文件资料和质量记录的编号、标识规定.doc

PAGE PAGE 4 文件资料和质量记录的编号、标识规定 目录 1. 总 则 引用程序和规定 定义 职责与权限 规定或程序 记录管理 附录 附录A 质量管理体系质量手册 程序文件目录 附录B 质量管理体系管理规定目录 附录C 质量管理体系技术作业指导书目录 附录D 质量管理体系受控文件配置编号区间表 1 总则 发布文件资料和质量记录的编号、标识规定，要求各岗位人员在履行自己岗位职责的同时，做好文件资料和质量记录的管理工作，并保护好文件资料和质量记录的编号及标识。 本规定适用于本公司各单位、各部门、各岗位在质量管理体系运行过程中形成的文件资料的编号及各类质量记录的标识，包括来自供方的文件资料的编号和质量记录的标识。 2 引用程序和规定 QS/YXGS 012010《质量手册》 QC/YXG文件和资料的控制程序》 QC/YXG质量记录的控制程序》 QG/YXGS0606—2010《计算机设备和信息系统的管理和控制规定》 3 定义 本规定采用了GB/T190002008 idt ISO9000：2005《质量管理体系 基础和术语》中的定义及下述定义。 3.1质量记录标识是指对本公司质量管理体系运行中所形成的和工程、产品质量有关的一切记录的标识，包括来自供方的质量记录的标识。 4 职责与权限 本公司各级人员均应按QC/YXGS0402《质量记录的控制程序》和本规定执行。 5 规定或程序 5.1文件资料的编号规定 5.1.1质量管理体系文件的编号 质量手册：QS/YXGS ××—2010 程序文件：QC/YXGS ××××—2010 管理规定：QG/YXGS ××××—2010 技术作业指导书：QJ/YXGS ××××—2010 其中：Q—企业，S—手册，C—程序，G—管理，J—技术，YXGS—局有限公司，××××—第1、2位为标准章节编号，3、4位为质量管理体系文件发布顺序号，2010—发布年份。 质量管理体系文件的具体编号及对应的文件名称见附录A、附录B、附录C。 公司/二级单位受控文件配置编号见附录D。 5.1.2公司发行政文件编号（发文字号） 根据中华人民共和国国家标准UDC351.885.12《国家机关公文格式》QB9704—88（国家技术监督公司1988—09—05批准1989—03—01试行）的规定，发文字号由发文机关代字、发文年度（用方括弧括入）和发文顺序号组成，以公司名义下发的行政文件的发文字号依据公司《关于规范公司行文称谓的通知》（公司总[2009]1号）执行。 5.1.3技术文件的编号 5.1.3.1工程图纸的编号 各工程项目根据业主、设计部门规定的图纸编号执行。 5．1.3.2技术修改文件的编号 按照单项工程名称编号，即：工程名称代字或技术部门代字、发文年度（用方括弧括入）和发文顺序组成。各单位视情况可采用一种编号方法。 5.1.4外来文件的编号 各单位可根据来文数量的多少确定是否分类和编号。 5.1.4.1来文少的单位 按来文时间先后顺序编制大流水号。 5.1.4.2来文多的单位 按作者（发文单位）分类编号，然后以作者（发文单位）来文时间先后编顺序号，编号以阿拉伯数字为宜，分类编号与顺序号中间用横杠（—）隔开。 5.2质量记录的标识规定 5.2.1本公司制定的质量手册/程序文件/管理规定/技术作业指导书，均按隶属的文件种类给出了质量记录表格的标识格式，其标识格式和它所处的位置（即在A4纸右上角）是唯一性标识，表示方法是首先保留质量手册/程序文件/管理规定/技术作业指导书中的格式编号，其次取消格式编号后面的短横和年代号，最后加上B1、B2、B3………Bn(B代表表格,n代表阿拉伯数字的1、2、3………..的表格格式的顺序号)进行标识.。 如:格式QC YXGS 0401 B5 代表第5种表格 质量管理体系文件的编号，代表该文件隶属于质量手册第4章第1个文件 代表 代表企业程序文件 5.2.2本公司质量管理体系运行中，所形成的各种质量记录，均要标识清楚是哪种类型、什么名称、哪个单位和部门的质量记录，并且要按所形成的质量记录的先后顺序，进行编号标识。编号由四位年代号、短横和三位阿拉伯数字组成。 如：编号2010001 代表第1个质量记录 代表年代 5.2.3对顾客/业主/监理/外来的文件和资料所形成的质量记录，其标识执行本规定5.1条款。 5.2.4对本公司质量管理体系文件中已规定的质量记录表格格式，直接引用并进行标识。本公司质量管理体系文件中，没有质量记录表格、格式以及其它没有规定格式的质量记录，使用时应自己编制表格或用文字进行记录，然后按本规定5.2.1、5.2.2、5.2.3条款进行标识。 5.3程序 5.3.1各部门