六西格玛社团财务流程改造.ppt

LOGO COMPANY LOGOTYPE INSERT LOGO COMPANY LOGOTYPE INSERT LOGO COMPANY LOGOTYPE INSERT LOGO COMPANY LOGOTYPE INSERT LOGO COMPANY LOGOTYPE INSERT 改善项目：社团经费申请 第一页，共三十页。 项目设计步骤 项目名称的确定 项目背景的介绍 1 2 3 4 5 6 7 六西格玛项目设计 第二页，共三十页。 社团因素 Corporation 社联财务部门因素 Treasurer’s Department 个人因素 Person 一.项目名称的确定 项目选定的原因 第三页，共三十页。 1）社团财务部门方面 社团财务部门人员流动率高，变更速度快，人员不足，对于财务管理流程认识度较低，社团经费申请的细则不了解导致效率低下，社团对财务管理存在一定不满。 2）社联财务监控部门方面 针对社团经费申请的财务流程规定较为繁杂，审批人员数量多，历时时间长，同时财务部工作复杂繁多，财务部门工作人员仅有11人，难以应付全校五十四个社团的工作压力。 3）项目负责人方面 担任管理学校所有社团财务情况的财务部副部长，就读人力资源管理专业，并非科班出身，但是经过两年的工作实践经验，对于社团的财务管理工作具有较为深入的了解和认知。 二、项目背景介绍 第四页，共三十页。 3.1 项目描述 我院校社联财务监控部作为管理学校所有社团的唯一校级财务管理部门，需要对社团的保管金、自留金和发展金进行日常管理，其中社团活动经费申请为财务部门主要负责的工作之一。 社团收取的会员费将按一定比例被分为三部分，社团自身保管自留金，发展金作为社联活动管理经费，保管金由财务监控部门暂为保管。因此社团每次举办活动都需要向财务监控部申请保管金作为活动经费。 由于社团经费申请过程冗长繁杂，人员工作量大，社团财务人员难以适应活动经费申请体制，因此本项目旨在精简申请经费的流程，明确具体有关细则，将流程制度化、科学化和合理化，最终达到提高申请效率，降低社团与社联财务部人员的工作量，减少工作负担，增强社团财务人员熟练度和财务监控部威信度的效果。 三、项目描述与定义（D ) 第五页，共三十页。 3.2 项目风险 （1）社团财务部门方面 社团数量多，存在的问题各不相同而导致项目目标无法显现。同时社团工作人员流动率大，测量难度较大，信息传达不对称，改善新制度下达存在一定滞后性。 （2）指导老师和财务监控部方面 指导老师对于新制度新流程的认可程度可能不高，导致项目的改善计划无法实施。而项目的改善工作可能会导致财务监控部门工作量的增加，影响部门正常的工作运转。 （3）项目负责人方面 由于项目负责人并非财务管理或者是会计专业出身，对于财务管理知识有限，处理项目经验少，可能存在经费申请流程制度改善的不合理的地方。同时项目负责人除了日常学习、考证外，还参加学术调研比赛，工作较为繁忙，是否能兼顾并保证项目进程是一个问题。 三、项目描述与定义（D ) 第六页，共三十页。 3.3社团经费申请宏观流程图 财务监控部部长 审核第一关 社联指导老师 审核第二关 社联主席 审核第三关 社团财务人员上交活动经费申请表 财务监控部干事 三、项目描述与定义（D ) 1.上交表格 2.提交表格 3.信息反馈 4.信息反馈 第七页，共三十页。 三、项目描述与定义（D ) Entitlement goal baseline 消除财务部人员工作的疲惫和消极情绪 提高社团对财务监控部的满意度 减少社团经费申请的流程时间 3.4项 目 目 标 第八页，共三十页。 3.5 团队成员 三、项目描述与定义（D ) 指导老师：某老师 （项目支持者） B社团财务部 (项目OWER） C社团财务部 (项目OWER） D社团财务部 (项目OWER） 校社联财务监控部 (项目主要支持者） 项目负责人： A社团财务部 (项目OWER） …… 备注：余下社团省略表示 第九页，共三十页。 3.6 项目流程具体时间安排 时间 Define October November Measure Analyze Improve Control December 开始日期:12.10.01 完成日期:12.10.05 开始日期:12.12.13 完成日期:12.12.31 开始日期:12.11.26 完成日期:12.12.12 开始日期:12.11.01 完成日期:12.11.25 开始日期:12.10.06 完成日期:12.10.31 October November 三、项目描述与定义（D )