项目二文书处理.ppt

催 办的方式⑴电话催办⑵当面催办（登门催办）⑶信函催办⑷使用“文件催办单”催办（催办卡催办）⑸开会催办。 催办的要求（怎样做好 催办工作）⑴要有专人负责。⑵建立催办制度。⑶加强检查汇报。 第六十三页，共一百二十八页。 （八）注 办 注办也称为留注，是指在文件办理完毕后将其承办情况和结果在文件处理单上进行注明的工作。 注办的内容：即对需办复的文件，由承办人注明是否已经办复、复文字号、日期。 注办的要求：注办必须及时，在对文件阅读或承办完毕立即进行。 注 办 定 义 第六十四页，共一百二十八页。 1、收文的实质； 2、收文流程； 3、收文各环节操作要领。 本节知识应用 应 用 知 识 点 第六十五页，共一百二十八页。 情景任务回放 舒美服饰有限公司的张秘书收到一份市政府的通知。通知说明将在12月8号组织召开冬季防火工作会议，要求全市所有大中型企业派主要负责人参加，并且要准备好相应的汇报材料，通知还特别提到如果发现在这次会议中出现无故缺席或汇报材料不详细的企业，将给予一定的处分。张秘书粗略一看标题，认为是常规性的工作安排，跟总经理直接说就可以了，因此没有把文件交给总经理过目，而是直接放进了档案盒…… 文件作为各单位行使职能的重要工具，频繁进出于各组织各单位，作为秘书，收到文件后该如何规范处理呢？ 情景任务 第六十六页，共一百二十八页。 情景后续 12月7号，张秘书向总经理汇报：钱总，明天下午2：30你有个会，是市政府组织召开的冬季防火会议。 钱总：我明天有个重要的客户要见，你让赵副总去一下。 张秘书：好的，我去通知赵副总。 赵副总一听是冬季防火会议，随口问了句：“要汇报吗？” 张秘书一听愣住了，“汇报，这个，我想想，哎呀，好象是有说要汇报什么的，我没太在意，以为是常规例会呢。” “赶紧核实一下”赵副总果断地说。张秘书飞快地冲进办公室，一阵翻箱倒柜后，终于找到那份文件，一边阅读一边想：“坏了，坏了，把这么重要的内容忽略了，影响公司声誉可怎么好？”他把这份文件复印了几份，给钱总和赵副总人手一份，并主动承认自己的过失，表示愿意加班把材料赶出来。钱总和赵副总虽然很震惊，但想想现在也不是发脾气的时候，应付难题才是上策，便马上组织召开公司紧急会议，共同研讨汇报材料的内容，经过大家的共同努力，终于在中午的时候完成了汇报材料的写作。 第六十七页，共一百二十八页。 情景任务 1、张秘书为什么会出现这样的失误？如果你是张秘书将按怎样的程序处理市政府的这份通知？ 2、请小组组员简单模拟张秘书的收文处理过程。 第六十八页，共一百二十八页。 任务小结 张秘书收文处理的规范动作： 1、登记——收文登记簿 2、审核——此文是否需要审核呢？ 3、拟办 拟交行政部撰拟汇报材料，参会人由赵副总指派。 拟交行政部牵头办理。赵副总全面负责。 提交 4、批办 同意拟办意见。另，请行政部本周内完成公司防火工作自查，确保安全工作落实到位。 5、承办 落实事项：汇报材料的完成 防火工作自查与完善 落实参会人 6、催办 办公室秘书如何催办赵副总？ 7、（注办）赵副总如期参会并发言。 公文处理单？ 公文监控人？ 第六十九页，共一百二十八页。 任务三：文书传阅 学习目标： 了解文书传阅的要求 掌握文书传阅的流程 掌握文书传阅的方法 能够正确进行文件传阅 第七十页，共一百二十八页。 情景任务 舒美服饰公司（苏州分公司）于2011年12月1号收到集团总部下发《关于加强冬季防火工作的通知》1份。秘书李芸该如何处理这份收文呢？ 第七十一页，共一百二十八页。 情景分析 企事业单位每天都会收到一定量的公文。有的需要及时办理，有的需要传阅。做好文书的传阅是秘书的日常工作之一。 第七十二页，共一百二十八页。 任务分析 ——怎样完成传阅任务呢？ 其一，要明确文书传阅的范围 其二，要确定完成传阅所采用的方法