企业地质资料电子文档管理细则.docxVIP

1. 基本要求 1.1. 地质资料电子文档，是指在油气勘探开发生产和科研过程中形成的原始地质资料、成果地质资料及实物地质资料所对应的，以计算机盘片、磁盘和光盘等光磁介质为载体的，以项目、井为建档单位的，具有参考和利用价值的一系列电子文件。 1.2. 从事股份公司石油天然气勘探开发生产和科研的单位，在地质资料电子文档形成时应严格遵循国家标准、行业规范、地质资料的相关管理制度及技术要求，确保其真实性、完整性和有效性。所形成的各种地质资料电子文件应依据本细则收集、整理、分类、标识后，归档至股份公司指定的地质资料馆藏机构。 2. 主要职责 2.1. 股份公司及分公司各科研、生产管理部门对地质资料电子文档的形成、收集、鉴定、归档等实行管理与监控，保证电子文档的真实性、完整性、有效性、规范性。 2.2. 股份公司地质资料中心及各分公司地质资料馆藏机构负责地质资料电子文档的接收、整理、标识、入库，按存储介质的保管要求安全管理，依据企业地质资料管理的相关规定进行电子文档的发布与利用服务。 3. 归档要求 3.1. 电子文件形成要求 3.1.1. 电子文件的形成遵照“谁形成、谁负责”的原则，各单位严格按照合同和设计要求对形成的具有保存价值的电子文件进行收集、整理、定密。 3.1.2. 电子文件须按照《石油天然气勘探开发地质成果报告编制规则》（Q/SH 0166）或相关行业规范进行编制。 3.1.3. 地质资料电子文件的格式、命名执行《地质资料电子文件制作细则》（Q/SH 0348）。 3.2. 电子文件收集要求 3.2.1. 电子文件收集的范围按照《石油天然气勘探与开发地质资料立卷归档规则》（Q/SH 0167）或合同设计执行。 3.2.2. 收集的电子文件内容应是定稿或正式版本。 3.2.3. 电子文件收集过程中，应同时收集运行环境、运行参数、版本号等保障正常使用的基本信息。 3.2.4. 对于自行开发或专业应用软件产生的电子文件，应将其转换为通用格式存储，如不能转换则将相关软件与电子文件同时收集。 3.2.5. 在生产科研过程中产生的地质资料电子文件，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。 3.3. 电子文档的组织 3.3.1. 按照项目或井为单位对收集整理后的系列电子文件，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，按照《地质资料电子文件制作细则》（Q/SH 0348）组织电子文档。 3.3.2. 电子文档组织完成后要对其内容、格式、文件名等进行全面的自检，保证电子文档的真实性、完整性和有效性。 3.4. 电子文档的归档 3.4.1. 把带有归档标识的电子文档拷贝至档案级光盘或其他耐久性载体上。 3.4.2. 拷贝份数至少应满足封存保管、查阅使用、异地保存的需求。对于加密电子文档，则应解密后再完成上述工作。 3.4.3. 存储电子文档的载体或包装盒上应有标识，标识内容包括编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境，参照《地质资料电子文件制作细则》（Q/SH 0348）。 3.4.4. 需要长期保存的电子文档应将归档电子文件与相应的目录数据存储在同一载体上。 3.4.5. 电子文档形成单位按要求填写《电子文档归档登记表》一式2份。 3.4.6. 归档时间：项目验收后90个工作日或按合同要求连同纸介质地质资料一同归档。 3.4.7. 将符合要求的电子文档向馆藏机构提交，馆藏机构按照规定对电子文件的内容、格式、命名以及对电子文档的组织形式、标识等进行全面的检查，检查验收合格后，馆藏机构出具归档证明。 4. 电子文档和载体的整编 4.1. 电子文档的整编 4.1.1. 电子文档的整编执行《石油天然气勘探开发地质资料立卷归档规则》（Q/SH 0167）。 4.1.2. 对电子文档进行计算机编录，编录内容执行《地质档案元数据及著录规则》（Q/SH 0347），形成检索目录。 4.1.3. 对应检索目录上传电子文件，上传时应进行格式转换、统一命名，形成双层PDF文件。 4.1.4. 针对上传的电子文件，进行档案标识。 4.1.4.1. 档案标识内容包括档案号、保管单位等。 4.1.4.2. 档案标识位于页面右上角。 4.1.4.3. 档案标识方法可采用电子章、水印等。 4.1.5. 对电子文档选择适宜载体制作备份，便于保管和利用。 4.2. 存储载体的整编 4.2.1. 电子文档载体编录要与纸介质建立有机联系。 4.2.2. 按照不同类型对电子文档载体有规律的编制载体标识。 4.2.3. 按照《地质档案元数据及著录规则》（Q/SH 0347）对载体进行著录，形成检索目录。 4.2.4. 载体编录完成后，按照档案库房管理要求入库上架。 5. 电子文档的保管 5.1. 电子文档载体的库房保管除应具备纸质地质资料的一般要求外，还应符合下列条件。