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公司公文管理制度规定 一、总则 为加强公司内部管理，规范公司公文管理行为，以确保公文的安全性、完整性和及时性，促进公司的工作进展，制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司内部所有公文管理，包括但不限于文件、报告、通知、函件等。 三、公文管理程序 新建公文： 相关人员首先要确定公文的文种、格式和内容； 确定起草人、审核人和批准人； 起草人按规定写好公文草稿，并提交到审核人审核； 审核人审核后将公文提交至批准人审批。 公文会签： 涉及部门应会签公文，并同时提出意见，意见内容需在公文提交前完成。会签后将公文分别送交审核人、签发人和部门负责人处理。 公文签发： 批准人确认并签署后，交由签发人进行签发； 签发人核对公文内容无误后，对公文进行编号、记录和抄送遵照相关规定进行； 归档完成后，将公文予以发送，同时通过公司公文平台备份。 公文署名： 公文需要按规范的格式署名，意见不统一的情况下，应及时进行商讨解决。 公文备份： 所有公文均需要进行数字化备份，以确保公文的安全性和完整性。 四、公文的保密、加密和解密 公文保密 公文的保密级别包括绝密、机密、秘密、内部、一般等级。各级别的保密要求请参见公司保密管理规定。 公文加密 涉及到加密保密的公文均需采用公司规定的保密技术进行加密。 公文解密 公文解密需要遵守公司的安全操作规定，员工在进行解密前必须进行身份认证。 五、公文的归档与保存 公文的归档 公文归档应建立、完善公司公文归档管理制度。 公文的保存 公文的保存方式包括实体存档和电子存档两种。 实体存档： 要求在公文正式送达后五个工作日内完成实体存档； 待规定保存期满后，进行定期归档并进行销毁。 电子存档： 公文归档管理人员应采用合法、规范的科技手段完成数字化照片化。公文保存时间不少于规定保存期限； 公文电子存档应运用电子认证及加密等技术，进行安全保护。 六、公文查询和销毁 公文查询 归档管理人员或相关人员可以查询公文，但必须经过管理人员的授权。 公文销毁 公文销毁应在规定保存期限到期后进行。涉密公文的销毁应严格遵守保密管理规定，在保证有效销毁的同时保证保密。 七、违规处理 违反公司公文管理制度规定的行为，应根据公司相关制度进行相应违规处理。 八、附则 本制度由公司文件管理部门负责解释。本规定的解释、修改及更新均须得到公司领导的批准。对于本制度未规定处置的问题，按照相关法律法规及公司相关规定执行。