文件资料标准化管理制度.docx

文件资料标准化管理制度 目的 为进一步加强文件管理，规范文件流程，提高工作效率和办文效率，充散发挥文 件上传下达的作用，保证企业政令通畅，特拟订本制度。 合用范围 本制度合用于企业文件资料的管理. 本制度指的文件资料包括公函、管理制度、计划、外来文件和资料等。 职责权限 行政办负责以企业名义上报、下发履行的各类文件资料的编号、发放、收回、归 档和销毁。 其余各部门负责以部门名义上报、下发的各类文件资料的管理，行政办负责文件 资料审查、打印、校对工作。 各部门的对外文件，经行政部文字格式的审核，上报主管副总经理审批。 术语定义 公函——指总企业在办理各样公事时使用的应用型文书，包括：决定、决策、通 知、通告、报告、请示、批复、函、会议纪要。 管理制度——指要求企业成员共同恪守，按一定程序工作、达到一定标准，并进 行查核的文件。 计划——指总企业为达成一准时期内的工作任务，而预先做出安排的文件。 工作内容及程序言件资料的编写格式 文件资料的用纸标准 一般用型A4型纸张。图样表格等不宜减小时，该页必须按以上尺寸折叠装订。 文件和资料章、条、款的编排规则 根据文件内容的编排区分，章就是一个章节，包括条和款，条是章的一 个部分，款就是章或条的一个层次。 章用阿拉伯数字表示，第一章就用“1”表示，以下按次序依次类推。“章” 应左起空两格书写，右侧空一格写该章的标题，该标题一行书写不够，可另起一行，但 这一行的第一个字与该标题的第一个字平排书写。章与章之间应空一行编排。 “条”用阿拉伯数字表示，分开章的标题另起一行，先左起空两格，书 写该条所处章的编号，后加一个小圆点再写该条在该章所处的次序，如第“4”章第一 条，就用“4.1”表示，右侧空一格书写该条的标题内容。一章的各条根据需要再分为 若干下一层次的小条，其编号表示方法同上，如第4章第2条，再分3小条，则分另 表示为“4.2.1”、“4.2.2”、“4.2.3”，如果“4.2.1”再分为2个小条，则分别 表示为“1.2”;条一般只划到第三层次，即只以4位数字表示为限，下一层次的内容 用“款”的形式进行表达。一章的各条和下一层次再分的条有无标题，原则上应一致， 条一般要求都有标题，“款”没有编号。 “章条”编号最尾阿拉伯数字右下角不加小圆点，“章条”详细内容的 第一行应从左起空两格书写，第二行起均应顶格书写。 公函的编排格式可不履行以上条款。 文件资料的字体、排版、装订标准 文件资料正文为三号仿宋字体、标题为二号宋体加粗；A4型纸左右页边 距为上页边距为26mm、下页边距为26mm、左页边距为26mm、右页边距为26mm，普通 文件上下行距为26磅，红头、黑头文件上下行距为单倍行距；公函排版按印刷的标准 纸张使用。 文件资料印刷的文头文头字一律套红印刷、文头文字与正文用红线隔 开，一般占文头纸三分之一，信函文头一般占文件首页，文头纸的五分之一或四分之 一。 文件资料的页面、页眉、页脚编排格式见企业VI形象设计中有关规定。 文件资料一般左侧死页装订成册，一些处于需持续改良或修订的文件资 料可采用活页装订，但应保证文件资料的完整。 文件资料的编写格式及内容 公函格式及内容 公函一般由发文机关、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、 成文时间、附件、抄送机关，印发机关和时间等部分组成，格式要求参照5.1.3规定。 管理制度格式及内容 管理制度一般由标题、目的、合用范围、职责权限、术语定义、工作内容及程序、 查核标准及办法、引用文件、有关记录等部分组成。 计划格式及内容 年度工作总结由工作回首、工作重点、实施对策、指标分解等内容组成。 工作计划主要应以表格为主，包括序号、工作内容、工作标准、达成期 限、责任人等内容，如需以文字表述，内容应包括序言、工作内容、达成期限、责任 人等部分。 文件资料的办理程序 文件资料的办理分为发文和收文。发文一般包括拟稿、打字、校对、审核、签发、 印刷、用印、登记、散发、立卷、归档、销毁等。收文一般包括登记、传达、批办、 包办、催办、散发、立卷、归档、销毁等。 文件和资料的拟写要求 文件资料编写要切合本制度的相应格式。 文件资料送领导批准以前，应该由职能部门进行审核，审核的重点是否 需要行文或以制度行式下发，内容是否切合国家的法律、法例和目标、政策及有关规 定。 文件资料的审批程序 公函的审批 企业各部门根据职责权限起草有关公函，经部门领导审核，主管领导批准实施， 各部门进行发放。需用“党发、工发”的公函，由有关部门起草，报请党委书记、工 会主席签发。审批公函时，主批人应该明确签署建议，并写上姓名和审批时间。 管理制度的审批 企业级的管理文件由有关部门组织起草，主管领导审核，总经理批准实施。部门 级管理文件由有关部门组织起草，经部门领导审核，主管领导批