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企业合同档案管理办法 企业合同档案管理办法 第一章 总则 第一条为了规范企业对合同档案的管理，保护企业合法权益，强化企业合同管理能力，提高工作效率，制定本管理办法。 第二条 企业合同档案按照合同类型、年度、部门进行分类存档，实行电子化管理，并建立相应的档案管理制度。 第三条 本管理办法适用于本企业所有管理合同的存档管理，不包括企业与第三方的业务合同。 第四条 合同档案应当按照保密性、真实性、完整性、可追溯性的原则进行管理。 第五条 合同档案管理人员应当遵守国家法律法规，严格保守合同档案信息的机密性。 第六条 合同档案定期进行备份，确保档案信息完整性和安全性。 第二章 合同档案归档 第七条 按照合同类型及部门，将纸质合同归档整理并编号，并建立电子档案。 第八条 合同档案文件夹应当标注以下内容： 1、合同名称、编号及年代； 2、合同类型、计划执行时间及地点； 3、合同签署日期及签署地点； 4、合同涉及的事项及主要责任人； 5、合同付款进度及付款期限。 第九条 合同的电子档案应当存储在本企业内部网络，并设置保密权限。 第十条 合同档案编号应当根据下列规则进行设置： 1、纸质档案编号采用以数字为主的编号方式； 2、电子档案采用数字及字母混合的编号方式。 第三章 合同档案的维护 第十一条 合同档案应当按照相应的存储期限规定予以保留。 1、合同存储期限时间为三年或更长时间，应当妥善保存。 2、到期的合同应当及时清理，删除对应的电子档案。 3、经有关部门同意，则可将存储期限到期合同予以销毁。 第十二条 合同档案应当定期进行归档整理，保证档案的 order 与完整。 1、纸质档案进行归档整理后应当进入电子档案管理系统进行记录； 2、电子档案进行定期备份，保证数据安全。 第十三条 合同档案管理人员应当认真执行责任，对于违规操作或者其他失职渎职行为应当承担相应的法律责任。 第四章 附件 1、劳动合同样本 2、合作协议样本 3、劳动合同申请表 4、保密协议书范本 5、个人信息收集表 第五章 法律名词及注释 1、档案管理制度：是企业档案管理的一个重要组成部分，为规范档案工作，确保档案的真实性、完整性、准确性并方便检索而设立的一系列规章制度。 2、电子档案：指用计算机及其它电子设备创建、保存、传输、利用的档案。 3、存储期限：指档案在职能部门专业审定后依据档案指南所规定的可保留的时间限度，允许档案持有人保留档案文件，超过此期限，未作保留申请或申请被拒绝，档案管理机构可依据国家法律法规将档案予以销毁。 第六章 实施细则 第十四条 在实际执行过程中，有以下情况可能会遇到困难： 1、合同档案数量过多，难以进行管理； 解决办法：建立专门的档案管理团队，做好档案管理工作。 2、合同档案长度及条款过多，难以实现电子化管理； 解决办法：建立专门的合同管理软件或者人工分段录入档案信息。 3、偶发的电子档案数据丢失，导致档案记录丢失； 解决办法：定期进行电子档案备份，保证数据的安全性。 第七章 附则 第十五条 本管理办法自发布之日起施行，并从本企业自我评估重新评定之日起进行修订。 第十六条 本管理办法的最终解释权归本企业所有。 附件： 1、劳动合同样本 2、合作协议样本 3、劳动合同申请表 4、保密协议书范本 5、个人信息收集表 法律名词及注释： 1、档案管理制度 2、电子档案 3、存储期限