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办公室管理案例分析题daan 1. 邓小姐处理邮件的错误包括：没有单独放置已有的信件，没有在清点后签字，没有请示上司哪些信件可以拆封，不能剪掉回信地址，没有检查地址和电话是否一致，没有标注误拆的信封。正确的做法是单独放置已有的信件，清点后签字，请示上司，不剪掉回信地址，检查地址和电话是否一致，标注误拆的信封。 2. 小刘的错误包括：没有及时通知销售员会议的时间和地点，没有确认公司有多少销售员，没有在会议前提前通知销售员，没有在会议室等待销售员到齐，没有提供必要的资料。正确的做法是及时通知销售员会议的时间和地点，确认公司有多少销售员，提前通知销售员，到会议室等待销售员到齐，并提供必要的资料。 给我们，我们会认真考虑的。” 小胡的反应很得当。她首先核实了李总的日程安排，避免了被推销员骗取时间的可能性。然后，她礼貌地询问了对方的需求，并提出了解决方案。最后，她还表达了对对方业务的兴趣和态度。这样的反应既不失礼貌，又不浪费时间，是一位文员应有的素质。 1. 钱先生在同行联谊会上向小胡提出了合作的请求，虽然小胡所在的公司业务范围不太适合，但她表示可以向其他合适的公司宣传并介绍。钱先生感激小胡的热情接待，离开时微笑着表示谢意。小胡回到办公室后应该马上与马小姐联系，遵守诺言。小胡的做法是正确的，接待技巧符合文员要求。小胡没有直言相告李总经理不能接待钱经理，这是为了不得罪媒体，对待媒体尤其要小心谨慎。秘书对来到公司的每一个人都应该礼貌待人，即使不能引见上司，也应该有分寸地处理。为上司挡驾，是为了减轻上司的负担。 2. 波扬公司准备在本市市中心召开大型的新产品订货会，会上要放映资料电影并进行产品操作演示。公司没有放映机，任务交给了文员刘小姐。刘小姐翻看了有关资料，打电话问了一些情况，决定租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司，要求在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。如果联系不上送货员，刘小姐应该想办法联系租赁公司并请示总经理该如何处理。如果放映机在十点十分还未送到，刘小姐应该马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程。从这件事中，我们可以得到教训：准备工作应该提前一天安排，租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，不能仅凭电话联系，应实地查看，重要设备应考虑备用或两套方案。 必须： 1. 获得上司的许可。 2. 正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式、所需要的时间等等。 3. 告知你或上司的联系电话，以便万一约会取消或有所改变时可以马上通知。 4. 考虑对方的业务情况、工作场所等。 5. 向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。 不宜： 1. 在对方休息日安排约会。 2. 在公司有重大活动的那一天安排约会。 3. 安排约会时不考虑对方的忙碌时间。 4. 地点不考虑对方的方便。 5. 不确定对方是否接受时不再联络一次。 不宜在对方的工作繁忙期安排约会。 正确版： 安排商务约会需要遵循以下五个必须的步骤：首先，必须获得上司的许可；其次，在告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等时必须准确无误；第三，必须告知你或上司的联系电话，以便万一约会取消或有所改变时可以马上通知；第四，必须打电话给对方的文秘人员以确认，对方是否收到邀请信；最后，时间应尽量有弹性，地点必须选择对方比较方便的地方。 同时，需要注意以下五个不宜的情况：首先，不宜在对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教育义的日子安排约会；其次，不宜在公司有重大活动的那一天安排约会；第三，不宜在上司出差回来的当天安排约会；第四，不宜在星期一早上、周末下午安排约会；最后，不宜在对方的工作繁忙期安排约会。