酒店会议接待程序.docx

酒店会议接待程序 会议接待程序一、销售部接待程序： 销售部在获取客户在宾馆举办会议的信息后，应着手做以下工作： 1、及时与会务方负责人进行联络 清楚了解会议性质（属勘探局接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参加等）及内容（包 括：时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）； 若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向部门主管领导汇报情况，由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。 2、落实会议场地和房间数量 在会议洽谈协商的过程中，应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽 快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后，应向餐饮部、房务部 发出预留场地及房间的通知书。 3、商谈价格 当确认场地及客房的安排没有问题后，应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项 内容，应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。 价格政策是相对固定的，如超出自己的权限，应及时向主管领导请示。 4、签订会议协议，收取会议押金 当会务方已确认所有会议细节后，双方应根据要求及承诺签订会议协议，并依照协议收取相应的会 议押金； 5、下发会议接待通知单 签订好会议协议后，根据双方协商的具体内容和有关细节，填写会议接待通知单，经核对无误，下 发至各部门,并保存该次会议的档案； 6、会议接待 发出会议接待通知单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系，协调会场的布置，跟踪 会议进程； 7、会议结账 会议结束，若客户消费挂账，其帐务由销售部和财务部共同催收，餐饮部给予协助； 8、会议送别 恭送会务方领导及办会负责人，为宾客留下美好感受；同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人， 加深友情； 9、会议结束 会议结束，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户意见反馈至相关部门，同时销售部 应做好回忆资料的存档工作；对有新闻价值的会议接待活动，可撰稿送媒体发表。 二、房务部接待程序： 房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后，应做到： 1、会议接待的前期工作 （1）熟悉、了解会议接待通知单的内容； （2）了解结算方式，收费项目、联系人和费用签单人； 落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间，了解房间是否需要开通长途电话、撤酒水、加 床； 落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等； 落实参会嘉宾是否乘专梯，客人是否分批到达； 负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。 2、会议排房 按会议接待要求安排相应的房间，在房类资源充足的情况下，房间安排力求集中，同时也可选择安 排同类客房中处于最佳状态的房间。 3、会议空房 确认会议定房，落实好具体房间后，将预定内容输入电脑并确定房号。 4、会议嘉宾入住 在会议客人到店前一天，与销售部就会议接待用房事宜进行核实，至少前一天排房，做好一切 宾客入住前的准备工作； 会议宾客到达前，准备好房卡及团队会议分发一览表；对于重要客人，可将房卡、欢迎卡、登 记表等送到大堂副理处，由当值大堂副理在客人到达前检查房间，确保房间处于正常状态； （３）当会议宾客抵店后，按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续，并由行李员及时 运送客人的行李。若遇问题，及时与销售部会议接待负责人联系。 ５、会议嘉宾离店 （１）礼宾官接待信息，应及时协助客人收送行李； （２）前台收银处快速结账； （３）协助客人安排好车辆。 ６、关注重要宾客的消费习惯，收集整理客史资料。 三、餐饮部接待程序 餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后，应做到： １、会议接待前期工作 （１）做好记录，根据会议接待通知单，准确掌握会议的举办单位、时间、地点、人数、形式、接 待标准及有关特殊要求并将接待信息逐级传递； （２）根据会议接待通知单及会务方的要求，至少提前半天布置会场； （３）由宴会主管按宾馆服务标准和客户要求检察会前准备情况（会议通道是否畅通、会议设施的摆放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、服务人员的精神面貌等），发现问题立即整改， 力求没有疏漏； （４）提前两天跟进会务方及销售部会议联络人，确定会议茶歇、用餐餐标及特殊要求，并为会议 客人预留用餐场所。２、会议接待中 （１）安排优秀礼仪人员，在会议召开前４０分钟到场，引领参会嘉宾； （２）跟进会议服务及协助客人处理会间特殊事项； （３）协助销售部会议联络人及财务部收银员及时理清会议帐务，准备与会务方负责人结账。 ３、会议结束 （１）宴会服务人员跟进会议结帐工作； （２）帮助会议客人整理会议遗留物品。４、会议用餐及送别 （１）引领会议客人用餐，并提供优质服务； （２）做好餐饮帐务的结账工作。５、送别 （１）恭送会议客人，为宾客留下美好感受； （２