DA_T 14-2012全宗指南编制规范.pdf

ICS 01.140.20A 14DA备案号：38387—2013中华人民共和国档案行业标准DA/T 14—2012代替 DA/T 141994全宗指南编制规范Compiling method of guide to an archival fonds2012-11-15发布2013-01-01实施国家档案局发布 DA/T 14—2012前言本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草，本标准代替DA/T14-1994全宗指南编制规范本标准由国家档案局提出本标准由国家档案局归口，本标准起草单位：广东省档案局（馆）。本标准主要起草人张平安，本标准所代替标准的历次版本发布情况为：DA/T 14—1994,10 DA/T 14—2012引言全宗来源的背景、档案内容概要介绍以及其检索和查阅的有关信息，应规范为标准条目信息。这对于提高档案管理质量.方便对其的利用，有着重要的关系。为此，制定本标准以规范全宗指南编制的内容和体例，为准确采集和报道有关信息奠定基础。11 DA/T 14—2012全宗指南编制规范1范围本标准规定了全宗指南的编制细则，本标准适用于全案管理机构·包括档案馆和有全宗管理职能的档案室，编制介绍非全案形式格案的指南.参照本编制规范。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的.凡是注日期的引用文件.仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其股新版本（包括所有的修改单)适用于本文件。DA/T 12000档案工.作基本术评DA/T 3-1992档案馆指南编制规范DA/T 131994档编制规则3术语和定义3.1全宗fonds一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体3.2全宗号fonds number管理全宗的代码，由具备全宗管理权限的档案馆按全宗排架或收藏时间顺序流水编制，3.3全宗管理机构fonds manager具备全宗管理权限的档案筑或档案室3.4全宗构成者fonds constituting unit形成档案全案的国家机构、社会组织或个人，出称作立情单位，3.5检索工具finding aid用于存储、查找和报适档案信息的系统化文字福述工具，是日录、索引、指南等的统称，全宗指南的结构为段落式条目信息，由全宗指南名称、全宗来职简况，情案内容与或分介绍、检索查阅注意事项四部分组成。5全宗指南名称全宗指南名称由全宗号、全案构成者的名称（全称或通用简称)、“全宗指南、起止时间构成，并列成分之间用空格位分开。12 DA/T 14—2012示例：aJ211北享市计别委员会全宗潜b)R322 南山全常借射5.1全宗号照录档号四位全宗代码。第一位用汉语拼音字母.后三位用阿拉伯数字。5.2全宗构成者的名称全宗构成者的名称按全称书写，通用简称书写在全称后面的阅括号内。示例：中其中央纪律检委员会(中纪委)联合全案和汇集全案的全案构成者名称从其联合成汇集的全宗构或者实有名称。示例：中国其产变广东省真等院校党委广东容高等教育局5.2.1中华人民共和国成立前形成的档案全宗，全宗构成者的名称后应加括号注明政权名称限定词。示例：教育率(民国)b)重庆市民政局(民国)c)外交部(IC国E.伪)d)礼军(清)c)端力(清)冯至祥(R国)5.2.2全宗构成者所有曾用名称按时间顾序书写在全宗来源简况中。5.3起止时间必要时可使用朝年或其他特殊纪年方式表示.亦可以其一为主，另一为辅，为辅者加四括号书于为主者正下方。示例；a光绪三十二年至宜统三年( 1906- 1911 )6全宗来源简况列表登记下列依时间变化.记录和反映全案来源背景的内容，其顺序为：a)全宗构成者形成和职能：b)全宗构成者所有曾用名称；(3全宗管理机构和全宗档案数量；(p全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。个人全宗来源简况，登记其个人姓名、别名、生辛年月日、籍贯、职务、职称和个人主要经历、业绩、荣誉称号、家族简况以及全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。7档案内容与成分介绍7.1档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍，介绍内容包括：13 DA/T 14—2012a)反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的格案。b)反映全案构成者每个阶段中心工作或特殊T作所形成的档案c)具有重要历史价值和地方特色的格案，d)涉及具有全国和国际意义知名人物的档案。e)馆藏年代久运和特媒载体的档案7.2档案内容与成分介绍一般应按全宗内格案的实际分类体系，文字叙述全宗构成者基本职能和主要活动的内容.并列举文种名称。7.2.1以组织机构分类的档案全宗，分别简介机构基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称7.2.2以同题分类的案全宗，分别简介间题涉及的全案构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文