邮件收发服务方案.doc

邮件收发服务方案 1.1 服务目标： 设立专职人员，负责每天按时准确的将所有客户订阅的报刊、杂志、信件、包裹等送递至相关单位。提供各种商务服务。 1.2 人员要求： 1.2.1学历要求：具有高中及以上学历。 1.2.2外形要求：限女性，35岁以下，品貌端正，身高1.55米以上。 1.2.3工作经验：从事物业服务行业1年以上，有酒店服务经验优先。 1.2.4能力要求：熟练使用办公设备及电脑；协调性好。 1.2.5其它要求：身体健康，责任心强。 1.3 组织建构： 收发人员1人，由部门经理直接管理。 1.4 工作要求： 1.4.1着装仪容整洁、大方、统一、雅致。 1.4.2使用普通话，语言文明、语调亲切。 1.4.3熟悉办公大楼各区域分布情况，熟悉入驻公司名称。 1.4.4根据客户要求，为客户征订各类杂志、报刊。 1.4.5完成每日各类杂志、邮件、包裹的进出记录。 1.4.6确保报刊、邮件及时、高效的送至客户手中。 1.4.7为客户提供各类商务服务，满足客户临时需求。 1.5 工作量化标准： 1.5.1送达率100%。 1.5.2准确率100%。 1.5.3记录完整率100%。 1.6 工作内容： 1.6.1每日报刊需在当日10:00前送至客户单元内； 1.6.2确保挂号信、快递及包裹在收到的2小时内送至客户手里。若客户不在，需及时和本人联系并代为妥善保管； 1.6.3确保急件在收到的第一时间送至客户单元。若客户不在，需立刻和本人联系并代为妥善保管； 1.6.4平信、普邮当天送至客户手中； 1.6.5节假日邮件由总台人员代为保管。上班后及时和总台交接，随当日邮件一起送至客户单元内。（如果遇急件由总台人员在收到邮件的第一时间内联系客户，确保信息传达的及时性。）； 1.6.6提供邮件、包裹查询业务，对重要邮件或包裹进行适时跟踪； 1.6.7每日15:00开始对大楼待寄邮件、快递、包裹进行整理、分类、登记，并在17:30前统一寄发。有特殊要求的邮件做特殊处理； 1.6.8做好邮件的退理登记工作，收到退信后2个小时内通知本人； 1.6.8做好每日收发记录、及日常报表数据的统计工作； 1.6.9为客户提供邮件包裹的包装服务； 1.6.10为客户提供各类充值卡的代购服务； 1.6.11为客户提供植物的租摆联系及室内保洁服务； 1.6.12为客户提供旅游咨询、代订火车票、飞机票及旅游包车服务； 1.6.13为客户提供机场、车站接送服务； 1.6.14为客户提供代订鲜花服务； 1.6.15为客户提供打印、复印、扫描、传真等商务服务。 1.7 服务流程 1.7.1报刊订阅流程 a.客户到收发中心办理报刊订阅业务（也可由收发服务人员上门服务）； b.客户领取并在服务员的指导下规范填写报刊订阅单，订阅单一式三份，订户、收 订人、邮局各一份； c.收订人核对订阅单中报刊金额、数量、份数，订阅投递时间、单位、地址等； d.如上信息准确无误后核收资费，订阅人、收订人双方确认后签字； e.将订阅单用户联交予客户； f.待报刊投递期间，客户按照领取报刊流程进行接收报刊； 1.7.2领取杂志流程 a.外接口单位送达杂志； b.收发员核对杂志数量、质量，盖章签收后按照订阅单位、数量进行分拣、投递； c.收发员将杂志送至客户单元内； d.订阅人核对杂志数量、质量准确无误后在杂志签收单签字领取。 1.7.3领取报纸、国际国内平信、平常印刷品流程 a.外接口单位送达报纸； b.收发员核对报纸数量、质量，按照大报、小报及订阅单位、数量进行分拣、投递； c.各单位固定取报员领取报纸；d.报纸数量、质量不符时可与收发员进行沟通 1.7.4领取国内包裹、国际国内挂号信、挂号印刷品、保价包裹通知单、汇款单、汇款回执单流程? a.客户凭通知单及有效证件到收发中心领取；b.按照通知单信息在邮件查询单中查询相应记录； c.收发员核对领取人有效证件；d.在邮件领取查询单对应记录中确认、签字、领取； e.备注：给据邮件的领取可由他人代领，他人代领的同时出示代领人的有效证件。 1.7.5邮寄国际国内挂号信、挂号印刷品流程 a.客户到收发中心办理寄出挂号邮件业务； b.收发员询问用户邮寄情况，双人共验邮寄物品； c.符合邮寄标准后受理； d.收发员包装所邮寄邮件，客户按照国家书信格式规范填写地址后移交收发员； e.收发员对邮件进行称重，核收资费； f.收发员贴附等金额邮票，将挂号函件收据或挂号印刷品收据交予客户；g.备注：印刷品的范围是具有国家刊代号的书籍、报刊、杂志，凡光盘等物品均不 能按照信件邮寄。1.7.6邮寄国际国内平常信件流程 a.客户到收发中心办理寄出平信业务； b.收发员出售信封，客户将信件自行装入； c.客户按照国家