现代企业档案管理实务教材.pptxVIP

1现代企业档案管理实务 2档案起源 档案是随着人类社会的产生和发展，逐渐产生的发展起来的。 远古时期的“结绳”、“刻契”等记事方式，可以看作是档案的前身。但它们还不是严格意义的档案。 3档案起源我国现存最早的档案是产生于三千五百多年前的甲骨档案。之所以说它是严格意义的档案，理由如下： 1、完整清楚地记载历史 2、集中保存 3、可供查找利用 4档案起源我国档案载体的演变甲骨档案金石档案缣帛档案简牍档案纸质档案感光档案磁性档案激光档案 5中国历代对档案的称呼档案概念夏代图籍商代册周代中秦汉典籍汉魏文书文案唐宋文卷案卷卷牍 6档案一词出现在明末清初档案概念 边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也。存贮年久者，曰档案，曰档子。以积累多，贯皮条挂壁，若档案故也。 ——清·杨宾《柳边纪略》 7（一）什么是档案档案概念档案国家机构社会组织个人社会活动历史记录直接形成保存价值 8历史记录社会实践中形成文件材料转化而来形式多种多样档案档案概念分析办理完有价值集中放 9 各种属性相互关联文化属性是人类文化传承的重要形式原始记录性最本质的属性历史真迹不容篡改价值属性能够创造成新的价值和效益信息属性国家信息资源的重要部分，可以进行加工处理档案属性 10甲骨档案 档案种类 11金文档案 档案种类国宝：毛公鼎铭文最多，499字国宝：散氏盘 12简牍档案 档案种类 13档案种类 现存于辽宁档案馆的唐开元年间的纸质档案纸质档案 雍正遗诏 14金榜、圣旨、国书原件档案种类 15档案种类清代护照建国初期行车执照 16磁记录档案档案种类 17档案种类激光记录档案： 现代化的档案载体把我们带入一个全新的多媒体世界。 18档案发挥作用的性质参考作用凭证作用档案的作用直接作用间接作用 19档案的作用作用的表现：行政管理经济建设政治斗争科学研究宣传教育 20档案工作机构中国古代档案馆的典范 ——皇史宬 21档案工作机构中央档案馆第一历史档案馆第二历史档案馆 22档案工作的内容广义的档案工作 一切与档案有关的工作，包括档案法规、宣传、科研、教育等等。档案工作狭义的档案工作指档案义务工作，是具体对档案进行管理的工作环节。 23档案工作的内容档案工作的具体环节活动档案整理收集鉴定保管检索提供利用活动集中系统精炼安全归纳服务统计 24五、档案工作现代化工作技术现代化组织管理现代化干部知识化档案工作现代化 25概论一.文件、档案的概念 1.文件── 法定机关或组织按照一定的形式经过一定的处理程序而形成的书面文字材料2.档案── 是一个单位在公务活动中形成的具有查考利用价值的归档集中保存起来的文件材料(包括技术图形、影片、照片等) 263.文檔的格式:文件格式:标题、部门代号、年号和顺序号正式格式:除综合性的报告、总结外,一文一事文尾格式: 发文机关(落款或署名):对此文件负责的机关、人发文时间:最后发出时间 27公文的格式要求纸张要求:国际标准A4型纸(210*297)张贴公文纸要求:公文用纸天头(上白边)为:37MM±1MM;订口(左白边)为28MM±1MM排版要求:排版:正文用3号仿宋体字,文中有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28字.印装要求:双面印刷,页码套正,左侧装订. 28档案管理的意义作为法令的依据 档案管理有利于随时查阅相关法令或本公司的规章制度、会议决定,为公司业务运行找到可靠的依据,处理业务的参考 使业务人员在处理业务时准确、全面、客观地了解企业情况,避免发生差错.保密 企业档案中,有些文件数据是秘密的,如果不专门加以管理,就很容易造成商业机密泄露,造成意想不到的损失. 29档案管理的原则集中管理原则﹕企业档案为企业集体所有,任何人不得占为己有,因此应集中管理档案共同分享原则﹕尽量减少档案的复印份数及保管场所,提高档案的保密系数和安全性,同时降低管理成本分类归档原则﹕及时分类、整理、编辑与传递,科学归档保管,提高管理质量与效率 30档案管理的任务一言蔽之﹕使档案管理标准化﹑系统化﹑信息化.收集、整理、保管和统计与本公司 有关的各种档案办理档案的借阅,做好档案利用和研究鉴定,对超出保管期限的档案提出存毁意见 31档案管理要求维护档案的完整性/安全性与便于使用相结合对电子文件﹕筛选﹑打印﹑摘要﹑送阅﹑存盘(同时保存电子文件) 32档案管理的方法一.管理的方法包括: 收集、整理、鑒定、保管、提供利用﹐均需標准化﹑系統化﹑資訊化二.收集 1.收集本單位在公務活動中不斷產生的文件,整理組合成案卷 33 档案管理制度建设《档案管理办法》《文件材料归档范围和不归档范围