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PAGE 12 PAGE 1 杭挂企业 会议管理制度 2006年7月  目录 第一章 总则 1 第二章 会议管理部门 1 第三章 会议管理 1 第四章 考核规定 3 第五章 附则 3 PAGE 12 总则 目的 为规范杭挂企业会议管理制度，缩减会议规模，提高会议管理效率,保证会议质量，更好地提升集团总部经营管理水平，特制定本办法。 适用范围 本办法适用于集团总部级会议的管理，子公司级的会议管理规定参照本办法执行。 会议体系及会议设计： 集团总部会议管理体系设置两个层次,即集团总部级和子公司级。其中集团总部级会议设置董事会会议、总裁办公会、专业工作会议、部门类会议（集团总部会议管理体系图见附件一）；子公司会议设置管理类会议和执行类会议（子公司会议管理体系图见附件二）。 会议管理部门 集团办公室为集团总部会议的归口管理部门，主要负责: 集团总部级和子公司级会议管理制度的制定和控制； 集团总部年度（中）经济工作会议的牵头组织工作； 集团总部管理工作会议的会议通知、议题及会议资料整理、会议记录、会议纪要等管理； 子公司级管理类会议纪要的收集与管理； 集团总部级会议纪律、会议效果评价和会议组合调整等工作； 负责有关会议精神的宣传； 负责集团总部级会议的服务。 会议的组织与管理 各会议组织单位负责各自会议的准备、会议过程管理、会议纪要、会议决议项调度等，相关会议议题、会议材料、会议纪要等报集团办公室备案。 会议管理 集团总部会议管理体系的设计和调整: 由集团总部集团办公室负责定期对集团总部当前的会议设置情况及会议管理情况进行评审，分年度和半年度对集团总部会议管理体系进行优化调整，各单位应严格按照集团总部设置的会议方案安排相关会议。会议安排表明确各类会议的召开时间、地点、参会人员、主持人等;会议时间原则上不作调整，各单位应提前做好准备，若因特殊原因需调整或需临时召开的会议，由会议组织部门提前提出，集团办公室平衡，集团总裁审批后方可调整。(每季度更新会议安排表，同时在集团总部内部网站上发布） 会前准备 会议通知及会议议题征集：会议组织部门确定会议具体时间、地点和参会人员, 根据会议类别提前2－4天下达正式参会通知，并同时向参会人员征集议题。 会议议题及资料准备: 会议组织部门应按会议功能对征集的议题进行把关、控制，杜绝非相关议题入会，同时会议组织单位还应对会议材料提前调度、商讨，对资料的可用性初步判断 会务准备: 为确保会议能顺利进行，由会议组织部门负责协调有关单位或人员准备好会场。 会间管理 会议纪律：参会人员因故不能按时参会应提前向会议组织单位和主持人请假，严禁无故旷会。会议组织部门在会议开始前，应首先检查和核对与会人员，并将到会（未到会）人员情况简要告知会议主持人。会议期间，参会人员必须关闭通讯工具。 会议记录：会议组织部门要安排专人做好会议记录，对于重要会议应做好详细记录，必要时可用录音设备录制会议召开过程及重要发言材料。（附件五） 会后管理 会议纪要：会议结束后，会议组织部门要在24小时内形成会议纪要，会议纪要要求言简意赅、讨论主题不漏项，并提炼出其中会议决议项目; 会议纪要经会议主持人审核、签发后要及时发放有关单位和人员.有关会议纪要格式见（附件六）。 会议资料汇总与归档：会议结束后，会议组织部门要及时把会议文件收集齐全，并定期送集团总部综合档案室归档，归档文件包括会议议程、会议材料、会议记录、会议纪要等。 会议宣贯: 会议结束时，组织单位应针对会议特点、会议类型提出传达贯彻的具体布置及要求。与会者也应准确、及时的做好相关会议的宣贯、学习工作。 会议决议项催办：为落实会议决定，各会议决议项责任人应严格按会议要求、时间进度完成会议决议，因特殊原因不能按时完成应提前向会议组织单位及项目指令人反馈；会议组织部门也应及时对会议决议项进行催办、调度，并在项目到期前将会议决议项目完成情况进行汇总、报指令人审定。有关会议决议项目调度反馈单格式见附件七。 考核规定 会议的考核与奖惩 不按集团总部统一设计的会议管理体系和会议召开计划安排或组织召开会议，各单位可拒绝参会，同时罚款会议组织部门负责人（）元/次。 因会议准备不充分，影响会议效果，达不到会议目的时，每次负激励会议组织部门（）元。 参会人员特殊原因不能参会时，应向会议主持人及组织部门请假，有无故迟到者罚款（）元/次，旷会者罚款（）元/次。 会议期间未关闭通讯工具，有扰乱会议秩序者罚款（）元/次。 会议决议项不能按期完成，又无延期申请时，负激励责任人（）元/次，并责令限期完成。 为便于模块管理，各单位应严格按本会议管理制度规定的模板、格式组织相关会议，包括会议通知、会议记录、会议纪要、会议决议项调度单等，有违反者罚款责任单位领导（）元/次。 附则 本制度由集团办公室负责解