行政接待管理制度.docxVIP

集团行政文件 行政发（2018）第001号签发人： 行政接待管理制度 第一章总则 第一条目的 为规范接待工作，树立良好形象，提高接待效率，控制接待成本，特制定本制度。 第二条适用范围 公司接待事务是指在公司工作中发生的，为更好地开展和推进公司各类工作需要而产生的交际接待应酬。本制度适用于公司各类接待活动。 第三条职责范围 1、前台负责接待证件的分配、接待对象的迎接和引领； 2、归口部门负责接待申请的提出、上报及相应来访者的接待工作； 3、行政部负责接待物资准备、接待工作的配合等； 4、企划部负责接待用品的设计制作及特殊接待的方案制定； 5、全体员工做好配合工作。 第二章接待标准 第四条接待级别 公司接待事务根据重要程度，主要分为以下几个类别: 1、A+级 2、A级 3、B级 4、C级 5、D级 第五条接待标准 级别 接待对象 用餐 住宿 酒水 香烟 水果茶 点 A+ 极为重要 的贵宾 根据情况确定 五星级酒店 茅台梦6红酒 软中华或 同等价格 好茶 水果 A 贵宾 180元左右/人 四星/三星 酒店 梦3红酒 软中华或 同等价格 好茶 水果 B 合作伙伴 等重要来 宾 150元左右/人 三星酒店 天之蓝国缘 红酒 苏烟或同 等价格 好茶 C 普通来宾 80元左右/人 快捷酒店 海之蓝中国梦 红酒 苏烟或同 等价格 普通茶 D 员工 聚餐60元左右/人， 工作餐15元左右/ 快捷酒店 根据情况确定  人 第三章接待类别 第六条接待主要分为两大类： 1、部门接待：包括但不限于招商接待、客户接待、部门/分公司会议、组织参观、预约嘉宾来访、营销会议（类似视频连线等）归口性、目的性明确的接待活动。 2、集体接待：包括但不限于领导嘉宾朋友来访、媒体来访、公司大型活动或会议等需要各部门参与配合的集体活动。 第四章接待职责和流程 第七条接待职责划分 接待类型 负责 人 物资采 购及安 排 会场布置 和 后期保洁 引导及 讲解 行政配合工作 部门接待 部门 负责 人 该部门 该部门 该部门 1、提供标准及资源（包括用餐、 酒店，各类制作等相关联系人 电话）； 2、前台配合微笑服务，指引部 门； 集体接待 主办 部门 行政部 行政部 及 接待小组 讲解员 一、部门接待流程： 1、接待部门提出接待需求，填写《接待申请表》（附件1）,所需内容填写完善、详细，提交相关领导签字批准。 2、接待部门根据《接待申请表》准备相关物资，如需采购，须填写《物资采购申请表》（附件2），请相关领导签字后，由接待部门自行采购。 3、接待活动结束后，接待部门将同次接待活动的《接待申请表》和《物资采购申请表》装订在一起，并根据实际情况将《接待申请表》的总结部分填写完毕，然后归档。 二、集体接待流程： 1、主办部门填写《接待申请表》，请相关领导签字。 2、主办部门将领导签字批准后的《接待申请表》提交至行政部进行物资准备。 3、行政部根据《接待申请表》准备相关接待物资，需要采购的填写 《物资采购申请表》申购。 4、主办部门可会同各部门共同做好接待物资准备、流程设计及现场布置工作，必要时成立接待小组，分配好工作。 5、物资准备完毕后，主办部门及相关工作分配部门须一一核实，确保无误。 6、接待前一日，相关部门至行政部领取接待物资。先填写《物资出库申请表》（附件3），请相关领导签字确认后方可领取。 7、未用完及非一次性物资，接待结束后由领取部门归还至行政部入库。 8、行政部进行最后汇总，把同一次接待的《接待申请表》、《物资采购申请表》和《物资出库申请表》装订好，相关部门加以确认并上报费用，由行政部对接待费用做出统计，写明并存档。 第五章临时接待 第九条如有临时来访人员，前台应做好登记，问明来由及对接人，给来访人员佩戴对应的证件，引领临时来访者至合适区域就坐，再找相关对接部门接待。 第十条有特殊来访人员，登记、引领至等待区域后，请示单位负责人后处理。 第十一条有预约人员来访，前台需与公司对接人员确认，再将来访 者带领至指定区域。 第十二条各部门如有提前约好的客人来访，可提前一天告知前台， 做好迎接准备。 第十三条如有临时访客无法说明来意，则禁止进入公司内部办公区域。 第六章接待要求 第十四条接待部门须提前将接待过程中对公司及员工的要求或请员工配合的内容告知行政部，请行政部下发通知，组织行动。 第十五条接待人员及相关配合人员应统一着工装，戴工牌，形象得体，语气温和，热情诚恳。 第十六条前台须热情有礼，微笑服务，做好迎接、引导和送宾工作。 第十七条接待如需要公司领导参加，至少提前2天提出预约，并说明领导需要准备的材料。 第十八条接待部门须安排本部门员工做好水果、茶点及等服务工作。如工作需要，还需做好记录工作。 第十九条接待过程中注意节约成本，避免浪费。 第二十条涉及公司机密事宜应回避，注