公司文件编号规则.docVIP

中电新源智能电网科技有限公司 第 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 4 页 中电新源文件编号规则 1. 目的 加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。 2. 适用范围 适用于公司文件的编号管理和控制。 技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。 其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等； 编号文件包括纸介文件以及电子文件。 3. 编号办法 3.1 公司名称约定 公司全称：中电新源智能电网科技有限公司 简 称： CPHV 3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd yyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2012表示公元2012年。 mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。 dd 某 日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。 例如： 2012-10-12表示（2012年10月12日） 3.3 文件版本编号 下面是对文件版本进行编号要遵守的标准： 起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。 版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1. 一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。 3.4 技术文件命名格式：CPHV-TT-NN-YYYY-MM CPHV：公司名称缩写 TT文件类型： SC：质量手册 CX：程序文件 JS：作业指导书、说明书等 GL:操作规程，计算书等 ZD：制度 JL：记录 NN：版本号，参见3.3节 YYYY-MM：年月 3.5 其他文件的编号 3.5.1 公司规章制度和管理文件 公司规章制度和管理文件的编号格式为：CPHV(-DN)-TT-nnn-dd-YY DN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略； 如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。相应的部门代号如下： 质量部 QM 综管部：ZG 生产部：SC 工程部：GC 研发部：YF 市场部：XS 财务部：CW nnn：文件流水号 dd：文件版本号 YY：年份 例如：考勤管理制度的文件编号为：CPHV-ZG-001-1.0-12，表示2012年发布的1.0版考勤管理制度，适用于公司全体人员的规章制度。 3.5.2 合同协议 (原件归档时人工增加编号) 合同协议的编号格式为：CPHV –yyyy-mm-dd-T-nnn Yyyy-mm-dd：签订合同的年月日 T：合同类型 XS-销售合同 CG-采购合同 HZ-合作协议 LD-劳动合同 QT-其它合同 nnn：合同流水号 3.5.3 传真 (原件归档时人工增加编号) 发出的传真编号结构为：CPHV-AA -R/S-BB-yyyy-mm-dd- nnn AA：人员姓名 R表示收到传真，S表示发出传真 BB：传真的主题（不超过15个汉字） yyyy-mm-dd：表示日期 nnn：传真流水号 传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印，并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。 例如： CPHV-张三-R-宁波下月订单的回复-2012-10-12-01 （表示在2012年10月12日收到从宁波发来的传真，主题为“下月订单的回复”。 3.5.4 对外发文 指公司发给公司外部的通知、公函等。 其格式为：yyyy-mm-dd CPHV（外）文字第nnn号 yyyy-mm-dd：发文的年月日 nnn：文件流水号 3.5.5 会议纪要 指公司内部会议的记录等，格式：CPHV-（DN）-yyyy-mm-dd-AB-nnn DN：部门（若为公司全体部门参加的，则可省略） yyyy-mm-dd：日期，详见3.2日期表示 AB：会议主题（不超过15个汉字） nnn：文件流水号 例如： CPHV周例会-001 3.5.6 其它文件 周工作计划：CPHV- yyyy-mm-dd -周计划- AB-nnn 工作任务单：CPHV- yyyy-mm-dd -任务单- AB-nnn 出差报告单：CPHV-yyyy-mm-dd -出差报告- AB-nnn yyyy-mm-dd：日期 A