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档案管理存在的一些问题和建议 作者：李风铭 来源：《经济技术协作信息》 2018年第14期 档案管理的重要性不言而喻，在当今信息时代发展条件的基础上，企业和单位在面对自身档案信息管理的工作中出现的问题和不足时，正在积极转变管理理念，树立正确的管理意识和工作理念，通过完善信息化和自动化的管理办公体系和流程机制，提高管理效率，真正解决长期存在的缺陷和不足。这就要求管理人员切实履行新时期发展条件下的工作职责，积极融入到新型的管理模式和相关工作之中，不断提升自身职业能力和综合素质。 一、档案管理工作中存在的问题 1.领导以及工作人员对档案管理工作的不重视。在当前档案管理所沿用的传统管理制度和理念的影响下，长期以来形成的管理意识和观念，都将档案信息的管理工作视为一项简单的基础性工作，其作用和发展潜力不被管理层的领导所重视和关注，而且处于管理岗位的工作人员也没有认识到自身工作的重要性和必要性。尤其在当今激烈的市场竞争环境中，企业和单位都面临着生存发展的巨大压力，将更多的人力资源和资金都投入到能够在短期产生经济效益的业务工作当中，管理层的关注焦点也会聚焦在这些工作领域当中，就很容易忽视档案管理的相关工作进展和发展情况。这也说明当前的管理人员缺乏较高的战略眼光和思想觉悟水平，思考问题仅仅局限在眼前和获取短期利益的工作之中，没有看到档案信息具备的实用价值，以及给企业和单位未来长远发展产生的积极的深远影响。 2. 档案管理工作的硬件设施不健全。在上世纪的信息技术刚出现时，便有人预测今后的世界是一个信息化的世界，是一个信息量巨大的时代。档案管理的主要工作是将许许多多的档案信息进行汇总、编辑以及整理，最终形成有层次的档案材料，而传统的档案管理工作已经严重不能适应现代社会如此巨大的工作量的符合，然而信息技术的出现恰恰弥补了这一缺点。但是现实情况却是许多单位缺少档案管理工作的硬件设施，而且没有足够的资金以及技术来发展这些硬件设施，甚至一些单位采用最原始的方法来收集、整理信息，这样的做法一方面可能在收集整理信息的过程中出现偏差，另一方面可能会严重拖慢信息采集的速度与质量。而且一些单位甚至没有专门的档案管理室，即使有，档案管理室的基本硬件条件都很差，甚至不具备基本的防潮、防火等“六防”条件。 3. 档案管理从业人员专业素质不高。在分析了许多单位的档案管理从业人员的组成结构等具体数据之后，笔者发现许多单位的档案管理人员的专业素质都偏低。一方面是由于许多档案管理工作从业人员的工作年限较长，持续学习能力以及吸收知识能力早已不能跟上时代的步伐，另一方面也是由于体制的原因，其得不到精进业务能力的渠道。而且许多档案管理从业人员不能够熟练地应用现代化技术来管理档案，造成了档案管理工作的严重滞后，客观上也拖慢了单位内其他工作的进度。 在这个问题上，还体现在工作态度和理念方面。一些管理人员由于缺乏正确的工作态度和管理意识，在实际工作中不认真履行工作职责，以懈怠消极的态度来对待本职工作，对于工作当中出现的问题没有引起足够的重视，甚至采取了视而不见、任其发展的错误观念。另外，个别管理人员缺少安全意识，在整理档案信息资料过程中不按照相应的规范和制度，造成档案破损、遗失。 二、解决档案管理工作中存在的问题的几点建议 1.加强对档案管理工作的重视程度以及支持力度。从这一角度来看，主要分为两个方面。第一方面是在单位内加强对档案管理工作的重视程度，而而且是要“自顶向下”的，即从领导加强重视程度开始，一级一级地向下传递，利用体制的优势来对加强对这一工作的重视程度；另一方面，要加强对档案管理工作的支持力度，客观上为档案管理工作的开展创造出一个良好的环境，为其扫清障碍。 总之，企业和单位的领导层要以身作则，深刻认识到档案管理这项工作开展的必要性和重要性，要时刻监督档案信息的整理、建档和归档工作的实时发展状况，对于出现的问题要责成部门管理人员限期进行整改，要让档案管理部门的工作人员体会到高层领导对于自己工作的重视，以此来带动工作人员的工作积极性和自觉性。这样才能有效提升管理的效率，合理解决工作中出现的各类问题和存在的隐患，才有助于转变工作人员的管理理念，树立正确的工作态度和思想意识。 2.加强对档案管理工作的硬件以及配套设施的建设。在档案管理管理工作中，最重要的一环之一便是档案管理工作的硬件设施，如果硬件设施跟不上，那么其他的一切都是空谈。因此，加强对档案管理工作的硬件设施的建设便成了档案管理工作的重中之重。同时，要积极引进相应的科学技术以及相应硬件设施的引进，并且对从业人员进行广泛而又深刻的技术普及技术。 3. 加强对从业人员的业务能力的培训。从这一建议的角度来看，笔者认为主要可以分为两个方向。一是要注重对“