员工安全档案管理制度.docVIP

制药有限公司 文件名称：员工安全档案管理制度 （第1版） 文件编号 制订部门 生产部 总页数 共 2页 实施日期 起草人 审核人 批准人 起草日期 审核日期 批准日期 分发份数 12份 分发部门 生产部、质量部、财务部、办公室、车间、QA、QC、仓库、技术中心、工程中心、销售中心、供应中心、 1 主题内容与适用范围 本制度适用于本公司范围内所有员工安全培训、学习情况等资料的汇总管理。 2 目的 为加强员工档案管理，发挥档案资料的作用，提高档案管理水平，有效的保护利用档案，特制定本制度。 3 术语 员工安全档案，主要指员工入厂后所进行的各种安全培训和学习以及个人安全资料情况等的记录资料。 4 相关文件 SG01-16 《安全记录管理制度》 SG01-18 《安全文件管理制度》 5 职责 5.1各部门指定安全档案管理人员，负责安排汇总本部门人员的安全资料情况，及时进行更新。 5.2管理人员应按照有关规定做好档案材料的收集、整理、分类、归档等工作。 5.3管理人员应按照归档范围、要求，将档案材料按时归档。 5.3管理人员应当保证员工档案的完整性与有效性，及时更新。 5.4工程部与人力部具体负责员工安全档案的存档储存。 6 内容 6.1材料收集管理 6.1.1指定专人负责员工档案管理，材料收集由各部门档案管理人员负责，及时上交归档保存。 6.1.2各种员工的安全培训、安全学习等形成的材料，由主办部门负责收集、记录并交人力部备案。 6.2归档范围 6.2.1本公司员工安全培训和学习情况的证明、证书等和其它形式的资料。 6.2.2本公司员工的各种内、外部安全培训和学习的台帐、档案卡片等。 6.3档案的利用 6.3.1不得泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，进行追补。 6.3.2不准任意拆卷及抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容；要确保档案资料的完整及有效。 6.3.3必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线等。 6.3.4不准转借，必须一人一档、专人专用。 6.3.5档案资料用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员，不得员工个人持有。 6.4档案管理要求 6.4.1员工档案要及时规整存档、定期更新，保证完整性、有效性。 6.4.2员工档案具体由人力部负责存档，各部门整理的档案要及时上交人力部存入员工个人档案袋中。 6.4.3员工档案需一人一档，建立台帐，以便查询。 6.4.4员工档案信息要求内容准确、详细、真是、有效。 6.4.5员工安全档案需单独建档管理，务必确保一人一档，安全培训相关证明、考卷、证书复印件等资料在员工培训完毕后及时存档。 6.4.6特种作业人员及主要负责人档案需及时更新，可建立员工个人安全培训台帐以便查阅。 7 变更记录 1）第1版,建立公司安全标准化管理体系文件要求。