论电子文件与纸质文件管理间的融会贯通.docxVIP

? ? 论电子文件与纸质文件管理间的融会贯通 ? ? 华威娟 【Summary】文件本身的发展与变化是一种历史的不可抗力，随之而来的文件管理的变化则需要档案工作者的主动应对。如何在电子文件与纸质文件间相互共存、影响的情况下，将这两者的管理方法融会贯通，成为当下档案管理工作者所面临的一项难题、挑战和机遇。 【Key】共存；影响；融会贯通 在信息化程度高速发展的当今社会，计算机技术得到了越来越广泛的应用，大批的电子文件应运而生，成为我们日常生活、工作中不可或缺的一部分。尤其是在新兴的高新技术企业中，各类电子文件更是重中之重，与此同时，作为最原始，也是最基础的纸质文件依旧占领着一席之地。这两者的关系既相互共存，又不停地磨合、影响，从而给档案管理人员提出了新的挑战。 一、纸质文件与电子文件的概念及来源 纸质文件是指以纸张作为载体的一种文件。纸张是中国古代四大发明之一，纸质文件最先产生在中国。东汉时已经开始用纸张书写文件，魏晋以后纸质文件逐渐增多，但官府公文仍以简为主。到东晋末叶，公元403年底，桓玄代晋自立，下令公文全部用纸书写。他在诏令中说：“古无纸，故用简，非主于敬也。今诸用简者，皆以黄纸代之。”从此纸质档案大量产生。从4世纪到17世纪末，中国造纸术先后传入越南、朝鲜、日本、阿拉伯国家、欧洲各国、美洲大陆，乃至全世界，促进了世界檔案事业的发展。纸质文件优点较多，便于管理和利用。 电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件与以往记录方式、记录载体的变化相比有着更深刻、更广泛、更具实质性的含义和意义。 从1946年第一台电子计算机诞生至现在，只有短短的60多年，电子计算机运用广泛，成为电子文件产生的主要工具。电子文件是20世纪90年代初开始使用的一个词汇。国外最早提出这一概念的是1988年美国纽约州档案馆出版的一本题为《纽约州政府管理和保护电子文件战略规划》的报告。也就是说，使用电子文件这一概念在发达国家也不过才20多年。 二、电子文件与纸质文件的共存关系 每份电子文件自它诞生之日起，都将会与纸质文件共存一段时间。 或是先有纸质文件，之后根据存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本（常见于各类合同文件的扫描等情况），这就是纸质文件的转化。纸质文件的转化通常有两种情况：一是单位收到外来文件后立即转化，使文件在流转过程中就具有纸质和电子两种版本。二是对已经归档的纸质档案实施转化，文件流转完成后才有两种版本；或是在业务活动中用计算机直接生成电子文件，但出于对文件的法律效率要求或书面阅读的需要，又将电子文件转换成纸质文件（例如各类会议纪要及公文等）。这种转换也有两种类型：一是在计算机系统中完成文件制作后，通过网络（电子邮件、办公自动化等）发送，传输的电子文件被接收后，以纸质文件形式输出生效，从而使文件在流转过程中即有两种版本。二是在归档时或归档后为电子文件制作备份。在这种情况下，文件在流转完成后才有两种版本。根据上述两种情况，可以把纸质文件与电子文件的共存状态分为“双套制”和“双轨制”两种类型。 所谓双套制，是指文件归档后二者的共存，亦称为“双套归档”。双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行电子转化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。 所谓双轨制，是指在文件生成、运转过程中二者的共存，即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的单位在文件进入流转过程时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然在流转结束后，双轨制大多导致双套归档。因此可以说，双轨制是比双套制更全面、深入、进步的管理形式，双轨制通常包含了双套制。 无论是双套制还是双轨制，都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的。但是双套制是后端共存，电子文件基本上可以看作是纸质文件的电子副本，它的“文件”属性和证据力是不完整的。而双轨制是全程共存，电子文件也是“原始文本”，生成时即具有效力，参与相关的事务处理。 三、电子文件与纸质文件管理的互相影响 由于电子文件的产生，纸质文件管理的方法开始发生变化，主要表现为以下几方面： （一）电子文件管理简化了纸质文件管理的流程。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用，其他部门可以通过借阅审批后直接在网上调用，无须到办文部门查阅原始文本，因此，文件形成部门可以在文件流程完结后即时进行归档。这就使得业务人员可以将文件阶段、档案阶段的管理任务统筹安排，并尽可能提前在文件生成初期所需要完成的工作时间。纸质文件的随时归档不仅减轻了各业务部门保管文件的压力，也减少了个人存放文件保管不善等问题，提高了归档齐全率。 提前归档使档案部