯、证件、证明等长期保存，如有效 期满应予更换的则应保存其复制件； 4）与外单位签订的所有合同、协议等合同期满两年后，另有售后服务的据其实 际情况做相应处理； 5）各种法规、条例、标准保存至失效半年后，且另有已存的新规定代替为止。 4、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者需求，掌握利用规律，需要时能及时调出。 5、当归档文件到达规定存期时，应予撤消归档。 6、撤消归档的文件、档案，由档案管理人员编制撤消清册并填写《文件作废与销毁清单》，报公司领导及有关人员会审批准后销毁，销毁的档案清单由档案管理人员保存。 7、认真履行档案安全保密职责，做好档案流失的防护工作。 8、注意档案室的通风，做好档案室的防火、防潮、防虫害等防护工作，保证档案正常使用。