电子邮件18法分析和总结.docx

第 第 PAGE 1 页 共 2 页 电子邮件 18 法 互联网 先写内容再填 E-mail 地址： 请写完电子邮件后，才输入收件人的电子邮箱。这样往往使你免于尴尬——给对方发送一封空白邮件，或发错了对象，或发了一封写了一半的邮件。 不要反复出现头衔： 要是给一位近在咫尺的同事发邮件，你不需要在邮件结尾处写上你的头衔等所有内容。要是你给自己的电子邮件设定了自动签名，请记住在与熟人交流时，花几秒钟删掉头衔等等。 不要过度依赖电子邮件： 如果一件事很急，这时不要过度依赖电子邮件，要运用其他的交流方式。因为，没有一个人会全天 24 小时坐在电脑旁，等候你的来信。 先上传附件： 要是传文件，写邮件之前请上传附件。这样就能避免发一封没有附件的邮件不得不再发一次， 还要为自己的失误而道歉。 不要草草了事： 有的人认为写电子邮件不必像写信那样正式，往往会出现错别字。其实，这是对自己的不尊重， 要清楚，通过错别字，对方会认为你不认真，做事轻率。 不要错发附件： 再次谈一谈附件，有时，在发邮件之前的那一刻，我们觉得附件的内容需要修改。这时，别忘了把前一版的附件删除，再上传新版附件。我在工作中，有时会收到同一个文件的两个版本，觉得 很突兀。 不要立即询问： 发了邮件后，不要只过了 30 秒钟就给收件人打电话，询问对方是否收到邮件。如果他们收到了， 对方会在方便的时候回复的，这就是电子邮件的规则。 不要触犯公司的电子邮件政策： 许多公司都设定了垃圾邮件防火墙，比如带黄色的字词，记得一定要了解公司的这些政策，不然，邮件被屏蔽了还在为对方没有回邮件而烦恼。 不要忘了上下文： 即便你在一小时前与某人谈论了某件事，要是写电子邮件，你也要在邮件中重新提醒对方。因为，我们都是网络时代的工作者，手头有n 个任务要做，也很容易忘记自己处理了哪些事。 不转发无用邮件： 工作多年，我收到很多转发来的电子邮件与工作无关，大多是一则笑话，有时是友好的问候。请记住，在转发这类电子邮件时，不要使用工作电子邮件。 记得基本问候语： 公司的电子邮件并不意味着公事公办，信件的开头最好还是加上“你好”两字，结尾落上“谢谢”。还有，写电子邮件时，记得写上收件人的名字。 不要生气时写电子邮件： 生气时写的电子邮件通常会产生无法挽回的错误，这可是经验之谈。实在不行，生气时先写信， 然后保存，第二天早上再看一看，确定发不发。 不频繁使用“暗抄送”： 虽然“暗抄送”讲述的是你与收件人之间的秘密，实际上这种秘密很少存在。我曾给一位同事用“暗抄送”分享工作感受，不料，几天后，这封信又返回到了我的电子邮箱。这件事让我郁闷了 好些天，不知道有多少人收到了这封信，我再也不敢相信“暗抄送”了，更不敢相信第一位分享过 我的秘密的同事。 记得更换主题： 在工作中，我们经常会跟客户或同事就某一个事进行多次的邮件往来，这时，我们在接到邮件时，通常都使用“回复”，主题就成了“Re: Re:”。但是，一旦我们要改变交谈的事件，就需要更改主题的内容，这样既便于交流，也便于电子邮件的整理。 浏览新信息后再回复： 上班的人都希望休假，但是休完长假后，请看完所有的电子邮件后再回复。这个观点也许被你接受，但是，有时有的工作已经被你的同事完成，如果你急于回复，会产生不必要的误解。这时， 你需要花一定的时间进行解释，这就浪费了大家的时间。 不要漏人： 如果你接到一封邮件，上面列有很多收件人，在回复的时候，请记住不要轻易删除一个或多个人，除非你有重要的原因这样做。不然，这样的邮件也会导致不必要的麻烦，至少表示出你不尊重 这个被漏掉的人。 主题很重要： 我们的收件箱都是满满的，你需要在主题上做点文章，有些创意，这样才能引起收件人的兴趣。在写主题时，一定要有明确的意思，这样才会使得邮件看起来很重要。 不要轻易“全回复”： 使用电子邮件时，“全部回复”是重量级炸弹，不要轻易使用！如果用的不好，轻则会损害你与同事之间的关系，重则让上司讨厌你。用“全部回复”前请三思。