公司采购信息管理系统.docx

公司采购信息管理系统时间： 年 公司采购信息管理系统 时间： 年 月 PAGE PAGE 10 项目名称：采购管理平台 一、采购信息化的现状和存在的问题 1、采购、库房数据脱节： 目前，美国仓仓库使用了 WMS 系统。虽然通过系统相应功能的应用，对商品出入库业务和流程进行了规范和管理。但是由于业务前端的采购人员和财务人员没有使用相应的信息化工具，造成采购部门、财务部门和仓库的数据不能及时共享、单据重复录入以及采购、财务、仓库三个部门对账困难等现象，不仅给工作带来了很大的影响，也使得采购成本无法准确的得到管控。 2、采购管理系统缺失，不能完全满足业务发展需要 现有的信息化系统，采购部分缺少财务部分缺少应付款管理模块，从而财务与采购的资金流信息断开，采购的应付款、付款数据不能及时更新、查询，需要新增加应付款管理模块才能满足当前业务管理的需要。 3、现有系统业务模式存在漏洞 由于现有系统业务上只有库存管理系统和订单管理系统，对于采购成本无法及时的进行记录和分析，对于成本管控可能会造成严重的管理漏洞。 二、项目目标和预期效益 本次采购管理系统实施的目标是： 1、补充完善业务完整闭环中缺少的模块：供应商管理、采购管理、应付款管理，通过采购管理系统的实施以及和 WMS 系统的对接，实现采购、库房、财务之间完整的物流、资金流、信息流的实时传递和有效共享。使目前业务通过采购信息化的完善达到管理体制的改进实现对交付商品质量、成本与风险的全局控制，提升企业竞争力。 2、通过采购管理系统的实施，实现完整的采购业务流程管理：采购申请-采购订单-采购到货-采购入库-采购发票-采购付款-财务凭证 3、通过采购系统到货、和 WMS 系统入库两个环节的分开处理，实现到货后、入库前的信息记录，填补这一潜在的管理漏洞。 通过以上举措，真正完善公司的信息化管理系统，从而使公司信息化水平达同行业管理先进水平，实现企业资源计划、财务管理、供应链管理的有效统一，可以系统地利用信息化网络平台,打造高效信息管理企业，同时实现以下预期的效益： 通过信息在企业各部门的快速传递和各管理环节对信息的响应，预防和及时发现管理瓶颈，优化资源调度，降低运营成本，提高企业对市场的响应速度。从而提升企业的竞争力。 加强公司财务管理、通过资金流、物流、票据流、信息流的有效链接，理顺公司的业务流程及信息数据流程，及时提供准确的企业经营状况及分析预测资料，为经营者提供真实、准确的辅助决策数据。 加快信息数据的更改传递，实现采购、财务、库房等部门信息共享，避免多次、多人更改造成的人为错误，减少不必要的运营成本。使业务数据能够迅速转化企业信息，提高企业核心竞争力。 通过建立完善的采购管理体系、仓储物流管理体系，通过与财务体系的有效集成，进一步规范并完善企业的综合管理体系，使之全面反映公司在长期经营运作过程当中总结出的管理精华，并通过动态可控的信息系统进一步优化、发展管理实践和管理精华，使其成为企业智慧资产的重要组成部分。 三、 系统模型及功能架构： 采购管理模型 4 4 3 采购协同 2 采购执行管理 1 采购策略管理 Values 采购策略管理 品类管理、供应商管理、战略寻源、开支分析、预算管理 采购执行管理 申请（计划）管理、订单管理、收货管理、发票管理、付款管理 采购协同 寻源协同、订单协同、送货协同、财务协同 Values 降低成本、提高效率、保证供应、增强管控、规范流程 采购系统业务模型 采购系统功能架构 功能架构分两大部分：采购策略管理和采购执行管理 采购策略管理：供应商管理、战略寻源、品类管理、预算管理、开支分析采购执行管理：申请管理、订单管理、收货管理、发票管理、付款管理 四、 采购管理系统功能需求 采购执行管理 采购执行管理可以提供请购、询报价、订货、收货、开票的完整采购流程，支持普通采购、受托代销、固定资产等多种类型的采购业务。 采购执行管理涵盖了供应商管理，价格管控，采购过程，采购成本计算以及大量采购分析和统计。 采购申请管理：从源头控制采购需求和计划，最大限度减少不合理的采购情况，规范采购申请过程，减少人为干预而造成的损失。满足美国仓库多种采购途径产生的采购需求。可以提升工作效率和采购计划准确性，降低采购资金占用。 功能需求： 多途径产生采购申请 申请审批流程进行管控 可按照物料，供应商信息进行采购申请合并 支持采购价格及历史价格、库存查询 提供价格管理，可以按供应商、物料、数量、时间设定价格； 提供订单变更功能 采购订单管理：完整的订单管理功能，可有效的规范采购订单作业流程，提高采购业 务处理效率。同时提供严格的价格管理、订单按比例允收控制等多种控制方式，帮助管理人员有效的管理采购业务。 功能需求： 提供统一格式的订单申请 订单审批流程进行管控 支持合并 PR 下单