电子档案单套管理一般要求.docVIP

电子档案单套管理一般要求 1范围 本文件确立了电子档案单套管理的基本原则,规定了实现单套管理需要在制度建设、系统建设、资源建设与管理、安全管理等方面达到的要求,提出了可行性评估的方式、方法。 本文件适用于机关、团体、企事业单位和其他组织对电子档案单套管理,以及对本单位实行电子档案单套管理的可行性评价。 2规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于 本文件。 GB/T8567计算机软件文档编制规范 GB/T18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T22240—2020信息安全技术网络安全等级保护定级指南 GB/T26163.1—2010信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分:原则 GB/T29194—2012电子文件管理系统通用功能要求 GB/T33190—2016电子文件存储与交换格式版式文档 GB/T33476(所有部分)党政机关电子公文格式规范 GB/T33480—2016党政机关电子公文元数据规范 DA/T22—2015归档文件整理规则 DA/T46—2009文书类电子文件元数据方案 DA/T54—2014照片类电子档案元数据方案 DA/T63—2017录音录像类电子档案元数据方案 DA/T70—2018文书类电子档案检测一般要求 3术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 电子文件electronicdocument 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景信息组成。 [来源:GB/T18894—2016,3.1] 3.2 电子档案electronicrecord;archivalelectronicrecord 具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件(3.1)。 [来源:GB/T18894—2016,3.2] 3.3 电子档案单套管理singlesetfilingmanagementofelectronicrecords 仅以电子形式归档电子文件和管理电子档案的方式。 3.4 办公自动化系统officeautomationsystem 一种用于集成办公活动的信息处理系统。 示例:电子政务系统等用于形成、处理和维护电子文件(3.1)的计算机信息系统。 [来源:GB/T5271.27--2001,27.01.02,有修改] 3.5 业务系统businesssystem 形成或管理机构活动数据的计算机信息统。 示例:电子商务系统、财务系统、人力资源管理系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统,通常这些系统内部设置相关子系统用于形成、处理和维护电子文件(3.1)。 [来源:DA/T58—2014,2.3,有修改] 3.6 电子档案管理系统electronicrecordsmanagementsystem 对电子文件(3.1)、电子档案(3.2)进行采集、维护、利用和处置的计算机信息系统。 注:电子档案管理系统通常用于电子档案(3.2)形成单位,更注重对电子档案(3.2)的管理。系统通过维护元数据(3.7)及电子档案(3.2)之间的联系,支持电子档案(3.2)作为证据的价值。 [来源:DA/T58—2014,2.5,有修改] 3.7 元数据metadata 描述电子文件(3.1)、电子档案(3.2)的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。 [来源:DA/T58—2014,2.16,有修改] 3.8 电子签名electronicsignature 以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。 [来源:DA/T58—2014,2.23,有修改] 4总体原则和要求 4.1整体系统原则 电子档案单套管理是一项整体性、系统性工作,实行电子档案单套管理应在达到前置性条件(见第5章)的情况下,同时满足制度建设要求、系统建设要求、资源建设与管理要求、安全管理要求,并通过可行性评估。 4.2来源可靠原则 实行单套管理的电子档案应由经过授权和确认的法定形成者,在既定的业务活动中,在特定的时间,通过安全可信的系统或电子设备形成。 4.3程序规范原则 电子档案单套管理应明确管理和技术要求,加强电子文件形成、归档和电子档案保存、利用、鉴定、销毁全过程规范化控制,确保各环节程序规范,符合标准规范要求。 4.4要素合规原则 电子档案的内容数据、元数据均应符合相关标准要求,各组成要素齐全、完整、规范、可读。 4.5安全管理原则 电子档案单套管理应建立健全安全管理体系,采取措施保证电子档案在安全可信环境下管理