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文书档案管理 一、 档案工作 1、档案工作的含义 管理档案和档案事业的活动。(档案工作基本术语) 广义上,指整个档案事业,包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科研工作、档案宣传出版工作、档案外事活动、档案历史和发展研究等等。 　　　狭义上,专指档案业务工作,即档案室和档案馆用科学的原则和方法管理档案,为各项事业服务的工作。 一、 档案工作 ２、档案工作的基本内容 收集 整理 鉴定 保管 统计 利用 2、1收集 (一)定义: 档案收集工作,是指基层档案部门和档案馆,依照国家和专业主管机关的相关法规,通过接收、征集等方式,把具有保存价值的文件或档案,集中到档案部门统一管理的一项业务管理活动。 (二)档案的三次集中: 1、文件由业务部门、专业人员向文书部门或档案专兼职人员的集中。要进行初步的价值鉴定、分类整理、组卷编目工作,并暂为代管,次年三月底往常完成。 2、档案由专兼职档案人员或文书部门向基层档案部门的集中。归档时间:次年的六月统一向档案室移交。 3、档案由档案室向档案馆的集中。档案室所保存的档案在保存10年之后,就要将永久和30年保存的档案向国家综合档案馆或专业档案馆移交。 2、2整理 依照一定原则对档案实体进行系统分类、组合排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。 整理机构:《中华人民共和国档案法实施方法》(国家档案局令第5号)规定,应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全,并进行整理、立卷,定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。 优点:熟悉业务,有利齐全完整保密,有利于提高质量和效率、方便以后的利用等。 一、 档案工作 2、3鉴定 　　 对档案进行鉴别挑选,去粗取精。 2、3、1对文件材料能否转化为档案进行鉴定。 2、3、2对档案进行保管期限的划分。(永、长、短;2006年以后:永久、30年、10年) 2、3、3档案的期满鉴定。 2、3、4档案的移交鉴定。 一、 档案工作 2、4保管 档案的保管就是依照档案的成份和状况,采取安全有效的防护措施,克服和限制损毁档案的各种不利因素,维护档案的完整、准确、系统和安全,最大限度延长档案的寿命。 档案保管工作的任务有: １、条件性的保管工作: 主要指库房的规划建设与使用、档案装具的挑选及设备的购置与维护等; 2、预防性的保管工作:主要指围绕档案的防火、防潮、防高温、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染、防盗等而采取的防护措施——“十防”措施,各种定期或不定期检查等。 3、日常性的保管工作:主要指温湿度的观察监测、温湿度控制,库房清洁、库房的安全保卫和档案的入柜上架整理等; 4、抢救性的保管工作: 主要指对破损或载体变质的档案进行的修补、复制等。 2、5统计 档案统计工作是通过数字和报表,掌握和解释档案宏观管理和微观管理基本情况。有宏观统计和微观统计两项内容。 1、宏观统计工作 档案的宏观统计工作,是指国家各级档案行政管理部门和各级专业主管机关进行的档案统计工作。 2、微观统计工作 档案微观统计,是指档案室和档案馆,对本单位档案和档案管理工作所进行的统计工作。对有关情况(如档案数量、查借阅数量、设备设施情况、人员情况、经费投入情况等)进行数据的登记,统计和分析研究。 2、6利用 是指采纳多种有效的方式,直截了当提供档案及其信息加工材料,及时、准确地满足个人、单位、社会对档案信息的利用需求。 形式:档案实体利用:外借、复制、室内阅览、陈列展览、参考咨询、出据证明、介绍宣传; 数字化档案信息的利用:提供拷贝、通信传输、电子文件汇编、网络服务。 方式:主动和被动服务,编研开发等。 二、档案的分类 二、档案的分类 二、档案的分类 三、文书档案管理 (一)文书档案的定义及重要作用 1、文书档案是记录政务活动的档案,它记录机关、团体、企事业单位所从事的各类行政管理性活动,如党务管理、政务管理、财务管理、人事管理、后勤管理等,因此,文书档案通常也被称作管理性档案。 2、文书档案的作用: 2、1文书档案具有凭证作用,文书档案是历史的真赁实据,具有一定的法律效用,这一点它不同于其他文献。 2、2文书档案具有参考作用,在经济建设中文书档案的重要作用也突显出来,如编写志史、制度汇编、制作活动展板都离不开文书档案的查阅,甚至是某些重要决策的也提