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招投标档案管理办法[最终版]
招投标档案管理办法
第一部分:总则
一、为规范招投标过程中的档案管理工作,加强对招投标活动的监督和管理,制定本办法。
二、本办法适用于所有进行招、投标活动的单位。
三、本办法所涉及的文件和资料,应当按照公开、透明、便于查询的原则,分类、编码、存档、传阅和销毁。
四、所有涉及招投标活动的人员,需严格遵守国家法律法规,遵循政策规定,自觉维护招投标活动的公平、公正、公开原则。
第二部分:招投标档案管理的基本要求
一、招投标活动分为招标文件准备、投标文件准备、开标和评标四个阶段,每个阶段应当制定相应的规范管理制度,明确责任与任务,保证招投标管理的规范有效。
二、在招标文件准备阶段,应当建立招标文件编制小组,明确工作任务,进行资料收集、整理、分类工作,编写招标文件。
三、在投标文件准备阶段,应当制定详细的投标文件编制规定,采取分类处理、分案负责,确保投标文件质量。
四、在开标和评标阶段,应当采取相应的资料分类、分案负责、数字化管理等先进技术手段,严格执行开标、评标程序,公平、公正地进行工作。
五、在开标和评标结束后,应当对招投标文件和相关材料、资料及其他证明材料等进行综合整理,建立招投标档案,严格保密,完善制度。
六、招投标档案应当分为招标文件生成档案、招标文件起草档案、投标文件管理档案、开、评标档案等各类档案。
七、招投标档案的保管期限应当按照有关规定执行,到期后进行鉴定,及时销毁。
第三部分:招投标档案管理的具体措施
一、对于招标文件生成档案的管理,应当在任务下达之后,依据任务要求,由招标文件编制小组进行资料收集、整理和编写招标文件。在完成招标文件编写之后,应当对文件进行检查审核,并组织专人进行记录,以确保文件的完整、真实。
二、对于招标文件起草档案的管理,应当制定相关规定,明确起草程序,严格执行文件的格式化和标准化要求。在起草过程中应当对信息、数据、记录进行分类整理,建立文件一览表,记录文件的审批历程和存档情况。
三、对于投标文件管理档案的管理,应当在投标文件的制定过程中,建立相关规定和流程,建立投标文件编号,进行归档管理。在管理过程中需要注意投标文件的密封,避免泄露,对于因文件管理不当造成的损失应当由负责人承担相应的责任。
四、对于开标和评标档案的管理,需要采取相应的措施,建立资料分案、负责制,并采用先进的数字化管理技术,保证资料的标准化、规范化。在开、评标结束后应当建立开、评标档案,形成正式记录,保持文件的内容的真实、完整。
附件:
1. 招标文件生成档案
2. 招标文件起草档案
3. 投标文件管理档案
4. 开、评标档案
法律名词及注释:
无
招投标档案管理的可能遇到的困难及解决办法:
在招投标活动中,可能会遇到资料的缺失、混乱等问题,管理人员应当采取分类整理、数字化管理等手段,尽可能减少遗漏和丢失的问题。在遇到无法解决的问题时,应及时上报上级领导,寻求相应的解决方案。
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