浅谈合同全生命周期管理——建立科学的合同管理制度.pdf

浅谈合同全⽣命周期管理——建⽴科学的合同管理制度 合同是商业的命脉。 企业管理合同的⽅式也会直接影 到业务的运转效率，继⽽影 企业的效益。 根据国际合同和商业管理 （IACCM）协会调研显⽰，企业超过9%的收⼊会因落后的合同管理⽅式⽽被浪费。 也就是说，企业平均每年每⼀百万美元的收⼊中，⾄少有9万美元的损失是由于较差的合同管理⽅式导致。 今天，越来越多的企业选择利⽤技术⽅式改变关键业务的流程。合同全⽣命周期管理也逐渐成为了商业、法律、管理等 领域中的热词。但值得令⼈思考的是，合同全⽣命周期管理究竟是什么？ 什么是合同全⽣命周期管理？ 秀合同是这样定义的：合同全⽣命周期管理 （Contract Lifecycle Management，简称CLM）是⼀个贯穿了合同拟订、合 同履⾏、合同归档等全流程的管理系统，它是合同从电⼦化升级到数据化、智能化的解决⽅案。 通过追踪全⽣命周期中的每项合同操作，提升了合同执⾏效率，降低合同合规风险，实现企业合同数据的数字化、资产 化，为企业运营提供决策数据的辅助。 合同全⽣命周期管理能给企业带来什么？ 合同全⽣命周期管理是⼀种变⾰性的解决⽅案，它改进了关键业务流程背后的协作⽅式，缩短了合同处理的流程，通过 简化员⼯处理合同的⼯具数量、重复⼯作的⾃动化处理，并通过数据沉淀和分析报告以增加可见性，从⽽提⾼了员⼯的 ⽣产⼒。 促进销售⽣产⼒ CLM解决⽅案可以将合同流转环节中重复和冗长的部分进⾏⾃动化处理，同时消除了过程中的额外步骤，员⼯便可以简 化⼀些不必要的单调⼯作，⽐如在⽣成合同时重复输⼊客户详细信息，或者在谈判时内部和外部的反复沟通。 这些可以协助销售团队聚焦于销售⼯作和开拓新的客户，⽽不是⼀直忙于处理这些⾏政类的事务。 增加可见性 CLM解决⽅案能够提供端到端的可见性，并且能够记录和提供对合同过程的洞察，以帮助团队，特别是企业管理层，识 别并超越瓶颈。 全⽣命周期管理合同，可以帮助企业更好地了解到合同现在处于什么阶段，后期还需要对合同采取哪些⾏动，以及在完 成合同归档后，企业管理层能够随时查看所有需要的数据信息，例如谁参与了合同，从合同⽣成到签署花费了多长时间 等。 智能风控，降低风险 CLM解决⽅案的核⼼功能之⼀即智能风控。 合同的本质是风险的管理。合同从起草到最终履约完成，针对企业法务部门⽽⾔，涉及三个阶段，分别为合同起草、合 同履⾏和争议处理。 但⽬前⼤多数企业法务仅在合同起草和争议处理两部分参与较多，⽽合同的履约多由业务部门主导，只有在发⽣争议需 要处理时，法务才会参与其中，如此对守约⽅⽽⾔，可能已经错过了前期凭证收集的最佳时机，从⽽造成不可逆的损 失。 但法务不可能全程参与把控所有合同的履约，这个时候便需要引⼊智能合同管理系统，将⼤量重复、繁琐的⼯作通过智 能化的⽅式进⾏提前预警和⼲预，以便提前进⾏合同履⾏的风险防控。 能化的⽅式进⾏提前预警和⼲预，以便提前进⾏合同履⾏的风险防控。 秀合同将法律风控融⼊到合同拟订、审批、履约等全流程之中，助⼒企业降低法律风险，提升业务运⾏和监管效率，为 企业打造全新的风控体验。 减少员⼯⼯具使⽤负担 CLM解决⽅案还具有与企业内部其他系统集成的功能。 例如客户关系管理(CRM)软件，主要是通过存储和管理客户数据以及销售团队的活动来集中销售操作。⽽CLM解决⽅案 可以与CRM⼯具集成，这样销售团队便可以在⼀个统⼀的平台上⼯作，减少员⼯⼯具使⽤的负担。 例如某⼤型零售公司，在使⽤秀合同之前，企业内部并没有⼀套标准化的合同流程。不需要谈判的合同和需要经过⾼度 谈判的合同都是⼀样的处理⽅式，合同处理的⼯作量⼤，效率低。 秀合同以系统化思维，帮助他们实现了从合同起草⾄归档分析的全流程数字化操作和管理，简化了他们的合同流程，从 原本需要三周缩短到三天，将员⼯从复杂重复的流程中解放出来，提⾼⼈效，让销售能有更多时间去开拓新的商机，让 法务能把更多精⼒投⼊到帮助企业实现业务增长的经营决策和数据赋能中来。 企业合同全⽣命周期管理，交给秀合同，就对了。