文件收发管理制度.doc

文件收发管理制度 文件收发管理规定 1、目的 为进一步加强公司各类文件资料的收发管理工作，使公司文件资料的收发管理工作更加规范化、制度化，提高工作效率，并明确职责;结合公司实际情况，制定本管理规范。 2、适用范围 公司所有文件资料，包括工程资料、图纸、内外部文件、函件等。 3、职责 公司所有文件资料，由公司各职能部门专人负责拟发、收集、整理后，统一交公司行政人事部档案室归档保管，具体操作根据《档案管理规定》标准执行; 4、发文管理规定及流程 4.1发文规定 4.1.1公司各类发文均由所属部门负责拟稿排版及校对，分管部门领导审核，总经理签发; 4.1.2所发文件必须由发文部门留存书面底稿、电子文本以作存档，并由部门专人建立文件收发登记台帐; 4.1.3所发文件必须履行文件呈批手续且要有相关拟稿人、审核人、签发人的签字方可发出，需加盖公章的文件另加填盖章申请单;由总经理签字后，财务部执行盖章; 4.1.4所有发文文件必须定期统一归档到公司档案室保管存档。 附表1:《发文流程图》 4.2发文字号编排 4.2.1以公司名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式: 发布年号(四位数)+顺序号(三位数); , 公司简称的大写英文缩写(XDCJ)+ , 以公司名义发文，统一由行政部负责拟文及编号，经相关部门领导审核，总经理批准后 发出; 4.2.2以部门名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式: 发文部门名称 发文字号编排 备注 开发部 XD01+(发布年号)(四位数)+文件分类+顺序号(三位数) 工程部 XD02+(发布年号)(四位数)+文件分类+顺序号(三位数) 设计部 XD03+(发布年号)(四位数)+文件分类+顺序号(三位数) 预算部 XD04+(发布年号)(四位数)+文件分类+顺序号(三位数) 销售部 XD05+(发布年号)(四位数)+文件分类+顺序号(三位数) 财务部 XD06+(发布年号)(四位数)+文件分类+顺序号(三位数) 行政人事部 XD07+(发布年号)(四位数)+文件分类+顺序号(三位数) 4.3文件分类 4.3.1制度、规定:根据公司经营管理的实际需要，由公司职能部门提出建立和完善的各类管理规章制度; 4.3.2决定:对重大事项做出的决定按排; 4.3.3通知:发布或公布公司各项制度，传达相关部门、人员或单位需要周知的事项; 4.3.4通报:表彰先进，批评错误，借以教育员工;传达重要精神或情况; 4.3.5通告:在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项; 4.3.6报告:下级向上级汇报工作，反映情况、提出建议意见或答复上级的询问; 4.3.7请示:向上级部门请求请示、批准; 4.3.8批复:答复相关部门(单位)的请示; 4.3.9意见:对相关问题提出意见或处理办法; 4.3.10函:相关部门(单位)之间的相互商洽工作、询问和答复问题或相关部门(单位)的请求批准和审批事项; 4.3.11会议纪要:记载和传达会议情况。 4.4发文格式 4.4.1以公司名义、部门名义加盖公章发文:统一使用A4纸，适用范围及格式如下: 公司全称(宋体二号字，加粗，居中) 文号(宋体小三号字，居中) 标题(宋体三号字，加粗，居中) 称谓:(宋体小三号字，左对齐) 正文(宋体四号字，开头空格四格后按正常排版) ******(正文)****** 结语(根据文件类别运用不同的结束语) 落款(公司全称，宋体四号字，右对齐) 日期(中文数字年月日，宋体四号字，位于落款下方中位处) (空格) 主题词:(宋体四号字，左对齐) 主送: 抄送: 公司全称+发文部门 ****年**月**日印发 共印**份 说明: 1、 以上格式适用于第4.3文件分类的第1—5点; 2、 属第4.3.1的去除格式中的称谓，主题词以下的内容; 3、 文件中如不需涉及主送及抄送对象的可去除二项内容; 4、 以上文件形成均需执行文件呈批手续方可发出; 5、 附表2:《文件呈批表》 4.4.2以部门名义加盖公章发文:统一使用A4纸，适用范围及格式如下: 公司全称(宋体二号字，加粗，居中) 文号(宋体小三号字，居中) 主送\呈报:(收文人\部门\单位;宋体四号字，左对齐) 拟文:(拟文人\部门\单位;宋体四号字，左对齐)日期:****年**月**日 主题:(事由\内容;宋体四号字，左对齐) 称谓:(宋体小三号字，左对齐) 正文(宋体四号字，开头空格四格后按正常排班) ******(正文)****** 结语(根据文件类别运用不同的结束语) 落款(行文部门，宋体四号字，右对齐) 日期(中文数字年月日，宋体四号字，位于落款下方中位处) (空格) 主题词:(宋体四号字，左对齐)