第五章报表管理OK.pptVIP

报表管理;目 录;报表子系统主要完成报表格式设计和报表数据处理，从账务子系统或其他业务系统中取得有关会计核算信息生成会计报表，进行报表汇总，生成各种分析图，并按预定格式输出各种会计报表。 ;报表格式设计 报表数据处理 图表处理 文件管理功能 行业报表模板 ;报表子系统与其他子系统的主要关系 ;报表子系统相关概念;格式状态和数据状态 在格式状态下主要完成报表表样的设计。如设定表尺寸、行高列宽、画表格线、设置单元属性和单元风格、设置报表关键字及定义组合单元；定义报表的计算公式、审核公式及舍位平衡公式。 在数据状态下管理报表的数据，如录入关键字、输入数据、自动计算、对表页进行管理、审核、舍位平衡、制作图形、汇总报表等。 ;单元及单元属性(单元表示） 单元是组成报表的最小单位 单元名称由所在列、行标识，行号用数字1-9999表示，列标用字母A-IU表示 C8表示第3列与第8行交叉的那个单元;单元及单元属性(单元类型） 数值单元用于存放报表的数据，在数据状态下可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的类型缺省为数值型。 字符单元也是报表的数据，也在数据状态下输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符，一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。字符单元的内容也可由单元公式生成。 表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样单元在格式状态下输入和修改，在数据状态下不允许修改。 ;区域与组合单元 组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符）。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。 区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。例如：A6到C10的长方形区域表示为A6：C10 ;固定区及可变区 固定区指组成一个区域的行数和列数是固定的数目。一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。 可变区是组成一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。;关键字 单位名称：该报表表页编制单位的名称。 单位编号：该报表表页编制单位的编号。 年：该报表表页反映的年度。 季：该报表表页反映的季度。 月：该报表表页反映的月份。 日：该报表表页反映的日期。 除了以上常见的关键字之外，系统通常还会提供一个自定义关键字功能，方便用户灵活定义并运用这些关键字。;5.1.4 制作一个报表的流程 ;;创建新表 执行“文件”|“新建”命令，系统自动显示一张空白表report1，并自动进入“格式”状态。 执行“文件”|“保存”命令，打开“另存为”对话框； 输入文件名“部门综合费用明细表”，并保存在设定目录中。 ;报表格式设计-定义表尺寸 即定义一张表格包括几行几列，计算行数时应包括标题、表头、表体、表尾四个部分。 报表格式设计-设置组合单元和报表标题 一般地，报表标题在整个报表中处于居中位置，字体较报表中一般项目醒目 标题所在行通常合并单元格，以保证标题能够居中;报表格式设计-设置表头定义关键字 表头中包括编报单位、编报日期和金额单位。 如果编报单位和金额单位每月都是固定的，可以直接输入，作为表样型数据固定下来。编报日期是系统从数据库中不同数据表取数的依据，需要作为关键字处理。 报表格式设计-画表格线 在报表界面，虽然看到屏幕上有格线，其实是不存在的，仅仅是为了做表方便设置的显示方式，如果希望报表中表体部分的数据之间用网格分开，需要自己设置表格线。 ;报表格式设计-设计表栏，定义行高列宽 表栏一般为表体中第一行和第一列，表栏定义了报表中的项目及主要反映的内容，因此表栏字体及行、列格式通常与表内项目存在一些差异。 表栏中的文字一般属于表样内容，每月固定不变，在格式状态下正常输入即可。 设置行高、列宽时应以能够清晰显示本行最高的数据和本列最长的数据为基本标准 。;报表格式设计-定义单元属性 财务报表系统默认所有单元均为数值型。而在格式状态下输入的单元均为表样型。如果表尾中制表人每月相同，可以作为表样型数据处理，在“格式”状态下输入。如果制表人每月是不确定的，需要在“格式”状态下将单元设置为“字符”数据类型，才能每月手工输入制表人姓名。 数据的显示形式设定了数据的字体、字号、数据的显示样式。 报表格式设计-输入表内其他汉字项目及表尾内容 ;报表格式设计-设定报表公式 设定报表公式是设定报表数据的计算规则。 主要包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式。 报表格式设计-保存报表 报表格式设计完成后，应及时保存，以备下次调用。 ;5.2.2 可变表格式设计 ;5.2.3